Diese Seite wurde zuletzt aktualisiert am 21.11.2023
Definition: Was ist eine Umsatzsteuervoranmeldung?
Als Gründer oder Unternehmer sind sie dazu verpflichtet, Ihrer Kundschaft zusätzlich zu Produkten bzw. Dienstleistungen eine Umsatzsteuer zu berechnen. Diese müssen Sie später ans Finanzamt bezahlen. Die Höhe der Umsatzsteuer schreibt das Umsatzsteuergesetz (UStG) eindeutig vor: Der Umsatzsteuersatz liegt demnach entweder bei 19 Prozent oder bei 7 Prozent der Nettosumme, die Sie Ihnen Kunden per Rechnung ausstellen. Im allgemeinen Sprachgebrauch wird diese Steuerart häufig auch als Mehrwertsteuer bezeichnet. Damit Unternehmen nicht in Schwierigkeiten kommen, am Ende des Jahres die gesamte Umsatzsteuer abzuführen bzw. das Finanzamt bereits vorher schon Teilzahlungen erhält, gibt es die Umsatzsteuervoranmeldung. Der Turnus für die Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung richtet sich nach der Höhe der im Vorjahr tatsächlich gezahlten Umsatzsteuer.
Steuereintreiber für das Finanzamt
Firmenchefs dürfen diese Steuersummen jedoch nicht einbehalten, sondern sind sozusagen nur der verantwortliche „Steuereintreiber“ für das Finanzamt. Mithilfe der Umsatzsteuervoranmeldung geben Sie pro Kalendermonat oder pro Quartal die Höhe der steuerlichen Einnahmen bekannt, die das Finanzamt durch Ihre Umsätze erwarten kann.
Als Unternehmer errechnen Sie somit die Umsatzsteuerschuld zunächst selbst und leisten die Vorauszahlungen entsprechend festgelegter Fristen an das Finanzamt – die sogenannte Selbstveranlagung. Mithilfe moderner Software-Lösungen können Sie deine Umsatzsteuervoranmeldungen korrekt und übrigens auch ganz bequem digital einreichen.
Umsatzsteuervoranmeldung: Wer ist dazu verpflichtet?
In Deutschland sind Freiberufler, Selbstständige und Unternehmer jeder Rechtsform zur Umsatzsteuervoranmeldung verpflichtet bzw. zur Zahlung der Vorsteuer, einfach deshalb, weil sie Umsätze generieren. Das ist im Umsatzsteuergesetz festgelegt. Lediglich bestimmte Berufsgruppen und auch sogenannte Kleinunternehmer sind von der Umsatzsteuervoranmeldung ausgenommen.
Letztere können aufgrund ihres eher überschaubaren Umsatzes von höchstens 22.000 Euro im Antragsjahr und nicht mehr als 50.000 Euro geschätzten Umsatzes für das Folgejahr die Kleinunternehmerregelung beim Finanzamt für sich geltend machen. Was bedeutet, dass sie von der Umsatzsteuer befreit sind und dementsprechend als Kleinunternehmer auch keine Umsatzsteuervoranmeldung leisten müssen. Mit jener Sonderregelung möchte das Finanzamt umsatzschwächere Firmen, gerade bei Gründung, unterstützen - nicht im pekuniären Sinn, sondern in organisatorischer Hinsicht. Falls Sie sich unsicher sind, finden Sie online kostenlose Rechner für Kleinunternehmer, damit können Sie ganz leicht überprüfen, ob Sie von der Umsatzsteuer sowie der Umsatzsteuervoranmeldung befreit sind.
