Verpflegungsmehraufwand für Leiharbeiter – Auswärtstätigkeit als betrieblichen Aufwand buchen
Arbeitnehmer, die als sogenannte Leiharbeiter beschäftigt sind, haben in der Regel keinen festen Arbeitsplatz. Aus diesem Grund ist es den Leiharbeitern gestattet, den Verpflegungsmehraufwand bei der jährlichen Einkommensteuererklärung als Werbungskosten abzusetzen. Viele Unternehmen erstatten ihren Mitarbeitern jedoch diesen Verpflegungsmehraufwand, der dann wiederum als betrieblicher Aufwand zu buchen ist.
Verpflegungsmehraufwendungen für Auswärtstätigkeiten
Angestellte und Arbeiter, die für das Unternehmen auswärtig eingesetzt werden, haben laut BFH das Recht, sich diesen Aufwand erstatten zu lassen, sofern hier nicht der Arbeitgeber selbst in Leistung geht. Laut § 9 Abs. 5 Satz 1 EStG und § 4 Abs.5 Satz 1 EStG, besteht diese…
Rechtsgrundlage dann, wenn der Beschäftigte außerhalb seiner regulären und regelmäßigen Betriebsstätte tätig wird. Regelmäßige Betriebsstätte bedeutet in diesem Fall, dass es sich hier um eine dauerhafte betriebliche Einrichtung handelt, welche von allen Arbeitnehmern täglich aufgesucht werden muss. Keine regelmäßigen Betriebstätten sind dem zu Folge beispielsweise Außendiensteinsätze bei Kunden. Das Geltendmachen von Werbungskosten ist jedoch nur dann möglich, wenn der Arbeitgeber hier selbst nicht in Leistung geht. Bei der Mehrzahl der Betriebe ist dies jedoch der Fall; hier wird der Verpflegungsmehraufwand im Zuge der Reisekostenabrechnung gleich mit erstattet.
Leiharbeiter haben keine regelmäßige Arbeitsstätte
Der klassische Leiharbeiter hat typischerweise keine regelmäßige Arbeitsstätte, sondern wird vom Arbeitgeber an andere Unternehmen „verliehen“. Der Anspruch auf das Geltendmachen von Verpflegungsmehraufwand ist somit also zunächst grundsätzlich gegeben. Zu klären ist jedoch die Frage, ob der Arbeitgeber diesen Verpflegungsmehraufwand übernimmt.
Verpflegungsmehraufwendungen und die Voraussetzungen
Eine Auswärtstätigkeit und somit das Recht auf Zahlung des Verpflegungsmehraufwands ist dann gegeben, wenn der Arbeitnehmer seine Arbeit nur zeitlich begrenzt und vorübergehend außerhalb der regelmäßigen Arbeitsstätte ausführt. Bei regelmäßigen Außeneinsätzen, fern des Tätigkeitsmittelpunktes, besteht kein Anspruch auf Zahlung des Verpflegungsmehraufwands. Dies ist beispielsweise dann der Fall, wenn der Arbeitnehmer in einem Tochterunternehmen untergebracht wurde und dort seiner regelmäßigen Arbeit nachgeht. Selbst wenn diesbezüglich ein zweiter Wohnsitz angemeldet werden muss, besteht kein Anspruch auf die Zahlung von Verpflegungsmehraufwand.
Verpflegungsmehraufwendungen als Pauschalabzug
Gehen Leiharbeiter auf Außendiensteinsätze, so entstehen dem Unternehmen Kosten für die Verpflegung. Diese Verpflegungskosten sind pauschal als Betriebsausgaben abzugsfähig.Voraussetzung hierfür ist, dass die Abwesenheit von der regelmäßigen Arbeitsstätte mindestens 8 Stunden beträgt. Hier kann ein pauschaler Aufwand von 6 Euro angesetzt werden. Verlässt der Leiharbeiter mehr als 14 Stunden den regelmäßigen Arbeitsplatz, so können hier sogar 12 Euro als Betriebsausgaben abgesetzt werden. Bei einer 24-stündigen Abwesenheit sind es entsprechend 24 Euro, die Gewinn mindernd angesetzt werden können.
Verpflegungsmehraufwand ist nicht als Bewirtung zu sehen.
Obwohl die Verpflegungsmehraufwendungen für die aushäusige Verpflegung gedacht ist, dh. der Arbeitnehmer sich von diesem Geld selbst verpflegen muss, haben diese Zahlungen nicht mit den sogenannten Bewirtungskosten zu tun. Um diese Verpflegung nachweisen zu können, muss der Arbeitnehmer entsprechende Belege einreichen. Dies geschieht in der Regel mit der Reisekostenabrechnung, in der neben dem Verpflegungsmehraufwand auch die Fahrtkosten und Hotelrechnungen abzurechen sind. Es ist sinnvoll, hier für eine lückenlose Aufzeichnung sorgen und auch den Anreise- und Abreisetag zu notieren. Ebenfalls muss die Rechnung auf das Unternehmen ausgestellt sein. Dies wird dann in die Reisekostenabrechnung übernommen und der Auszahlung des Verpflegungsmehraufwandes steht dann nichts mehr im Wege.
Buchung von Verpflegungsmehraufwendungen
Für die Verbuchung von Verpflegungsmehraufwendungen hat der Unternehmer einen formlosen Buchungsbeleg (Eigenbeleg) zu erstellen, der wiederum Anreise- und Abreisetag sowie die Kosten der örtlich angefallenen Verpflegung enthält. Ein Vorsteuerabzug kann in der Regel nicht vorgenommen werden, da in der Verpflegungspauschale selbst ebenfalls keine Umsatzsteuer enthalten ist. Werden jedoch explizit Restaurantrechnungen vorgelegt, so darf ein Vorsteuerabzug geltend gemacht werden.
Die Buchungssätze für die Verbuchung der Verpflegungsmehraufwendungen lauten:
Für als Einzelunternehmer tätige:
Reisekosten (+ ggf. Vorsteuer) an Privateinlage
Für Unternehmer mit Mitarbeitern:
Reisekosten Arbeitnehmer (+ ggf. Vorsteuer) an Lohnverrechnungskonto
