Spesen

Spesensätze 2011

23. Oktober 2013

Spesensätze 2011

Auf Dienstreisen entstehen Reisekosten – die sogenannten Spesen. Steht bei einem Unternehmer oder Arbeitnehmer eine Geschäftsreise an, stellt sich die Frage der Kompensation der Spesen. Der Arbeitnehmer kann seinem Arbeitgeber eine Spesenabrechnung vorlegen, er kann die Spesen zum Teil jedoch auch als Werbungskosten von der Lohnsteuer absetzen. Inwieweit Reisekosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten und Fahrtkosten für Auswärtstätigkeiten als Spesen steuerfrei erstattet werden, bestimmt sich über die vom BMF für jedes Jahr festgelegten Spesensätze.

Die Bedeutung von Spesensätzen

Spesensätze sind Pauschbeträge, die einen Ausgleich von Reisekosten wie Verpflegungsmehraufwand, Übernachtungskosten, Fahrtkosten usw. ohne Nachweis ermöglichen. Werden Spesen vom Arbeitgeber in Höhe der vom BMF festgesetzten Spesensätze erstattet, so fällt auf die erstatteten Spesen keine Lohnsteuer an. Auch Sozialabgaben werden auf einen Pauschbetrag für Spesen nicht berechnet. Die Unternehmer selbst können die Pauschbeträge als Betriebsausgaben absetzen. Der Übernachtungskostenausgleich dagegen gilt nur als eine steuerfreie Erstattung an die Arbeitnehmer.
Die Spesensätze werden für jedes Kalenderjahr vom BMF festgesetzt. Sie umfassen:

  • Verpflegungspauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen
  • Übernachtungspauschalen für Übernachtungskosten
  • Pauschbeträge für Fahrtkosten

Spesensätze 2011

Im Vergleich zum Vorjahr blieben die Spesensätze 2011 unverändert. Die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten stiegen nicht. Erst im Folgejahr 2012 ergaben sich Veränderungen bei den Spesensätzen, die beispielsweise Dienstreisen mit Übernachtungskosten oder Verpflegungsmehraufwendungen im Ausland betrafen. Hier wurde der Pauschbetrag für Geschäftsreisen für einige Länder deutlich heraufgesetzt. Veränderungen bei den Spesensätzen, insbesondere bei der Verpflegungspauschale, deuten immer auf Preissteigerungen für Artikel des täglichen Bedarfs im jeweiligen Land hin.

Verpflegungsmehraufwand

Als Verpflegungsmehraufwand werden die zusätzlichen Ausgaben bezeichnet, die dadurch entstehen, dass sich jemand außerhalb seiner regelmäßigen Arbeitsstätte aufhält und sich deshalb in der Regel zu höheren Kosten verpflegen muss. Zum Ausgleich der Verpflegungsmehraufwendungen sind Pauschbeträge (Verpflegungspauschalen) festgesetzt worden. Hier wird der Pauschbetrag pro Kalendertag berechnet. Kosten für die Verpflegung können bei der Steuererklärung nur pauschal geltend gemacht werden. Es erübrigen sich also Nachweise. Entscheidend ist dabei die Dauer der Abwesenheit in Stunden für den betreffenden Kalendertag. Die Zeit für die Bemessung der Verpflegungspauschale für den Kalendertag beginnt mit der Abfahrt von der Arbeitsstätte (oder von der Wohnung, wenn der Tätigkeitsort direkt angefahren wird). Besteht ein zwingender betrieblicher Grund dafür, dass eine Begleitperson an der Dienstreise teilnimmt (z. B. eine Sekretärin), können auch für diese Person Verpflegungspauschalen geltend gemacht werden.
Die Spesensätze 2011 betragen für Verpflegungsmehraufwendungen (je nach Dauer der Auswärtstätigkeit):

  • 24 Stunden: 24 €
  • 14 bis 24 Stunden: 12 €
  • 8 bis 14 Stunden: 6 €
  • unter 8 Stunden: kein Ausgleich für einen Verpflegungsmehraufwand

Zum Jahr 2014 ist für den Verpflegungsmehraufwand eine zweistufige Staffelung der Verpflegungspauschalen vorgesehen.