Video: Das gilt jetzt bei der Kleinunternehmerregelung
Steuerliche Nachteile als Kleinunternehmer
Falls Sie überlegen, die Kleinunternehmerregelung zu nutzen, müssen Sie die steuerlichen Nachteile bedenken, die sich daraus ergeben. Als Kleinunternehmer sind Sie nämlich nicht berechtigt, einen Vorsteuerabzug beim Finanzamt für Ihre Firma geltend zu machen. Erwarten Sie beispielsweise für Ihre Unternehmensgründung relativ hohe Vorsteuerüberschüsse, weil Sie größere Investitionen tätigen, sollten Sie vielleicht besser auf die Kleinunternehmerregelung verzichten. In diesem Fall gilt für Sie zwar die Regelbesteuerung nach dem UstG und die Umsatzsteuervoranmeldung, doch im Gegenzug dürfen Sie Ihre eigenen Vorsteueraufwendungen von der Umsatzsteuerschuld abziehen.
Fristen für Unternehmer und Gründer
Unternehmer und Existenzgründer müssen sich Tag für Tag zahlreichen Herausforderungen stellen. Eine davon ist der richtige Umgang mit dem Umsatzsteuergesetz. Regelwerke und Definitionen zur Umsatzsteuervoranmeldung gehören ebenso dazu, wie die Einhaltung von Fristen, die von der Finanzbehörde angemahnt werden können. Mit folgenden Fragen sollten Sie sich auf alle Fälle auseinandersetzen:
Zeitpunkt: Wann ist eine UStVA abzugeben?
Ihre Umsatzsteuerzahllast – wie es im Fachjargon der Finanzgesetzgebung heißt – bildet die Voraussetzung für eine Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt. Die Höhe der Umsatzsteuersummen aus dem vorangegangenen Kalenderjahr legen bestimmte Fristen zur Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung für Sie und Ihr Unternehmen fest. Folgende Regeln und Voranmeldezeiträume für die Umsatzsteuervoranmeldung sind zu beachten:
- Es besteht eine monatliche Abgabepflicht zur Umsatzsteuervoranmeldung, wenn Sie im Vorjahr mehr als 7.500 Euro Umsatzsteuer nachweisen können.
- Es besteht eine vierteljährliche Abgabepflicht zur Umsatzsteuervoranmeldung, wenn Sie im Vorjahr zwischen 1.000 und 7.500 Euro Umsatzsteuer generiert haben.
- Sie können einen Antrag auf Befreiung von der Umsatzsteuervoranmeldung stellen, wenn die Umsatzsteuersumme im Vorjahr weniger als 1.000 Euro betrug. Eine jährliche Umsatzsteuererklärung reicht dann aus und es muss keine Voranmeldung durchgeführt werden.
Um keinen Verspätungszuschlag zu riskieren, müssen Fristen zur Voranmeldung der Umsatzsteuer grundsätzlich ernst genommen werden. Die Pflicht zur Umsatzsteuervoranmeldung bindet Sie an feste Abgabetermine bzw. Fristen zur Umsatzsteuer-Voranmeldung: So muss bis spätestens zum 10. eines Monats, der auf den Abrechnungszeitraum folgt, Ihre Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt angekommen sein – ganz egal, welcher Voranmeldezeitraum auf Sie zutrifft.
Beispiel: Wenn Sie Ihre Umsatzsteuervoranmeldung vierteljährlich, also quartalsweise leisten, melden Sie stets zum jeweiligen Stichtag:
- 10. April
- 10. Juli
- 10. Oktober und
- 10. Januar
Auch die Steuersummen bzw. die zu versteuernden Beträge sollten bis zu diesen Abgabeterminen beim Finanzamt sein. Am besten ist es, Sie räumen der Behörde eine Abbuchungserlaubnis ein. Dann müssen Sie sich zumindest nicht mehr um die pünktliche Überweisung der Steuergelder kümmern.
Monatliche Umsatzsteuervoranmeldung bei Neugründung
Im Jahr der Neugründung ihrer Firma müssen Freiberufler die Umsatzsteuervoranmeldung für jeden Kalendermonat abgeben. Solch eine Umsatzsteuervoranmeldung gilt auch für das Folgejahr.
