Gehalts- und Lohnabrechnung

Lohn- und Gehalt – Rechtssicherheit für Unternehmen

1. Februar 2013

Gerade für kleinere Unternehmen und Handwerker ist die Abrechnung von Lohn- und Gehalt oftmals eine sehr aufwendige und lästige Angelegenheit. Dazu kommt immer auch die Angst bei einer Lohn- und Gehaltsabrechnung Fehler zu machen, was insbesondere bei einer Betriebsprüfung unangenehme Folgen hat. Für eine rechtssichere Abrechnung des Lohn- und Gehalts müssen Unternehmer viele verschiedene Faktoren berücksichtigen. So müssen zum einen persönliche Änderungen der Mitarbeiter beispielsweise durch Hochzeit, Scheidung oder der Geburt eines Kindes ebenso berücksichtigt werden wie die laufenden Änderungen bei den gesetzlichen Regelungen.

Rechtssicherheit mit der richtigen Software

Mit der Anschaffung einer leistungsstarken Software für Lohn- und Gehalt können sich gerade kleinere Unternehmen die Arbeit bei der Abrechnung wesentlich erleichtern. Die meisten Programme lassen sich einfach bedienen und bieten für die verschiedenen Arbeitsschritte jeweils einen Assistenten an. Dazu sind Unternehmen durch die laufend eingespielten Updates auch rechtlich auf der sicheren Seite.

Basisfunktionen einer Software für Lohn- und Gehalt

Um eine rechtssichere Lohn- und Gehaltsabrechnung zu ermöglichen, sollte ein Programm über alle grundlegenden Funktionen verfügen. Hierzu gehört die Abrechnungsmöglichkeit für alle Lohnformen wie Stundenlöhne, Festbezüge, Mini-Jobs und Gleitzone im Niedriglohnbereich. Dazu sollte die Software einen Assistenten zur Berechnung der gängigen Möglichkeiten für die betriebliche Altersvorsorge besitzen. In jedem Fall enthalten sein sollten Direktversicherung, Pensionsfonds und Riester-Rente. Dazu sollte eine gute Software noch weitere Funktionen wie Fehlzeitenverwaltung, Krankenkassenverwaltung oder eine Betriebsstättenverwaltung.

Auf ausreichende Schnittstellen achten

Ein wichtiges Kriterium bei der Entscheidung für eine Lohn- und Gehalt Software sind die vorhandenen Schnittstellen um Unterlagen und Daten an die beteiligten Stellen zu übertragen. Hierzu gehört unter anderem die Datenübermittlung der Beitragsnachweise, Beitragserhebungen für Versorgungswerke sowie die Sozialversicherungsmeldungen. Dazu bieten die meisten Programme einen Datenzugriff und -export für das Finanzamt, um Betriebsprüfungen schnell und einfach durchführen zu können.

Wichtig- ein schneller Support

Ein entscheidender Punkt ist auch der Support, den der Hersteller bietet. Gerade bei der Neuanschaffung eines Lohn- und Gehalt Programms kommt es zu vielen offenen Fragen. Diese sollten im Rahmen eines telefonischen Supports schnell beantwortet werden können. Vielfach werden zu den verschiedenen Programmen auch Seminare oder Online-Schulungen angeboten. Dazu müssen natürlich regelmäßige Updates beispielsweise bei gesetzlichen Änderungen erfolgen. Nur so ist sichergestellt, dass die Lohn- und Gehaltsabrechnung auch jederzeit rechtssicher vonstattengeht.

Lohn- und Gehaltsabrechnung an einen Dienstleister auslagern

Eine weitere Möglichkeit ist die Lohn- und Gehaltsabrechnung von einem externen Dienstleister erledigen zu lassen. Dieser erledigt dann die komplette Abwicklung der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Nach einer einmaligen Umstellung müssen dem Dienstleister dann nur doch die anfallenden Änderungen mitgeteilt werden. Allerdings hat diese Form der Lohn- und Gehaltsabrechnung auch einige Nachteile. So können Unternehmen nicht mehr so schnell auf anfallende Änderungen reagieren. Kommt es beispielsweise zu einem Fehler bei einer Abrechnung, muss die Änderung zuerst an den Dienstleister gemeldet werden. Dies ist gerade für den betroffenen Mitarbeiter sehr ärgerlich. Zudem müssen trotz der Auslagerung noch einige Arbeiten wie das Führen von Stundenzetteln selbst übernommen werden.

Konsequenzen aus Fehlern bei der Lohnabrechnung

Kommt es bei der Abrechnung von Lohn- und Gehalt, so kann dies für das Unternehmen unangenehme Folgen haben. So ist der Arbeitgeber beispielsweise dafür verantwortlich, dass die Lohnsteuer korrekt an das Finanzamt abgeführt wird. Wird beispielsweise zu wenig abgeführt so muss die Differenz wieder vom Arbeitnehmer zurückgeholt werden. Etwas anders verhält es sich bei der Sozialversicherung. Hier ist der Arbeitgeber Schuldner gegenüber den Sozialversicherungsträgern. Versäumt er es beispielsweise die Sozialabgaben einzubehalten, so ist eine Nachforderung gegenüber dem Arbeitnehmer ind er Regel nur bei den folgenden drei Lohn- oder Gehaltszahlungen möglich. Bei eigenem Verschulden muss er anschließend selbst für die zu wenig eingezogenen Abgaben aufkommen.

Worauf es bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung noch ankommt

Im Sinne eines guten Betriebsklimas sollten Unternehmen stets darauf achten, dass die Lohn- und Gehalt stets transparent und für den Arbeitnehmer nachvollziehbar abgerechnet werden. Dazu ist natürlich auch die Pünktlichkeit ein entscheidender Faktor bei der Abrechnung. Die Löhne und Gehälter sollten in jedem Fall zum vereinbarten Zeitpunkt auf den Konten der Mitarbeiter sein.

 

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