Buchhaltungssoftware

Buchführungssoftware – eine Anschaffung, die sich lohnt

23. Oktober 2012

BuchhaltungssoftwareUnabhängig von der Größe eines Unternehmens ist es wichtig, dass die Einnahmen und Ausgaben jederzeit im Blick behalten werden. Gerade für Selbstständige oder Freiberufler, die über keine eigene Buchhaltung verfügen, ist dies oftmals mit einem enormen Arbeitsaufwand verbunden. Mit der richtigen Buchführungssoftware lässt sich dieser jedoch auf ein Minium reduzieren. Dazu ermöglicht eine Buchführungssoftware auch Personen ohne besondere buchhalterische Kenntnisse, eine korrekte Buchhaltung zu führen. Entscheidend dabei ist immer, die für den eigenen Bedarf passende Buchführungssoftware zu finden.

Warum der Einsatz einer Buchführungssoftware immer zu empfehlen ist

Eine gute Buchführungssoftware nimmt Selbstständigen nicht nur im Bereich der Buchhaltung selbst einen Großteil der Arbeit ab. Die meisten Programme verfügen über zusätzliche Funktionen für die effiziente Erledigung aller anfallenden Aufgaben. So können beispielsweise Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen geschrieben werden. Wichtig sind auch die vielfältigen Auswertungsmöglichkeiten die eine gute Buchführungssortware bietet. Mit wenigen Klicks lässt sich feststellen, welche Kunden oder Produkte besonders rentabel sind oder welcher Verkäufer die besten Umsätze erzielt.

Die Finanzen im Griff behalten

Nur die wenigsten Unternehmer sind in der Lage auf Anhieb zu sagen, welche Einnahmen mit einer bestimmten Leistung im letzten Quartal erzielt wurden. Auch die Frage, ob im aktuellen Quartal eine Vorsteuerrückzahlung zu erwarten ist oder ob ein bestimmter Betrag für das Finanzamt zurückgelegt werden muss, kann nur in den seltensten Fällen direkt beantwortet werden. Natürlich besteht die Möglichkeit, diesbezüglich beim Steuerberater nachzufragen. Einfacher ist es jedoch, wenn man sich direkt am eigenen Rechner über die verschiedenen Daten informieren könnte. Mit einer Buchführungssoftware ist dies kein Problem. Wer erstmals eine Buchführungssoftware nutzt, kann zu Beginn die Preise für die angebotenen Produkte und Dienstleistungen festlegen. Dabei können auch die Selbstkosten und der Gewinn direkt in die Buchführungssoftware eingegeben werden. Sobald nun Leistungen oder Produkte einem Kunden in Rechnung gestellt werden ermittelt das Programm im Hintergrund automatisch Kosten und Gewinn. Anhand der verschiedenen Auswertungen kann später jederzeit nachvollzogen werden, wie viel in einem bestimmten Zeitraum mit einem Produkt verdient wurde.

Dazu leistet die Buchführungssoftware auch beim täglichen Zahlungsverkehr wertvolle Dienste. Die Software lässt sich direkt an das Geschäftskonto anbinden, sodass alle Ein- und Auszahlungen direkt am Rechner abgerufen werden können. Dabei werden die Zahlungen auch direkt den jeweiligen Lieferanten- bzw. Kundenrechnungen zugeordnet. Dies ermöglicht es der Buchführungssoftware, zu jedem Zeitpunkt eine steuerliche Auswertung des Unternehmens zu erstellen. Wer seine Steuererklärung durch einen Steuerberater erstellen lässt, kann diesem die erforderlichen Daten über eine Schnittstelle direkt zur Verfügung stellen. Dies vereinfacht nicht nur die Arbeit des Steuerberaters, sondern spart auch dem Unternehmen einen Großteil der Steuerberatungskosten ein.

Zeitersparnisse bei Rechnungen, Angeboten und Mahnungen

Gerade für Selbstständige und Freiberufler geht die Arbeit oftmals erst dann los, wenn andere bereits Feierabend haben. Dabei wird der administrative Aufwand von vielen Selbstständigen bei der Existenzgründung unterschätzt. Angebote und Rechnungen müssen geschrieben und der Eingang von Zahlungen überwacht werden. Auch in diesem Bereich leistet eine Buchführungssoftware wertvolle Hilfe. Sind die Daten eines Kunden und die angebotenen Leistungen einmal angelegt, lassen mit wenigen Klicks Aufträge oder Rechnungen erstellen. Auch Sonderleistungen oder Rabatte für bestimmte Kunden lassen sich einfach festlegen und eingeben, sodass diese jederzeit berücksichtigt werden. So kann beispielsweise ein Angebot erstellt, und wenn der Kunde dies annimmt, mit wenigen Klicks in eine Auftragsbestätigung geändert werden. Wurde die Leistung erbracht, wird aus der Auftragsbestätigung direkt eine Rechnung und die erforderlichen Buchungen werden sofort im Hintergrund ausgeführt.

Nicht zu unterschätzen ist auch die Überwachung von Zahlungen, welche die Buchführungssoftware komplett übernimmt. Per Klick lassen sich direkt alle Kunden mit offenen Rechnungen anzeigen. Dazu lässt sich die Buchführungssoftware so einstellen, dass zu bestimmten Zeitpunkt automatisch eine Zahlungserinnerung oder Mahnung erstellt wird.

Statistiken und Auswertungen

Alle Aktivitäten und Buchungen werden durch die Buchführungssoftware im Hintergrund gespeichert und archiviert. So stehen diese jederzeit für die unterschiedlichsten Auswertungen zur Verfügung. So können Unternehmen beispielsweise genau überblicken, wie sich der Umsatz innerhalb eines bestimmten Zeitraums entwickelt hat und mit welchem Umsatzvolumen in Zukunft gerechnet werden kann. Zudem können auch die profitabelsten Kunden angezeigt werden, um diesen eventuell einen bestimmten Rabatt einzuräumen.

 

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