Was bedeutet ein Aufschub durch Dauerfristverlängerung?
Ist es Ihnen aus terminlichen Gründen nicht möglich, Ihre Umsatzsteuervoranmeldungen zu den festgelegten Fristen abzugeben, gibt es einen Ausweg, um die Fristen zur Umsatzsteuervoranmeldung zu umgehen. Auf Antrag können Sie beim Finanzamt die Frist für die Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldungen sowie für die Überweisung der Steuervorauszahlungen um einen Monat verlängern. In diesem Zusammenhang spricht die Finanzgesetzgebung von einer Dauerfristverlängerung. Wenn Sie zur Abgabe monatlicher UStVA verpflichtet sind und eine Dauerfristverlängerung der Umsatzsteuer-Voranmeldung wünschen, müssen Sie bei Antragstellung allerdings eine Sondervorauszahlung leisten. Dieser Betrag beläuft sich auf ein Elftel Ihrer Umsatzsteuerzahllast.
Kein Nachteil dank Verrechnung
Jene Sondervorauszahlung ist kein verlorenes Geld für Sie. Finanzielle Leistungen dieser Art werden stets mit Ihrer Umsatzsteuerzahllast verrechnet, so dass Ihnen kein Nachteil entsteht!
Welche Frist besteht für die Umsatzsteuerjahreserklärung?
Als Firmenchef oder Gründer müssen Sie nach Ablauf eines jeden Kalenderjahres eine Umsatzsteuererklärung abgeben. Dafür wird Ihnen in der Regel eine Frist bis zum 31. Juli des darauffolgenden Jahres eingeräumt. Diese Umsatzsteuerjahreserklärung muss dem Finanzamt immer in elektronischer Form übermittelt werden. Alternativ können Unternehmer einen Härteantrag stellen und, nach dessen Genehmigung, die Umsatzsteuerjahreserklärung weiter in schriftlicher Form bei der Finanzbehörde einreichen. Das gilt auch für die Übermittlung von jährlichen Umsatzsteuervoranmeldungen.
Das beinhaltet eine Umsatzsteuerklärung
Wer alle UStVA pünktlich und fehlerfrei beim Finanzamt abgegeben hat, muss dennoch eine jährliche Umsatzsteuererklärung leisten. Idealerweise kommt es dabei zu keinen Nachzahlungen oder Rückzahlungen, weil Sie bereits monatlich oder vierteljährlich per Umsatzsteuervoranmeldung Ihre Steuerschuld beim Finanzamt beglichen haben.
Am Ende eines Geschäftsjahres ermitteln Unternehmer sozusagen abschließend ihre gesamte Umsatzsteuerzahllast – entweder selbst oder mithilfe eines Steuerberaters. Jene Steuerlast beschreibt alle Umsatzsteuerbeträge, die nachweislich per Rechnungen eingenommen wurden, minus der geleisteten Vorsteuerzahlungen zu Ihren Gunsten durch das Finanzamt. Am Ende eines Jahres zeigt sich folglich, ob Sie bereits bei den Umsatzsteuervoranmeldungen korrekt abgerechnet haben. Falls es am Ende eines Geschäftsjahres dennoch zu Unregelmäßigkeiten gekommen ist, z.B. durch verspätete oder vergessene Rechnungen, können Sie bei der jährlichen Umsatzsteuererklärung diese Defizite nachtragen.
Vorsteuerrückerstattung
Auch Unternehmer zahlen Rechnungen für Anschaffungen bzw. Dienstleistungen an Dritte. Die darin enthaltene Umsatzsteuer können Sie auf Antrag vom Finanzamt zurückerstattet bekommen. In diesem Fall spricht das Steuerrecht von Vorsteuerrückerstattung. Es lohnt sich also, wenn Sie Ihre Ausgaben durch Rechnungsbelege sorgfältig dokumentieren, diese aufbewahren und einreichen, um eine Rückerstattung der Vorsteuer zu erhalten. Durch die Rückerstattung der Vorsteuerbeträge sparen Sie gutes Geld!
