Kontieren

Die Kunst des Sortierens und Kontierens

23. Juli 2010

Für Buchhalter jedes Unternehmens ist es eine meist alltägliche Aufgabe: das Sortieren und Kontieren der Belege. Ob Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Kassen- oder Bankbelege: Sie alle werden in der Regel vor der Verbuchung sortiert und kontiert.

In mittleren und großen Unternehmen werden die einzelnen Buchhaltungsbereiche in der Regel getrennt und die diesbezüglichen Aufgaben auf mehrere Abteilungen und Buchhaltungssachbearbeiter aufgeteilt. So gibt es hier beispielsweise die Debitorenbuchhaltung, die Kreditorenbuchhaltung oder auch die Lohnbuchhaltung. Alle eingehenden oder ausgehenden Belege eines Unternehmens haben irgendwann den jeweiligen Buchhaltern zur Kontierung und Verbuchung vorgelegt zu werden, damit einer ordnungsgemäßen Buchführung hier nichts im Wege steht und alle gesetzlichen Regeln und Pflichten buchhalterischer Tätigkeiten eingehalten werden können.

In der Kreditorenbuchhaltung bearbeitet man ausschließlich die Eingangsrechnungen eines Unternehmens. Von den jeweiligen Poststellen im Unternehmen werden diese beim täglichen Öffnen der Post herausgesucht, sortiert und an die Kreditorenbuchhaltung weitergeleitet. Je nach Größe des Unternehmens kann es sich hierbei durchaus um eine Vielzahl der unterschiedlichsten Eingangsrechnungen handeln, die nun einem exakten buchhalterischem Ablauf unterliegen. Zunächst werden sie in der Regel alphabetisch, nach Rechnungsdatum oder Kreditorennummer sortiert um anschließend die Kontierung zu durchlaufen. Meist handschriftlich erfolgt hier die Zuordnung auf die einzelnen Gegenkonten, welche sich aufgrund der in Rechnung gestellten Lieferung oder Leistung ergibt. Die Buchungssätze der Eingangsrechnungen sind fast immer leicht zu erstellen. Hat das Unternehmen beispielsweise Rohstoffe für den Betrieb eingekauft, so lautet die Buchung hier: Rohstoffe an Verbindlichkeiten, wobei mit Verbindlichkeiten der jeweilige Lieferant gemeint ist. Wurden dem Unternehmen andere Leistungen in Rechnung gestellt, so ändert sich die Soll-Buchung in der gleichen Form, wie auch der Lieferant, dessen Rechnung und somit die Haben-Buchung wechselt.

Im Debitorenbereich ist es genau anders herum. Hier erfolgt die Bearbeitung aller Ausgangsrechnungen. Auch diese werden vor dem Kontieren nach internen Kriterien sortiert. Viele Unternehmen gehen dazu über, die Debitoren-Nummer bereits auf der Rechnung zu vermerken, sodass einzig noch das zu belastende Gegenkonto herausgesucht werden muss. Der Buchungssatz selbst lautet in diesem Fall. Forderungen an Verkaufserlöse, wobei die Forderungskonten die jeweiligen Debitoren (Kunden) betreffen. Die Zuordnung auf die einzelnen Erlöskonten richtet sich nach der in Rechnung gestellten Mehrwertsteuer, die, je nach erbrachter Lieferung oder Leistung, unterschiedlich sein kann.

Die Kontierung und Verbuchung der einzelnen Bankbelege wird von einigen Betrieben entweder gesondert ausgeführt, oder durchläuft auch hier die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung. Die auf den Bankbelegen ein- oder ausgezahlten Beträge werden hier kontiert und verbucht, sodass der Geschäftsvorfall damit zunächst als abgeschlossen gilt.Zahlungen für die Lieferantenrechnungen unterliegen dem Buchungssatz Verbindlichkeiten an Bank, Ausgangsrechnungen werden durch die Buchung Bank an Forderungen abgeschlossen. Der verbuchte und ermittelte Bankbestand muss darüber hinaus immer dem des Kontoauszuges entsprechen.

Weiterhin müssen auch Kassenbelege ordnungsgemäß sortiert, kontiert und verbucht werden. Je nach erbrachter oder in Anspruch genommener Leistung betrifft die Zuordnung der Gegenbuchung hier oftmals ein Kostenkonto. Bei Kassenbelegen handelt es sich meist um Tankquittungen, Portobelege, Bareinkäufe für Büromaterial oder betriebliche Waren. Der zu erstellende Buchungssatz schmälert den Kassenstand im Haben und erhöht diese mit Zahlungseingängen im Soll. Weist der Kassenbestand nicht mehr die nötige Deckung auf, so wird hier oftmals mit einer Privateinlage oder einem Übertrag aus anderen Konten vorgebeugt. Auch hier muss der verbuchte und ermittelte Kassenbestand jedoch immer auch dem tatsächlichen Barvermögen entsprechen.

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