Buchhaltungssoftware

DV-gestützte Buchführung – Änderungen bei den Grundsätzen beachten

22. Juli 2013

Buchhaltungssoftware Lexware Buchhalter plusDie Buchführung nimmt im Alltag eines Unternehmens einen zentralen Stellenwert ein. So gibt sie Auskunft über Einnahmen und Ausgaben des Unternehmens und stellt diese systematisch dar. Die Buchführung umfasst sowohl die Bankgeschäfte als auch alle Einnahmen und Ausgaben, die in bar vorgenommen werden. Währenddessen es bei kleinen Unternehmen ausreicht, die Buchführung auf Papier anzufertigen, weil es sich erfahrungsgemäß um eine geringe Menge an Transaktionen handelt, sollten mittlere und große Unternehmen auf datenverarbeitungsgestützte Buchführungssysteme zurückgreifen. Diese erleichtern die chronologische Einordnung von Einnahmen und Ausgaben für das Unternehmen. Sauber und ordnungsgemäß geführte Bücher sind nicht nur für das Unternehmen selbst von zentraler Bedeutung, um den Überblick nicht zu verlieren. Auch das Finanzamt ist bei der Berechnung der Umsatzsteuer an systematisch geführten Büchern interessiert.

Grundsätze der elektronischen Buchführung sollen angepasst werden

Wie das Bundesministerium für Finanzen kürzlich in einer Pressemeldung verlauten ließ, sollen die Vorschriften und Grundsätze für die Buchführung, die mittels elektronischer Datenverarbeitungssysteme realisiert wird, nun angepasst und teilweise erneuert werden. Mit diesem Schritt sollen nicht nur gesetzliche Vorschriften eingehalten und umgesetzt werden. Auch jedes Unternehmen kann von den neuen einheitlichen Regelungen profitieren. Die bisherigen Regelungen haben zu Unsicherheit bei Betriebsprüfern und Unternehmen geführt. Der technische Fortschritt macht eine Anpassung der Aufbewahrungs- und Speichersysteme von elektronischen Dokumenten notwendig und wird zukünftig für Vereinfachung sorgen.

Diese Vorschriften gelten für die elektronische Buchführung

Realisiert ein Unternehmen seine Buchführung mittels eines elektronischen Datenverarbeitungssystems, dann muss es verschiedene verwaltungsrechtliche Vorschriften beachten und zugrunde legen. So dient die Neuerung der besseren Übersicht über die verschiedenen Belege, mit welchen es ein Unternehmen zu tun hat. Daneben ermöglichen die neuen Datenverarbeitungssysteme eine bessere chronologische Einordnung und Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen. Diese werden nun nicht mehr nur nach Datum ihres Auftretens sortiert, sondern erhalten auch eine sachliche Ordnung. Damit die elektronische Buchführung immer auf dem aktuellsten Stand gehalten wird, sollten die Datensätze regelmäßig internen Kontrollen unterzogen werden. Auch hierfür stellen die neuen Systeme Hilfestellungen bereit. Im Gegensatz zu geführten Büchern in Papierform gewährt die elektronische Buchführung die Möglichkeit, nachträglich Änderungen an den Datensätzen vorzunehmen. Auch in puncto Datensicherheit wurden die unterstützenden Systeme an die aktuell vorherrschenden Standards angepasst.

Welche Grundsätze es im Einzelnen zu beachten gilt

Neben der nachvollziehbaren und prüfbaren Aufbewahrung elektronischer Bücher gehen die DV-gestützten Systeme auch auf das Thema Datenzugriff ein. Um die Sicherheit der eingegebenen Umsätze und Daten sowie der integrierten wichtigen Belegdokumente nicht zu gefährden, muss eine Verschlüsselung in die Systeme eingebaut sein. Nicht nur das Unternehmen selbst kann seine Bücher besser prüfen, auch der Steuerberater oder das Finanzamt finden eine Arbeitserleichterung vor, wenn die neue Systematik zur Anwendung kommt. Die Änderungen in den Grundsätzen für eine DV-gestützte Buchführung gehen maßgeblich auf den technischen Fortschritt ein. Beim Führen der Bücher hat sich grundsätzlich nicht viel geändert. Genauso, wie bei der manuellen Buchführung müssen auch weiterhin die Grundsätze für die Archivierung und Aufbewahrung eingehalten werden. Welche Umsätze, Einnahmen und Ausgaben wichtig sind, schreibt das Steuerrecht vor. Diese Vorschriften sind auch weiterhin bei der Anfertigung der Buchführung zu berücksichtigen, auch wenn sie nun elektronisch geführt wird.

Daten bei der EDV-Buchführung sicher speichern

Sobald die Daten bei der EDV-gestützten Führung der Bücher auf einem externen Datenträger respektive Speichermedium abgelegt wurden, sind die Datensätze unveränderlich. Neben der Unveränderbarkeit hat der Unternehmer im Zuge dessen auch auf Vollständigkeit, Richtigkeit und Zeitgerechtigkeit zu achten. Besonders wichtig ist das interne Kontrollsystem, welches zukünftig bei DV-gestützten Buchführungssystemen zum Einsatz kommen muss. Alle Datensätze sollten jederzeit überprüft, somit auch ausgedruckt werden können. Die Verfahrensweise, die bei der internen Kontrolle angewendet wird, ist stets zu dokumentieren. Alle Beteiligten, nicht nur die Finanzabteilung eines Unternehmens, sondern auch Steuerberatung und Finanzbehörden, müssen nachvollziehen können, wie die Bücher geführt wurden und werden, beziehungsweise ob sämtliche Grundsätze für ordnungsgemäße DV-gestützte Buchführungssysteme auch eingehalten werden. Jeder Mitarbeiter, der diese wichtige Aufgabe in einem Unternehmen realisieren soll, ist in die hiesigen Datenverarbeitungssysteme einzuarbeiten und entsprechend zu schulen. Auch die Grundsätze und Vorschriften, die es aufgrund des technischen Fortschrittes zu beachten gilt, sollten dem Betroffenen nähergebracht werden. Nur so kann vermieden werden, dass die mit elektronischer Unterstützung geführten Bücher fachgerecht realisiert werden und dass das Finanzamt nichts zu beanstanden hat.

 

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