Dürfen Sie die Umsatzsteuervoranmeldung selber machen?
Prinzipiell dürfen Sie Ihre Umsatzsteuervoranmeldung eigenhändig ausfüllen. Das geschieht entweder auf einem Formular oder online mithilfe der ELSTER-Software zur Umsatzsteuervoranmeldung des Finanzamts. Wenn Sie unsicher sind, sollten Sie die Hilfe eines Steuerberaters für die Voranmeldung der Umsatzsteuer in Anspruch nehmen. Die amtlichen Formulare für Ihre Umsatzsteuervoranmeldung können Sie sich übrigens von der offiziellen Formular-Serviceseite des Bundesfinanzministeriums herunterladen. Dort können Sie sogar kostenlose Ausfüllhilfen nachlesen. Das Finanzamt schickt Ihnen die nötigen Formulare zur Umsatzsteuervoranmeldung jedoch nicht mehr postalisch zu!
Umsatzsteuervoranmeldung in Papierform
Digitale Tools wie Buchhaltungssoftware für Gründer unterstützen Unternehmer in vielerlei Hinsicht: Zahlen werden transparent und aktuell verarbeitet und auch der Kontakt zum Finanzamt gelingt digital. Programme dieser Art bilden zudem eine Schnittstelle zum ELSTER-System der Finanzbehörde, so können Sie z.B. Ihre Umsatzsteuervoranmeldungen sowie jährlichen Umsatzsteuererklärungen ganz bequem übertragen.
ELSTER ist für die Erstellung der Umsatzsteuervoranmeldung nicht zwingend nötig. Allerdings müssen Sie, sofern Sie ELSTER nicht benutzen möchten, vorab einen Antrag beim Finanzamt stellen und eine Begründung formulieren, weshalb Sie von der digitalen Übertragung entbunden werden möchten. Stimmt die Behörde zu, erstellen Sie die Umsatzsteuervoranmeldung bzw. Vorsteueranmeldung auf einem amtlichen Vordruck in Papierform – ganz ohne ELSTER und nicht digital. Anschließend dürfen Sie diese dem Finanzamt auf dem Postweg oder sogar per Fax zukommen lassen.
Berichtigte Umsatzsteuervoranmeldungen
Wie Sie wissen, handelt es sich bei den Umsatzsteuererklärungen eigentlich um Steueranmeldungen. Denn Sie errechnen Ihre Umsatzsteuerlast selbst (Selbstveranlagung) und überweisen im Rahmen der monatlichen bzw. vierteljährlichen Umsatzsteuervoranmeldungen (UStVA) die Steuerbeträge fristgerecht. Deshalb erlässt das Finanzamt in diesem Kontext keinen Bescheid. Was aber tun Sie, wenn Ihnen ein Fehler unterläuft, weil Sie sich z. B. verrechnet haben? In diesem Fall beantragen Sie beim Finanzamt eine Berichtigung deiner Umsatzsteuervoranmeldung. Dazu gibt es keine formalen Vorgaben oder Fristen zu berücksichtigen. Sie können also jederzeit einen Antrag auf Berichtigung für deine Umsatzsteuer stellen, sobald Ihnen ein Fehler bei Ihrer Umsatzsteuervoranmeldung auffällt.
Übrigens: Ein Antrag auf Berichtigung der Umsatzsteuervoranmeldung kann auch für die jährliche Umsatzsteuererklärung gestellt werden. Solange noch kein Bescheid vom Finanzamt eingetroffen ist, können Sie z.B. fehlende oder berichtigte Belege und Nachweise sammeln und in einer Übersicht alle Korrekturen kommentieren. Ideal ist es, wenn Sie vorab bei der Finanzbehörde Bescheid geben.
