Rechnungswesen

Rechnungswesen verstehen für Unternehmensgründer

17. Juni 2013

Rechnungswesen für UnternehmensgründerWer sich mit einem eigenen Unternehmen selbstständig macht, der muss dabei in der Regel auf eine Vielzahl von Punkten achten. Neben der richtigen Geschäftsidee und einem ausgereiften Businessplan hängt der Unternehmenserfolg vor allem davon ab, inwieweit der Unternehmensgründer das Rechnungswesen verstehen lernt. Für den Unternehmer stellt das betriebliche Rechnungswesen die wichtigste Informationsquelle dar. Dabei wird sowohl die Vermögens-, Ertrags- und Liquiditätssituation des Unternehmens dargestellt. Die so gewonnenen Daten bilden die Grundlage für alle wichtigen betrieblichen Entscheidungen wie die Planung des Produktsortiments oder die Preiskalkulation.

Einfacheres Rechnungswesen als Kleinunternehmer

Die Einnahme-Überschussrechnung ist ein vereinfachtes Verfahren zur Gewinnermittlung. Dieses ist für Unternehmen, deren gewerblicher Gewinn 50.000 Euro bzw. der Jahresumsatz 500.000 Euro nicht übersteigt. Nicht von der Einnahme-Überschussrechnung profitieren können im Handelsregister eingetragene Unternehmen. Diese müssen unabhängig von Gewinn und Umsatz eine Bilanz erstellen. Bei der Einnahme-Überschussrechnung werden die Einnahmen und Ausgaben des Unternehmens in einem einfachen Journal gegenübergestellt. Dabei werden die nur die tatsächlichen Geldausgänge und Geldeingänge berücksichtigt. Noch nicht bezahlte Rechnungen tauchen darin also nicht auf. Das erstellte Journal wird am Jahresende einfach mit der Steuererklärung beim zuständigen Finanzamt eingereicht.

Die richtige Software erleichtert das Rechnungswesen verstehen

Für Existenzgründer ist die Buchführung oftmals ein Buch mit sieben Siegeln. Um das Rechnungswesen zu verstehen, ist die richtige Buchführungssoftware eine wichtige Hilfe. Je nach Ausstattung lassen sich die einzelnen Vorgänge mit einer Software weitgehend automatisiert abwickeln. Bei de Auswahl einer Software sollten Unternehmensgründer vor allem auf eine möglichst einfache Bedienung sowie einen umfangreichen Support achten. Je nach Art des Unternehmens werden die Programme mit einer unterschiedlichen Funktionsvielfalt angeboten. So gibt es spezielle Software für Selbstständige, Freiberufler, Handwerker oder Kleinunternehmen. Auch für größere Unternehmen die eine doppelte Buchführung benötigen gibt es spezielle Programme.

Leistungsumfang für Kleinunternehmer

In vielen Fällen starten Existenzgründer die Selbstständigkeit als Kleinunternehmer. Dies bringt unter anderem den Vorteil, dass für die Gewinnermittlung keine Bilanzen erstellt werden müssen. Eine einfache Einnahme-Überschussrechnung reicht hierfür völlig aus. Dies macht es für Existenzgründer leichter das Rechnungswesen zu verstehen. Auch die Anforderungen an die Buchführungssoftware fallen bei Inanspruchnahme der Kleinunternehmerregelung geringer aus.

Wichtig ist vor allem ein übersichtliches Finanzcockpit, in dem alle wichtigen Informationen auf einen Blick zur Verfügung gestellt werden. Hier erhält der Nutzer einen direkten Überblick über die Kontostände, offene Kundenrechnungen sowie vorhandene Außenstände. Dazu sollte das Programm die Möglichkeit bieten, zu jedem Zeitpunkt die benötigten Berichte zu erstellen. Hierzu gehören Monatsjournale, betriebswirtschaftliche Auswertungen oder eine Summen-Saldenliste. Nach Möglichkeit sollte auch die Faktura in das Buchführungsprogramm integriert sein. So lassen sich Angebote und Rechnungen erstellen, die direkt intern verbucht werden. Durch die Einrichtung eines Mahnsystems können offene Rechnungen innerhalb der festgelegten Fristen angemahnt werden. Die Erfassung von Belegen mit vorgefertigten Buchungsvorlagen gehört ebenso zur Ausstattung einer guten Software wie ein Kassenbuch.

Software für bilanzierende Unternehmen

Bei Unternehmen, die zur Gewinnermittlung eine Bilanz erstellen müssen, ist es, um einiges schwieriger das Rechnungswesen zu verstehen. Der Funktionsumfang der Software ist deshalb auch um einiges höher. Diese enthält neben einer ordnungsgemäßen doppelten Buchführung auch die Gehaltsabrechnung sowie eine Anlagenbuchhaltung.

Eine wichtige Funktion für bilanzierende Unternehmen ist die jahresübergreifende Buchhaltung. Dabei werden Rechnungen aus dem Vorjahr automatisch bei den Salden des Folgejahres berücksichtigt. Anhand des Buchungsdatums werden die erfassten Belege dem richtigen Monat zugeordnet. Dadurch lassen sich auch Monatsabschlüsse mit wenigen Klicks erstellen. Dies ist wichtig, da bilanzierende Unternehmen in der Regel eine monatliche Umsatzsteuervoranmeldung an das zuständige Finanzamt senden müssen. Der Nutzer muss bei der Bedienung nicht zwischen mehreren Geschäftsjahren wechseln, sondern kann alle Eingaben über dieselbe Buchungsmaske erledigen. Die Saldenvorträge werden dabei immer automatisch angepasst.

Eine wichtige Funktion ist die Belegerfassung via Optical Character Recognition (OCR). Dabei werden die Belege nach dem Einscannen automatisch erkannt und verbucht. Durch eine Sachkontenabstimmung werden Verrechnungskonten wie Lohn/Gehalt auf denen viel Bewegung herrscht ausgeglichen. Der Nutzer sieht anschließend nur noch die noch nicht ausgeglichenen Belege. Durch die Sachkontenabstimmung wird das Erstellen von vorläufigen Jahresabschlüssen ermöglicht. Zur lückenlosen Dokumentation können mit der Software Journale und Kontenblätter erstellt werden. Diese werden beispielsweise bei einer Betriebsprüfung benötigt.

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

*

*