Buchhaltungssoftware

Digitale Signaturen in der Buchführung

18. Oktober 2012

Digitale SignaturImmer mehr Unternehmen übermitteln ihre Rechnungen online oder per Mail im PDF-Format. Dieses Verfahren bringt zwar für alle Beteiligten Vorteile, allerdings kam es dabei auch zu Problemen, was die Buchführung betrifft. Bis 2011 war es so, dass diese Rechnungen nur dann vom Finanzamt anerkannt wurden, wenn sie mit einer digitalen Signatur versehen waren. Gerade für Selbstständige, Freiberufler und kleinere Unternehmen ergaben sich dadurch so einige Probleme. Dazu sorgten die etwas unklaren Prüfauflagen des Gesetzgebers für zusätzliche Unsicherheit. Ein Schreiben des Bundesministeriums für Finanzen sorgt nun für Klarheit, was digitale Signaturen im Bereich der Buchführung betrifft.

Änderungen im Umsatzsteuergesetz

Mit Änderung des Umsatzsteuergesetzes wurde auch der § 14 Abs. 1 neu gefasst und die Auflage betreffs einer digitalen Signatur entfernt. Die Bundesregierung hat den Zwang zu einer digitalen Signatur rückwirkend zum 01.07.2011 außer Kraft gesetzt. Deutschland war das einzige Land innerhalb der Europäischen Union, welches so strenge Bestimmungen besaß. Durch eine 2010 geänderte EU-Richtlinie soll die elektronische Rechnungsstellung gefördert werden. Alle Mitgliedsländer sind darin angehalten, diese bis spätestens Ende 2012 durch Gesetzesänderungen entsprechend umzusetzen.

Regelungen betreffen nur Geschäftsleute

Da die im Folgenden aufgeführten Form- und Prüfvorschriften im Umsatzsteuergesetz geregelt sind, betreffen diese auch nur Geschäftsleute mit einer Buchführung. Werden Waren und Dienstleistungen an Privatleute verkauft, können ohne weiteres unsignierte Rechnungen versendet werden. Im Prinzip kann hier sogar ganz auf eine Rechnung verzichtet werden. Privatpersonen ohne Buchführung brauchen sich zudem auch keine Gedanken über Rechnungen ohne Signatur zu machen.

Recht auf Papierrechnung besteht weiterhin

Durch die Neuregelungen können elektronische Rechnungen grundsätzlich für die Buchführung genutzt werden. Die Finanzbehörden erkenne diese zum Vorsteuerabzug uneingeschränkt an. Allerdings gilt nach wie vor, dass der Versand von elektronischen Rechnungen vom Empfänger akzeptiert werden muss. So hat der Empfänger das Recht auf die Ausstellung einer Papierrechnung und kann dies vom Versender der Rechnung verlangen. Bei Privatpersonen besteht dieses Recht lediglich im Zusammenhang mit dem Kauf von Grundstücken oder sonstigen Bauleistungen.

Wichtige Prüfpflichten bei Rechnungen

Unabhängig davon ob es sich um elektronische Rechnungen oder solche in Papierform handelt müssen bei der Buchführung bestimmte Merkmale geprüft werden. Dies ist zum einen die „Echtheit der Herkunft“ der Rechnung, also die Identität des Ausstellers. Dazu darf der Rechnungsinhalt nach Absenden der Rechnung nicht verändert worden sein und die Rechnung muss mit menschlichem Auge lesbar sein.

Wie die Buchführung eine solche Prüfung vornehmen soll, wurde vom Gesetzgeber dagegen nicht eindeutig definiert. Einzig bei Rechnungen mit einer elektronischen Signatur gelten alle Prüfungsvorschriften automatisch als erfüllt.

BMF Schreiben gibt mehr Sicherheit

Mit einem Schreiben vom 02.07.2012 hat das Bundesministerium für Finanzen nun für Klarheit bei den für die Buchführung verantwortlichen Personen gesorgt. So soll durch die Buchführung ausschließlich die korrekte Übermittlung der Rechnung sichergestellt werden. Dagegen gibt es keinerlei Vorgaben über technische Prüfungsverfahren und keine spezielle Dokumentationspflicht. Für eine ordnungsgemäße Buchführung müsse lediglich geprüft werden, dass Leistung, Leistender, Entgelt, und Zahlungsempfänger in der Rechnung korrekt angegeben wurden. Ist dies der Fall, können Unternehmen von einer korrekten Rechnungsstellung ausgehen.

Um diese Merkmale zu prüfen, reicht es nach Ansicht des BMF aus, wenn im Rahmen der Buchführung die Rechnung mit einer Kopie der Bestellung, der Auftragsbestätigung, dem Kaufvertrag oder einem Lieferschein abgeglichen wird. Im Grunde verlangt der Gesetzgeber also lediglich eine Plausibilitätsprüfung, wie sie im Rahmen einer ordnungsgemäßen Buchführung ohnehin durchgeführt werden muss.

Elektronische Rechnungen archivieren

Für den Empfänger der elektronischen Rechnung reicht es jedoch nicht aus, diese auszudrucken und in einem Ordner abzuheften. Kommt es zu einer Prüfung der Buchführung, so muss auch die elektronische Version der Rechnung vorgelegt werden können. Wer also elektronische Rechnungen akzeptiert, muss diese auch digital archivieren.

Fazit zu den neuen Regelungen

Die Abschaffung des Zwangs zu einer Signatur kann generell nur begrüßt werden. Besonders bei Selbstständigen und Freiberuflern haben die bisherigen Regelungen zu großer Unsicherheit geführt. Zudem haben viele Unternehmen auf elektronische Rechnungen verzichtet, um die Buchführung zu vereinfachen.

Mit den neuen Regelungen können nun die Möglichkeiten und Vorteile einer elektronischen Rechnungsstellung deutlich besser genutzt werden.

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