Spesen

Spesensätze 2011 richtig berechnen

6. März 2014

Fernstudium Bilanzbuchhalter

Dienstreisen verursachen Kosten. Arbeitnehmer können in der Regel dem Arbeitgeber eine Spesenabrechnung vorlegen, der durch Kosten für Fahrt, Verpflegung oder Übernachtung entstehende Mehraufwand kann aber auch als Werbungskosten von der Einkommenssteuer abgesetzt werden. Das Bundesministerium für Finanzen bestimmt in Form von Spesensätzen jedes Jahr, in welcher Höhe Reisekosten absetzbar sind. Spesensätze 2011 umfassen:

  • Pauschbeträge für Fahrtkosten
  • Verpflegungspauschalen
  • Übernachtungspauschalen

Ziel der Spesensätze ist eine unkomplizierte Möglichkeit, Reisekosten ohne Nachweise steuerlich absetzbar zu machen. Auf Spesenbeträge, die dem Arbeitnehmer vom Arbeitgeber in Höhe der festgesetzten Spesensätze erstattet werden, fallen keine Lohnsteuer und Sozialabgaben an. Abgesehen von Übernachtungspauschalen, deren Anwendung Arbeitnehmern vorbehalten ist, können Unternehmer Spesen-Pauschbeträge als Betriebsausgaben geltend machen und von der Einkommenssteuer absetzen.

Pauschbeträge für Fahrtkosten

Fahrtkosten errechnen sich durch die Zahl der gefahrenen Kilometer (Kilometerpauschale) und das für die Fahrt benutzte Fahrzeug. Für ein Auto werden 30 Cent pro Kilometer berechnet (Motorrad 15 Cent, Fahrrad 5 Cent).

Verpflegungspauschale

Angestellte auf Dienstreise müssen sich zu meist höheren Kosten verpflegen, als sonst. Diese zusätzlichen Kosten werden als Verpflegungsmehraufwand bezeichnet. Um diesen Mehraufwand finanziell auszugleichen, wurden Verpflegungspauschalen festgelegt. Die Kosten können nur pauschal pro Kalendertag geltend gemacht werden. Entscheidend ist hier die Dauer der Abwesenheit vom Arbeitsort. Folgende Pauschalen kommen – abhängig von der Dauer der Auswärtstätigkeit – bei Inlandsreisen zur Anwendung:

  • 24 Stunden: 24 Euro
  • 14–24 Stunden: 12 Euro
  • 8–14 Stunden: 6 Euro

Für Dienstreisen, die kürzer als acht Stunden sind, kann kein Mehraufwand für Verpflegungskosten abgesetzt werden.

Spesensätze 2011 für Verpflegung im Ausland

Im Ausland erwarten Geschäftsreisende oft deutlich höhere Mehrkosten für den Verpflegungsaufwand. Je nach Land sind die durch das Bundesministerium für Finanzen festgelegten Verpflegungspauschalen unterschiedlich hoch. Während für Island, wo Artikel des täglichen Bedarfs deutlich teurer sind, ein Pauschbetrag von 77 Euro pro Kalendertag geltend gemacht werden kann, kommt für Litauen lediglich eine Pauschale von 18 Euro zur Anwendung. Aber auch innerhalb des gleichen Landes können die Spesensätze 2011 unterschiedlich hoch ausfallen. Für Paris kann etwa eine höhere Pauschale geltend gemacht werden als für Straßburg. Wo auf Grund höherer Lebenshaltungskosten höhere Spesen anfallen, sind auch die Verpflegungspauschalen höher angesetzt.

Spesensätze 2011 bei Auslandsübernachtungen

Auch für Übernachtungskosten im Ausland gilt: Je nach Höhe der durchschnittlichen Übernachtungskosten fallen die betreffenden Pauschbeträge unterschiedlich hoch aus. Im Vergleich zum Vorjahr sind die Spesensätze 2011 unverändert geblieben, während in den darauffolgenden Jahren teilweise deutliche Erhöhungen der Pauschbeträge zu verzeichnen sind – ganz besonders im afrikanischen Raum. Grund dafür dürfte eine anhaltend gute wirtschaftliche Entwicklung in der Region sein. Für manche Länder oder Regionen ist jedoch auch eine Abwärtsentwicklung der Spesensätze zu verzeichnen.

Übernachtungspauschale für einige Länder in Europa:

  • Island: 165 Euro
  • Schweden: 160 Euro
  • Spanien (Barcelona, Madrid): 150 Euro
  • Russland (Moskau): 135 Euro
  • Italien (Rom): 108 Euro
  • Frankreich (Paris): 100 Euro
  • Österreich (Wien): 93 Euro

Tipps für Arbeitnehmer

Arbeitgeber sind zur Erstattung von Fahrt-, Übernachtungs- und Verpflegungskosten nur dann verpflichtet, wenn dies im Arbeits- oder Tarifvertrag entsprechend festgelegt ist bzw. es sich um eine betriebliche Übung handelt. Werden Spesen nicht vom Arbeitgeber erstattet, können Arbeitnehmer diese steuerlich absetzen. Das lohnt sich allerdings nur dann, wenn die Summe der Spesen die Werbungskostenpauschale von 1000 Euro überschreiten. Mit einer geeigneten Software wird die Spesenabrechnung zum Kinderspiel. Einige wenige Angaben reichen, um die komplizierte Auflistung fertigzustellen – vorausgesetzt, die Software ist auf dem neuesten Stand oder verfügt über eine Verbindung zu den entsprechenden Datenbanken mit den aktuellen Spesensätzen.

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