Korrektur der Steueranmeldung
Um die Berichtigung einer Umsatzsteuervoranmeldung zu beantragen, füllen Sie das Online-Formular zur UStVA einfach noch einmal neu aus. Darin müssen Sie in Feld 10 die Ziffer 1 für „ja“ eintragen. So erkennt der Finanzbeamte, dass es sich hier um eine Korrektur der Steueranmeldung handelt.
Das gilt für Umsatzsteuervoranmeldungen von PV-Anlagen
Wenn Sie eine Photovoltaik-Anlage (PV) betreiben und regelmäßig Strom ins öffentliche Netz einspeisen bzw. den erzeugten Strom für Ihren Haushalt verbrauchen, gelten Sie aus steuerlichen Gründen als Gewerbetreibender und sind an bestimmte Regeln im Sinne des Umsatz- und Gewerbesteuergesetzes (UStG) gebunden:
- Umsätze aus dem Betrieb einer Photovoltaik-Anlage unterliegen grundsätzlich der Umsatzsteuerpflicht. Für die Lieferung von erzeugtem Strom ist eine Umsatzsteuer mit einem Prozentsatz von 19 Prozent festgesetzt.
- Als PV-Betreiber müssen Sie folglich auf Ihren monatlichen Lieferanten-Rechnungen an die Adresse des Netzbetreibers die Umsatzsteuer von 19 Prozent ausweisen. Infolgedessen sind jene Steuerbeträge per Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt zu melden bzw. zu überweisen. Besonders einfach geht das mit einer Online-Buchhaltung oder einem Buchhaltungsprogramm. Das hilft, alle Belege korrekt zu gestalten.
- Sie können in diesem Kontext auch die Kleinunternehmerregelung für sich geltend machen, wenn Ihre jährlichen Umsätze unter 22.000 Euro bzw. 50.000 Euro unterschreiten. In diesem Fall sind Sie als Kleinunternehmer mit Blick auf Ihre Umsätze von der Umsatzsteuerpflicht befreit.
- Greift wegen der Höhe Ihrer Einkünfte die Regelbesteuerung, dann stellt die vom Netzbetreiber gezahlte Vergütung das Entgelt für Sie als Anlagenbetreiber dar. Somit sind Voranmeldungen der Umsatzsteuer für Sie verpflichtend.
- Vermarkten Sieden Strom direkt, dann ist das mit Dritten vereinbarte Entgelt Ihre steuerliche Bemessungsgrundlage für Ihre Umsatzsteuervoranmeldung.
- Zahlt Ihnen der Netzbetreiber eine Marktprämie, handelt es sich dabei um einen steuerfreien Zuschuss.
Einspeisezusage einholen
Sind Sie Betreiber einer sogenannten Photovoltaik-Großanlage, müssen Sie beim zuständigen Energieversorger eine „Einspeisezusage“ einholen, um den Solarstrom überhaupt ins öffentliche Netz einspeisen zu dürfen. Bei kleineren Anlagen erfolgt die Einspeisung direkt über deinen Hausanschluss. Ein gesonderter Antrag ist dann nicht erforderlich.
Umsatzsteuervoranmeldung zusammengefasst
- Mit der Umsatzsteuervoranmeldung geben Sie dem Finanzamt bekannt, wie viel Umsatzsteuer dieses von Ihnen als Zahlung erwarten kann.
- Auf Grundlage der Umsatzsteuervoranmeldung zieht das Finanzamt die Umsatzsteuer bei Ihrem Unternehmen entweder ein oder Sie überweisen den fälligen Betrag.
- Wie häufig Sie eine Umsatzsteuererklärung abgeben müssen, hängt von der tatsächlich im Vorjahr abgeführten Umsatzsteuer Ihres Unternehmens ab.
- Eine Dauerfristverlängerung für die USt-Voranmeldung ist auf Antrag beim zuständigen Finanzamt bzw. über ELSTER möglich.