Spesen

Spesenabrechnung – freiwillig oder gesetzlich vorgeschrieben?

22. September 2010

Viele Mitarbeiter eines Unternehmens rechnen Cent für Cent genauestens ab, andere wiederum wissen nicht einmal, welche Ausgaben sie überhaupt vom Unternehmen zurück erstattet bekommen können. Die Spesenabrechnung ist für viele Menschen ein überaus komplexes Thema. Nicht selten herrscht gerade im Bereich der Spesenabrechnung ein heilloses Durcheinander. Zum einem, weil sich viele Mitarbeiter hier nicht an gesetzliche und betriebsinterne Vorgaben halten und zum anderen, weil immer wieder wichtige Belege für eine korrekte Abrechnung fehlen. Oftmals gibt es darüber hinaus auch Differenzen zwischen der Buchhaltung, den jeweiligen Kassensachbearbeitern und den Mitarbeitern selbst. Dabei ist es gar nicht so kompliziert, wie es auf den ersten Blick auch scheinen mag. Die Spesenabrechnung selbst sollte zwar auf keinen Fall die gesamte Arbeitszeit in Anspruch nehmen, darf jedoch mit der nötigen Wichtigkeit behandelt werden.

Welche Spesen darf ein Mitarbeiter dem Unternehmen in Rechnung stellen?

Wer seine Spesen für Dienstreisen oder Montageeinsätze abrechnen möchte, der muss beachten, dass nicht…

alles gesetzlich geregelt ist. Es gibt Spesen, an deren Abrechnung nicht zu rütteln ist und andere wiederum, die nur freiwillig vom Unternehmen erstattet werden. Viele Arbeitnehmer sind beispielsweise der Ansicht, dass der Arbeitgeber auch die Anfahrtszeiten zur Arbeit honorieren muss. Dies ist leider nicht immer der Fall, denn Spesen werden nach der gesetzlichen Regelung nur dann vergütet, wenn sich zum einen der Arbeitsort ändert oder diese Fahrt zum anderen als nicht zumutbar für den Arbeitnehmer gilt. Neben der sogenannten Pendlerpauschale, einer staatlichen Zulage, muss alles andere mit dem Arbeitgeber direkt vereinbart werden und sollte diesbezüglich auch im Arbeitsvertrag vermerkt sein. Einzelne Agenturen beispielsweise bezahlen den Anfahrtsweg in der Regel mit, allerdings kommt es hier immer auch darauf an, um welchen Auftrag es sich handelt und wie hoch das Firmenbudget ist. Auch der eigene Mitarbeiterstatus im Unternehmen ist nicht selten maßgeblich hierfür. Als einfacher Sachbearbeiter wird man hier diesbezüglich eher leer ausgehen.

Als Mitarbeiter darf man jedoch auf jeden Fall folgende Spesen geltend machen:

Hotel- und Übernachtungskosten bei Dienstreisen und Montageeinsätzen, Geschäftsessen mit Firmenkunden oder den Mitarbeitern, Fahrtkosten bei Dienstfahrten, Reisekosten gemäß Satzung, Portokosten, Briefmarken etc., Materialkosten, Kosten für Berufsbekleidung (sofern diese vorgeben wurde), Kraftstoffkosten (Diesel und Benzin etc.) sowie Kilometergeld. Diese Ausgaben muss der Unternehmer dem Mitarbeiter erstatten, sofern die Ausgaben beruflicher Natur und somit zwingend notwendig waren. Auch hier gibt es jedoch Ausnahmen, die man als Mitarbeiter unbedingt beachten sollte. Die Kosten für Getränke aus der Minibar in den Hotels beispielsweise werden von kaum einem Arbeitgeber als Spesen erstattet. Diese Ausgaben muss der Arbeitgeber hier nicht begleichen.

Was ist zu beachten, wenn man als Mitarbeiter die Spesenabrechnung durchführt?

Für eine korrekte Spesenabrechnung ist es immens wichtig, dass alle Belege diesbezüglich vorgelegt werden können und auch, dass auf diesen ein ordnungsgemäßer Mehrwertsteuerausweis erfolgt ist. Sinnvoll ist es dem zu Folge, wenn man dies gleich beim Bezahlen in den jeweiligen Hotels oder Restaurants erwähnt. Manche Unternehmen sind so in der Lage, solche Belege extra ausdrucken. Fehlt die MwSt., kann die Buchhaltung diesen Beleg nicht verarbeiten, was wiederum bedeutet, dass eine Rückzahlung hier oftmals nicht möglich ist.

 

Die Firmenkreditkarte

Egal ob es sich um ein großes Unternehmen oder auch um eine kleine Firma handelt: Bestenfalls laufen alle finanziellen Transaktionen über ein separates Geschäftskonto. So bietet sich hier beispielsweise die Firmenkreditkarte an. Von Vorteil ist hierbei, dass der Mitarbeiter nicht in Vorleistung treten muss, und auch die Buchhaltungsabteilung hat es so deutlich einfacher, als wenn jegliche Ausgaben zunächst sortiert und geprüft werden müssen.

Wichtig sind, wie bereits oben erwähnt, das Vorliegen der Belege. Ohne Rechnungen kann keine Rückerstattung erfolgen, da der Buchhaltung keine Buchungsbelege vorliegen.

Der Arbeitgeber hat jedoch weiterhin hier auch das Recht zu bestimmen, wo der Mitarbeiter übernachtet und in welchem Restaurant er speist. Auch kann er das Gesamtbudget der Ausgaben vorab festlegen, sofern dies für den Mitarbeiter zumutbar ist.

Spesenabrechnung auch für Einzelunternehmen?

Einzelunternehmer setzen ihre Spesen von der Steuer ab. Welche Belege jedoch vom Finanzamt anerkannt werden, hängt vom jeweilig ausgeübten Gewerbe ab. Eine Reinigungskraft hat hier nicht sehr große Chancen, ein teures Geschäftsessen erstattet zu bekommt, während dies in anderen Branchen wiederum ganz normal ist. Im Zweifelsfall klären die zuständigen Finanzbehörden hier diesbezüglich auf.

3 Antworten auf Spesenabrechnung – freiwillig oder gesetzlich vorgeschrieben?

A. Haider sagt:
9. Dezember 2013 um 08:26

guten Tag, bestehen gesetzliche Regelungen, bis wann eine Spesenabrechung beim AG einzureichen ist? Unmittelbar nach Reiseende oder gfls. Jahresende?
vielen Dank.
A.Haider

Antworten

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

*

*