Gehalts- und Lohnabrechnung

Löhne und Gehälter richtig kontieren und buchen

15. April 2013

Lohn- und GehaltsbuchungNeben den Aufwendungen für Material gehören die Buchungen für den Personalaufwand zu den aufwendigsten Buchführungstechniken. Die Grundlage für die Lohn- und Gehaltsbuchungen bilden die jeweiligen Lohn- und Gehaltsabrechnungen. Löhne werden an Arbeiter und Gehälter an kaufmännische Angestellte bezahlt. Der Arbeitgeber muss vom Bruttoeinkommen die Lohnsteuer sowie den Arbeitnehmeranteil an der Sozialversicherung einbehalten. Dazu muss er die zusätzlichen Sozialversicherungsbeiträge als Arbeitgeberanteil aufbringen. Für das Kontieren und Buchen der Lohn- und Gehaltszahlungen gelten bestimmte Grundlagen.

Die Ausweis- und Rechenschaftslegungspflichten

Geht es um das Kontieren und Buchen von Löhnen und Gehältern, so müssen Unternehmen unter anderem bestimmte Ausweis- und Rechenschaftslegungspflichten erfüllen. Zunächst einmal muss für jeden Arbeitnehmer ein sogenanntes Lohnkonto geführt werden. Auf diesem müssen sich die Berechnung des Nettolohns sowie die getätigten Abzüge vom Bruttolohn jederzeit nachvollziehen lassen. Durch eine Summierung der vorhandenen Lohnkonten lässt sich der in einem Unternehmen anfallende Personalaufwand ermitteln. Auf dem Lohnkonto müssen Vorname, Nachname, Geburtstag und der Wohnort des Arbeitnehmers sowie vorhandene Freibeträge und Hinweise auf Freistellungsbescheinigungen vermerkt werden.

Kontieren und Buchen von Lohnzahlungen

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung wird heutzutage in fast allen Unternehmen mit einer entsprechenden Software erledigt. Der Buchungsbeleg für das Kontieren und Buchen der Lohnzahlungen ist das sogenannte Lohnjournal. In diesem hat die verwendete Software die Bruttolöhne bzw. die Abzüge berechnet. Im Gegensatz zu den einzelnen Abrechnungen der Mitarbeiter wird im Lohnjournal jedoch ausschließlich Gesamtsummen ausgewiesen.

Die einfache manuelle Buchung

Beim Kontieren und buchen nach dieser Buchungsmethode werden ausschließlich die Konten angesprochen, die zur Abbildung der im Lohnjournal aufgeführten Beträge benötigt werden. Neben dem Konto Lohn/Gehalt sind dies die Konten gesetzliche SV, Verbindlichkeiten Mitarbeiter, Verbindlichkeiten Finanzamt sowie Verbindlichkeiten SV. Die Konten Lohn/Gehalt und gesetzliche SV werden im Soll und die weiteren Konten im Haben angesprochen.

Die Buchungsmethode der meisten Programme

Das Kontieren und buchen bei der eben genannten Methode macht es erforderlich, dass sowohl im Haben wie auch im Soll mehrere Konten angesprochen werden. Die meisten EDV-Programme nutzen deshalb als Alternative ein Zwischenkonto. Dieses nimmt alle Werte auf jeweils einer Kontenseite auf. Somit muss mit insgesamt zwei Buchungssätzen kein mal mehr auf beiden Seiten zugleich gebucht werden. Als weiteren Vorteil bietet diese Methode ein übersichtlicheres Lohnabrechnungskonto, welches auch als Lohntransitkonto bezeichnet wird. Bei diesem Konto werden auf beiden Seiten die Gesamtsummen übersichtlich aufgeführt. Das Lohntransitkonto kann deshalb auch zur Zusammenstellung der gesamten Lohnkosten bzw. des Lohnaufwandes verwendet werden.

Beim Kontieren und buchen mit einem Lohntransitkonto werden zunächst die Lohnaufwendungen auf das Transitkonto gebucht. Dies geschieht mit dem Buchungssatz Lohn/Gehalt, Gesetzliche SV an Lohntransitkonto. Nach der Buchung lässt sich die Gesamtsumme der Personalaufwendungen auf dem Transitkonto gut erkennen. Im Anschluss werden dann die drei Verbindlichkeiten aus dem Transitkonto an die jeweiligen Verbindlichkeitskonten gebucht. Der Buchungssatz hierfür lautet Lohntransitkonto an Verbindlichkeiten Mitarbeiter, Verbindlichkeiten Finanzamt, Verbindlichkeiten SV.

Vom Prinzip her bewirken beide Buchungsmethoden dasselbe. Allerdings erzeugt das zweite Verfahren ein übersichtliches Transitkonto mit einem detaillierten Ausweis der einzelnen Werte. Besonders bei umfangreichen Lohnabrechnungen mit einer Vielzahl von Einzelwerten ist dies sehr nützlich.

Kontieren und buchen von Vorschüssen

Bei Vorschüssen handelt es sich um einen Sonderfall von Lohnzahlungen. Zahlt das Unternehmen einen Vorschuss aus, so dürfen zum Zeitpunkt der Auszahlung nur Bilanzkonten hiervon berührt werden. Eine erfolgswirksame Buchung darf erst zum Zeitpunkt der eigentlichen Lohnzahlung vorgenommen werden. Zum Zeitpunkt des Vorschusses entsteht also nur eine Zahlung und noch kein Aufwand. Wird beispielsweise ein Vorschuss in bar ausgezahlt, lautet der Buchungssatz Forderungen an Mitarbeiter an Kasse. Die Tilgung des Vorschusses erfolgt dann über einen Abzug bei der späteren Lohnzahlung. Dieser wird im Lohnjournal bereits automatisch berücksichtigt. Auch hier führt der Vorschuss zu keiner erfolgswirksamen Buchung. Dem Mitarbeiter wird einfach ein geringerer Betrag ausgezahlt.

Kontieren und buchen von Sachleistungen

Sachleistungen sind ein weiterer Sonderfall von Lohnzahlungen. Die Sachleistung muss immer mit einem bestimmten Betrag bewertet werden, der sich aus der jeweiligen Gesetzgebung ergibt. Ist der Wert einer Sachleistung bekannt, so muss diese einfach als spezielle Lohnart erfasst werden. Die Sachleistung erscheint dann als Bruttolohn im Lohnjournal, ohne das sich daraus Auswirkungen auf die Buchungsmethode ergeben.

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