Spesen

Verpflegungsmehraufwand im Ausland – Tipps für Arbeitgeber und Arbeitnehmer

28. Juni 2013

Verpflegungsmehraufwand AuslandArbeitgeber haben die Möglichkeit, ihren Mitarbeitern die Kosten für einen Verpflegungsmehraufwand bei Auslandsreisen steuerfrei zu ersetzen. Bei einem Verpflegungsmehraufwand Ausland gelten vom Grundsatz dieselben Bestimmungen wie bei Inlandsreisen. Das bedeutet, es werden auch bei einem Einzelnachweis keine über die vom Bundesfinanzministerium festgelegten Pauschbeträge hinausgehenden Aufwendungen erstattet. Bei der Abrechnung eines Verpflegungsmehraufwands Ausland ist es zudem unerheblich um welche Art de Auslandstätigkeit und ob es sich um einen ein- oder mehrtägigen Auslandsaufenthalt handelt.

Die Pauschbeträge werden vom Bundesministerium für Finanzen in Absprache mit den Landesfinanzbehörden für jedes Jahr neu festgelegt. Die aktuellen Sätze für den Verpflegungsmehraufwand Ausland sind dem BMF-Schreiben vom November 2012 zu entnehmen. Für Länder, die in der Liste nicht separat aufgeführt sind, gelten generell die Auslandstagegelder für Luxemburg. Handelt es sich um Übersee- oder Außengebiete, so gilt immer der Verpflegungsmehraufwand Ausland des Mutterlandes.

Was beim Verpflegungsmehraufwand im Ausland noch wichtig ist

Der für den Verpflegungsmehraufwand Ausland anzuwendende Tagessatz richtet sich immer nach dem Ort, welches der Reisende vor 24 Uhr Ortszeit erreicht. Sollte bei der Rückreise vor 24 Uhr ein inländischer Ort erreicht werden, so kann für diesen Tag der Pauschalbetrag des letzten Tätigkeitsorts im Ausland angesetzt werden.

Reist der Mitarbeiter mit dem Flugzeug, so zählt immer der Zeitpunkt der Landung am Zielort. Eventuelle Zwischenlandungen in einem anderen Land werden beim Verpflegungsmehraufwand Ausland nicht berücksichtigt. Dauert die Anreise per Flugzeug länger als zwei Kalendertage, gelten für die Tage zwischen Abflug und Ankunft die Tagespauschalen von Österreich. Im Falle einer Anreise per Schiff sind für die Tage zwischen Ab- und Anlegen des Schiffes die für Luxemburg geltenden Pauschalen maßgebend. Für den Tag der Einschiffung bzw. Ausschiffung gilt immer der Tagessatz des jeweiligen Hafenortes.

Beispiel für die Berechnung einer Auslandsreise nach Lissabon:

Montag: Flug von Frankfurt nach Lissabon Abflug 14:00 Uhr Ankunft 23:00 Uhr

Dienstag: Aufenthalt ind Lissabon

Mittwoch: Rückreise über die Schweiz mit Ankunft in Frankfurt um 21:00 Uhr.

Für diese Reise kann folgender Verpflegungsmehraufwand Ausland angesetzt werden:

Montag: Pauschbetrag für Lissabon in Höhe von 12 Euro für eine Auswärtstätigkeit zwischen 8 und 14 Stunden.

Dienstag: Pauschbetrag für Lissabon von 36 Euro für eine 24-stündige Auswärtstätigkeit.

Mittwoch: Pauschbetrag von 24 Euro für eine Auswärtstätigkeit zwischen 14 und 24 Stunden, da die Rückreise vom Ausland erfolgt und der letzte Tätigkeitsort Lissabon ist.

Übernachtungskosten für Auslandsreisen

Die bei einer dienstlichen Auslandsreise angefallenen Übernachtungskosten können vom Arbeitgeber generell steuerfrei erstattet werden. Bei Vorlage eines Nachweises können dabei die tatsächlich entstandenen Übernachtungskosten übernommen werden. Wird kein Nachweis über die tatsächliche Aufwendungshöhe erbracht, gelten die für jedes Land individuellen Pauschalbeträge. Nicht angewendet werden dürfen diese, wenn der Arbeitgeber die Übernachtungsmöglichkeit zu Verfügung gestellt hat oder wenn der Arbeitnehmer diese kostenlos oder zu einem verbilligten Preis von Dritten erhalten hat. Bei einer Übernachtung im Fahrzeug dürfen die Pauschalbeträge ebenfalls nicht erstattet werden. Auslandsreisende, die in einem Schlafwagen oder einer Schiffskabine übernachten, dürfen die geltenden Pauschbeträge nur dann ansetzen, wenn die Übernachtung in einer anderen Unterkunft begonnen oder beendet wurde.

Werde die Übernachtungskosten aufgrund eines erbrachten Nachweises erstattet, muss darauf geachtet werden, dass die ausgewiesenen Kosten für ein Frühstück vom Erstattungsbetrag abgezogen werden müssen. Diese zählen nicht zu den Übernachtungskosten. Sofern der Preis für das Frühstück aus der Rechnung nicht ersichtlich ist, muss der Rechnungsbetrag mittels Pauschalen gekürzt werden. Bei einer 24-stündigen Abwesenheit um 20 Prozent des für den jeweiligen Ort geltenden Verpflegungsmehraufwand Ausland. Für Mittag- und Abendessen werden jeweils 40 Prozent der jeweiligen Verpflegungspauschale abgezogen.

Verpflegungsmehraufwand Ausland erhöht sich 2013 für viele Länder

Das Bundesfinanzministerium hat die Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand Ausland für insgesamt 37 Länder erhöht. Dagegen kam es nur bei wenigen Ländern zu einer Absenkung der Pauschbeträge. Grundlage für die jeweiligen Anpassungen ist immer die Veränderung bei den Lebenshaltungskosten der verschiedenen Länder. Zu den Ländern, für die künftig ein höherer Verpflegungsmehraufwand Ausland gilt, gehört beispielsweise Australien. Bisher lag dieser je nach Dauer der Auswärtstätigkeit zwischen 14 und 42 Euro. Seit Januar 2013 gilt eine erhöhte Pauschale zwischen 19 und 59 Euro. Auch für einige europäische Städte wie Paris, Marseille oder Lyon wurde die Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand Ausland zum Teil kräftig angehoben.

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