Gehalts- und Lohnabrechnung

Der Lohnsteuerjahresausgleich – grundsätzliche Informationen

16. Juli 2014

Lohnsteuerjahresausgleich

Der Lohnsteuerjahresausgleich bietet Unternehmen die Möglichkeit, ihren Angestellten überhöhte Abzüge bei der Lohnsteuer der monatlichen Gehaltsabrechnungen zeitnah zu erstatten. Der Lohnsteuerjahresausgleich als betriebliches Erstattungsverfahren ist nach dem Ablauf eines Kalenderjahres möglich. Er muss vor der Erstellung der Lohnbescheinigungen erfolgen. Für den Ausgleich für das Jahr 2014 ergibt sich folgende Besonderheit: Generell ist der Lohnsteuerjahresausgleich 2014 bis zum März des Jahres 2015 erlaubt. Allerdings muss die elektronische Lohnbescheinigung bereits bis zum 28. Februar 2015 beim zuständigen Finanzamt eingegangen sein. Da nach der Erstellung der Lohnbescheinigung kein Lohnsteuerjahresausgleich für den Arbeitnehmer mehr erfolgen darf, verkürzt sich die Frist im Jahr 2014 um einen Monat. Der Ausgleich ersetzt für viele Mitarbeiter nicht die Vorteile einer Steuerklärung. Diese sollte zusätzlich erfolgen, insbesondere wenn weitere Einkünfte vorliegen.

Pflicht zum Lohnsteuerjahresausgleich

Als Arbeitgeber sind Sie dazu verpflichtet, den Lohnsteuerjahresausgleich durchzuführen. Wenn sie mindestens 10 Arbeitnehmer beschäftigen. Als Stichtag gilt der 31. Dezember des Jahres, für das der Lohnsteuerjahresausgleich durchgeführt wird. Sie müssen nach § 42 b EStG den Ausgleich der Lohnsteuer für alle Mitarbeiter durchführen, die

  • unbeschränkt steuerpflichtig sind,
  • ununterbrochen das gesamte Kalenderjahr in einem Dienstverhältnis stehen,
  • am Ende des Kalenderjahres Lohn oder Gehalt beziehen und
  • bei denen keine Ausschlussgründe laut Gesetz vorliegen.

Arbeitnehmer, deren Lohn der Pauschalbesteuerung unterliegt (z. B. Teilzeitkräfte und Aushilfen), sind vom Lohnsteuerjahresausgleich ausgeschlossen. Werden weniger als 10 Mitarbeiter beschäftigt, dürfen Arbeitgeber den Lohnsteuerjahresausgleich freiwillig durchführen.

Arbeitnehmer sind vom Lohnsteuerjahresausgleich durch den Gesetzgeber ausgeschlossen, wenn

  • sie auf Antrag auf den Lohnsteuerausgleich verzichten,
  • Steuerklasse V oder VI auf der Lohnsteuerkarte für das ganze Jahr oder Teile des Erstattungszeitraums zutreffen,
  • die Steuer für einen Teil des Ausgleichsjahres nach den Steuerklassen II, III oder IV laut Lohnsteuerkarte berechnet wurde,
  • bei der Berechnung der Lohnsteuer ein Freibetrag oder ein Hinzurechnungsbetrag auf der Lohnsteuerkarte berücksichtigt wird,
  • die Berechnung nach dem Faktorverfahren stattfindet,
  • im Ausgleichsjahr des Lohnsteuerjahresausgleichs Saison- oder Kurzarbeitergeld gezahlt wurde,
  • ein Zuschuss zum Mutterschaftsgeld, Zuschüsse für Beschäftigungsverbote vor und nach der Entbindung und für den Entbindungstag gezahlt wurden,
  • Ausgleichzahlungen für Verdienstausfälle nach dem Infektionsschutzgesetz gezahlt wurden,
  • steuerfreie Zuschüsse oder Aufstockungen nach dem Altersteilzeitgesetz geleistet wurden,
  • das Lohnkonto den Vermerk „U“ aufweist,
  • wegen der Vorsorgepauschale im Jahr des Lohnsteuerausgleichs nur zeitweise Sozialabgaben geleistet wurden,
  • zusätzlich Einkünfte für nicht selbstständige Arbeit im Ausland bezogen wurden, die wegen des Doppelbesteuerungsabkommens von der Lohnsteuer befreit sind.

Lohnsteuerjahresausgleich und Einkommensteuererklärung

Die Lohnsteuer ist eine Jahressteuer. Daher kann es – trotz korrekter Berechnung der Steuern für die einzelnen Kalendermonate – zu einer „Überzahlung“ der Lohnsteuer zum Jahresschluss kommen. Daher ist der betriebliche Ausgleich der Lohnsteuer für Arbeitnehmer sehr attraktiv. Er bietet die Möglichkeit einer Steuerrückerstattung, die viel früher ausbezahlt wird als bei der Einkommensteuererklärung. Trotz durchgeführtem Ausgleich sollten Arbeitnehmer jedoch zusätzlich eine Steuererklärung einreichen. Denn im Lohnsteuerjahresausgleich berücksichtigt der Arbeitgeber nur die gesetzlich vorgegebenen Freibeträge und Pauschalen. Bei tatsächlich höher ausgefallenen Kosten wie beispielsweise Werbungskosten über dem Pauschbetrag oder der Abgabe von Kirchensteuer winken Arbeitnehmern über die Einkommensteuererklärung weitere Steuerrückerstattungen.

Lohnsteuerjahresausgleich 2014

Für die Berechnung der korrekten Steuern legen Sie die Merkmale auf der Lohnsteuerkarte zugrunde. In der Praxis stellen Sie beim Lohnsteuerjahresausgleich als Arbeitgeber die monatlich abgeführten Beträge der fälligen Steuer für das gesamte Ausgleichsjahr gegenüber. So lässt sich ein möglicher Erstattungsbetrag leicht berechnen. Trotz korrekter Berechnung für die einzelnen Kalendermonate können die Ergebnisse abweichen. Das ist beispielsweise der Fall, wenn ein Arbeitnehmer seine Arbeitszeit verändert hat oder das Gehalt Lohnschwankungen unterliegt. Ergibt sich bei der Berechnung ein Betrag an zu viel abgeführter Steuer, schreiben Sie diesen Betrag im Rahmen des Lohnsteuerjahresausgleichs dem Arbeitnehmer gut. Ist dagegen zu wenig Steuer abgeführt worden und es liegt kein Berechnungsfehler vor, verzichten Sie auf den Ausgleich. Beim Lohnsteuerjahresausgleich darf kein negativer Betrag verrechnet werden. Einen Ausgleich darf höchstens das Finanzamt über die Einkommensteuererklärung vornehmen.

Wichtige Informationen: Unter Umständen entdecken Sie beim Lohnsteuerjahresausgleich, dass die Lohnsteuer für einen Arbeitnehmer falsch berechnet wurde. In diesem Fall sind Sie als Arbeitgeber verpflichtet, den Fehler unverzüglich beim zuständigen Finanzamt zu melden.

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