Spesen

Spesensätze 2011 – Berufliche Auslandsaufenthalte richtig abrechnen

10. Juli 2013

AuslandsspesenWer aus beruflichen Gründen ins Ausland reisen muss, erhält die Aufwendungen entweder von seinem Arbeitgeber erstattet oder kann diese als Werbungskosten bei der Steuererklärung geltend machen. Hierunter fallen neben den Kosten für die Verpflegung auch Aufwendungen für Übernachtungen sowie Fahrtkosten. Der Gesetzgeber hat für jede Kostenart unterschiedliche Vorschriften erlassen, die für eine korrekte Abrechnung beachtet werden müssen. Dabei gelten für jeden Ort unterschiedliche Pauschalbeträge, die als Spesen angerechnet werden können. Die Spesensätze 2011 wurden vom Bundesministerium für Finanzen in einer Liste veröffentlicht, welche direkt auf der Webseite des Ministeriums heruntergeladen werden kann.

Was bedeutet „beruflich bedingte Auswärtstätigkeit“

Die zunehmende Globalisierung macht es immer öfters erforderlich, dass Mitarbeiter für Ihr Unternehmen auch ins Ausland reisen müssen. Hierzu gehören beispielsweise Reisen zu Seminaren, Geschäftsbesprechungen oder Messen. Damit die Verpflegungssätze 2011 zur Anwendung kommen können, muss die Abwesenheitsdauer mindestens acht Stunden betragen. Dazu müssen die für jeden Ort geltenden Spesensätze 2011 für die Abrechnung berücksichtigt werden. Da die Lebenshaltungskosten in Städten wie New York, Hongkong, Paris oder London unterschiedlich hoch sind, weichen auch die Pauschalsätze für die verschiedenen Orte voneinander ab.

Spesensätze 2011 bleiben konstant

Sowohl für Dienstreisen im Inland wie auch für Reisen ins Ausland gab es bei den Spesensätzen 2011 keine Veränderungen. Welcher Spesensatz 2011 bei der Abrechnung berücksichtigt wird, hängt immer davon ab, welchen Ort der Reisende vor 24:00 Uhr erreicht. Handelt es sich um eintätigte Reise bzw. um die Rückreise nach Deutschland ist der letzte Tätigkeitsort im Ausland für die Abrechnung maßgebend. Im Vergleich zu den Spesensätzen 2011 kam es 2012 zu einigen Änderungen. So wurden die Spesen für zahlreiche Orte an die Entwicklung der Lebenshaltungskosten angepasst. Für südamerikanische und afrikanische Länder wurden die Spesensätze zumeist angehoben während für viele Orte in Asien nur noch geringere Beträge abgerechnet werden können.

Abrechnung über das Finanzamt

Beim Finanzamt gelten für die Verpflegungskosten ausschließlich die festgelegten Verpflegungssätze. Für die Einkommenssteuererklärung 2011 ist es deshalb erforderlich, die entsprechenden Spesensätze 2011 in Abzug zu bringen. Die Abrechnung erfolgt dabei unabhängig von den tatsächlich aufgetretenen Verpflegungskosten. Belege für Speisen oder Getränke müssen deshalb bei der Einkommenssteuererklärung nicht mitgesendet werden.

Abrechnung der Hotelkosten

Anders sieht es aus, was die Aufwendungen für Übernachtungen betrifft. Hier werden die tatsächlich entstandenen Kosten berücksichtigt. Zu beachten ist, dass die Aufwendungen für ein Frühstück zu den Verpflegungskosten zählt und deshalb bereits durch die Spesensätze 2011 abgedeckt sind. Wird das Frühstück auf der Rechnung einzeln ausgewiesen, muss der entsprechende Betrag für die Abrechnung der Übernachtungskosten abgezogen werden. Viele Hotels bieten jedoch Übernachtungspreise an, bei denen das Frühstück bereits inbegriffen ist. In diesem Fall erfolgt dann auch keine separate Ausweisung auf der Rechnung. Für eine Übernachtung mit Frühstück im Ausland müssen 20 Prozent der für den jeweiligen Ort geltenden Spesensätze 2011 vom Gesamtpreis abgezogen werden. Für eine Übernachtung in Mailand wäre dies beispielsweise ein Betrag von 9,60 Euro.

Wie sieht es mit den Fahrtkosten aus?

Bei den Fahrtkosten haben Geschäftsreisende die Wahl, ob sie die tatsächlich entstandenen Kosten anrechnen oder für die gefahrenen Kilometer eine Pauschale ansetzen. Diese Möglichkeit besteht unabhängig davon, ob zur Fortbewegung öffentliche Verkehrsmittel, wie Bahn, Bus bzw. Flugzeug oder aber der eigene PKW, genutzt wurde. Eine Ausnahme gilt jedoch für dienstliche Reisen, die mit einem Geschäftswagen durchgeführt werden. Da hierfür keine besonderen Kosten entstehen, können die Aufwendungen auch nicht abgerechnet werden.

Abrechnung über den Arbeitgeber

In vielen Fällen werden die Aufwendungen für eine beruflich bedingte Reise ins Ausland auch direkt vom Arbeitgeber erstattet. Dabei ist es wichtig, dass sämtliche Belege aufbewahrt werden. Dies gilt insbesondere, was die Aufwendungen für Fahrt und Verpflegung betrifft. Die meisten Unternehmen verlangen hierfür eine komplette Reiseabrechnung, auf der neben dem Reiseziel und der Reisezeit auch der Grund für eine Auslandsreise angegeben wird. Dazu werden alle abzurechnenden Kosten einzeln aufgeführt und die Belege und Quittungen der Reisekostenabrechnung beigefügt. Eine korrekt ausgefüllte Reisekostenabrechnung ist nicht nur entscheidend für eine reibungslose Auszahlung durch die Buchhaltung, sie ist auch ein wichtiges Dokument bei einer eventuellen Lohnsteuerprüfung. Bis zu einem gewissen Betrag werden die abgerechneten Beträge steuerfrei erstattet. Für den darüber hinausgehenden Betrag erfolgt eine pauschale Besteuerung, wobei jedoch keine Sozialversicherungsabgaben in Abzug gebracht werden.

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