Sonderfälle für Verpflegungsmehraufwendungen

Stehen an einem Kalendertag mehrere beruflich bedingte Reisen an, können die Stunden für den Verpflegungsmehraufwand zusammengerechnet werden. Wenn ein Arbeitnehmer nicht an eine feste Arbeitsstätte gebunden, sondern typischerweise – z. B. als Leih-, Bau- oder Montagearbeiter – immer an unterschiedlichen Arbeitsorten tätig ist, liegt eine sogenannte Einsatzwechseltätigkeit vor. Diese Tätigkeit wird – wie übrigens auch die Fahrtätigkeit – steuerrechtlich seit 2008 nicht mehr von Dienstreisen unterschieden. Dienstreisen, Einsatzwechseltätigkeiten und Fahrtätigkeit – dies alles fällt seit 2008 unter den einheitlichen Begriff Auswärtstätigkeit.

Spesensätze 2011 für Verpflegungsmehraufwendungen im Ausland

Wer Dienstreisen ins Ausland unternimmt, hat in der Regel einen höheren Verpflegungsmehraufwand, wenn dort die Artikel für den täglichen Bedarf teurer als im Inland sind. Die Unterschiede beim Pauschbetrag für Verpflegungsmehraufwendungen sind teilweise sehr deutlich. So gilt für Island ein Pauschbetrag für einen Verpflegungsmehraufwand von 24 Stunden in Höhe von 77 Euro pro Kalendertag. Die entsprechende Pauschale für den Verpflegungsmehraufwand in Lettland beträgt dagegen nur 18 Euro. Wo höhere Spesen anfallen (die Lebenshaltungskosten also teurer sind), gelten auch höhere Pauschbeträge für den Verpflegungsmehraufwand. Die Spesensätze für Verpflegungsmehraufwendungen im Ausland blieben 2011 allerdings im Vergleich zum Vorjahr unverändert.

Spesensätze 2011 für Auslandsübernachtungen

Auch für Auslandsübernachtungen sind die Spesensätze 2011 unverändert geblieben. Bei Übernachtungskosten im Ausland ist zu beachten, dass 20 Prozent von der Pauschale abgezogen werden müssen, wenn das Frühstück im Preis enthalten ist. Hier einige Beispiele für die Höhe der Pauschalen für Übernachtungskosten:

Österreich (Wien) 93 €
Frankreich (Paris) 100 €
Italien (Rom) 108 €
Russland (Moskau) 135 €
Spanien (Barcelona, Madrid) 150 €
Schweden 160 €
Island 165 €

Fahrtkosten

Auch Fahrtkosten für Dienstreisen können erstattet werden. Hier ergeben sich die Pauschbeträge aus den gefahrenen Kilometern („Kilometerpauschale“) und dem benutzten Fahrzeug. Bei einer Autofahrt werden 0,30 € pro Kilometer erstattet (Motorrad: 0,13 €, Moped: 0,08 €, Fahrrad: 0,05 €).

Welches Vorgehen lohnt sich für Arbeitnehmer?

Für den Arbeitnehmer macht es durchaus einen Unterschied, ob er Pauschbeträge für Spesen von seinem Arbeitgeber ersetzen lässt oder als Werbungskosten von der Steuer absetzt. Rechtlich ist ein Arbeitgeber nur dann zum Ausgleich von Spesen in Form von Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten und Ähnlichem verpflichtet, wenn der Ersatz von Spesen in einem Tarif- oder Arbeitsvertrag festgelegt ist oder wenn eine betriebliche Übung vorliegt.
Erstattet der Arbeitgeber die Kosten nicht, können Arbeitnehmer diese von der Steuer absetzen – ohne einen Nachweis der Höhe der Spesensätze. Dieses Vorgehen lohnt sich aber nur, wenn die Werbungskostenpauschale von 1.000 Euro überschritten wird. Bei der Erstattung von Reisekosten ist auch zu beachten, dass das Nettoeinkommen des Arbeitnehmers um die Höhe der vom Arbeitgeber erstatteten Spesen steigt – und damit auch die Lohnsteuer. Arbeitnehmer sollten in puncto Spesen also immer beachten:

  • Vom Arbeitgeber erstattete Reisekosten können das steuerpflichtige Nettogehalt erhöhen.
  • Erreichen die Spesen nicht den Pauschbetrag für Werbungskosten in Höhe von 1.000 Euro, lohnt sich die Geltendmachung in der Regel nicht.

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