Gehalts- und Lohnabrechnung

Löhne und Gehälter richtig buchen

10. September 2010

Die Lohn- und Gehaltsbuchhaltung ist im Sinne der Buchführung eine sogenannte Nebenbuchhaltung. Wer nun aber glaubt, dass diese gesonderte Abteilung dementsprechend nur eine Nebentätigkeit und wenig arbeitsintensiv ist, der liegt hier in der Regel falsch. Je nach Größe des Unternehmens sind im Lohnbüro oftmals gleich mehrere Mitarbeiter damit beschäftigt, die monatlichen Löhne und Gehälter richtig und auch pünktlich anzuweisen.

Das regelmäßige Entgelt für die Nutzung der menschlichen Arbeitskraft und die darüber hinaus zu leistenden Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung stellen für das Unternehmen Aufwände dar, die entsprechend ausgezahlt und auch gebucht werden müssen. Pauschalisierte Zahlungen sind in der Regel hier nicht möglich, sodass hier individuell für jeden Mitarbeiter eine eigene und ganz persönliche Berechnung des Lohns oder Gehalts zu erfolgen hat. Auch innerhalb der einzelnen Monate sind Schwankungen durchaus möglich und erfordern diesbezügliche Berücksichtigung und Änderung.

In der Regel wird im Lohnbüro für jeden einzelnen Mitarbeiter ein eigenes Lohn- oder Gehaltskonto angelegt. Dieses beinhaltet die individuellen Daten hinsichtlich des Bruttoarbeitslohnes, der Steuerklasse, der Freibeträge, des Lohnauszahlungszeitraumes, der Beiträge zur Sozialversicherung und auch der sonstigen Abzüge und Auszahlungen. Was jedoch auf der daraus resultierenden Lohnabrechnung recht einfach aussieht, erfordert von den Mitarbeitern der Lohnbuchhaltung eine Vielzahl an unterschiedlichen Buchungen und auch Zahlungen.

Um ein Arbeitsentgelt richtig buchen zu können, müssen in der Regel mehrere Konten angelegt werden. Neben den einzelnen Lohn- und Gehaltskonten sind dies beispielsweise Konten für die Verbindlichkeiten gegenüber dem Finanzamt, die Konten für die Verbuchung der Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung, Beitragsvorauszahlungskonten, Konten für die Verbindlichkeiten der Sozialversicherungsträger und natürlich auch ein Bankkonto, für die monatlichen Auszahlungen der Löhne und Gehälter und aller anderen Zahlungen.

Die diesbezüglichen Buchungen sehen dann folgendermaßen aus:

  1. Lohn/Gehalt an Verbindlichkeiten gegenüber dem Finanzamt (Lohnsteuer, Kirchensteuer, Solidaritätszuschlag)
  2. Lohn/Gehalt an Verbindlichkeiten gegenüber den Sozialversicherungsträgern
  3. Lohn/Gehalt an Bank (Zahlung)
  4. Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung an Verbindlichkeiten gegenüber den Sozialversicherungsträgern (Renten-, Arbeitslosen- und Krankenversicherung und Pflegeversicherung)
  5. Beitragsvorauszahlungen der Sozialversicherungsbeiträge an Bank (Zahlung)
  6. Verbindlichkeiten gegenüber dem Finanzamt an Bank (Zahlung)

Neben einer pünktlichen Auszahlung der Löhne und Gehälter stellen darüber hinaus auch Krankenkassen und Finanzämter Regelungen auf, an die sich das Lohnbüro unbedingt halten muss. So müssen beispielsweise die Beitragszahlungen der Sozialversicherungsträger bereits am drittletzten Bankarbeitstages des Fälligkeitsmonats (der Lohn- und Gehaltszahlung) anhand eines Beitragsnachweises angezeigt und abgeführt werden. Da diese Zahlung jedoch schon vor der Auszahlung des Arbeitsentgeltes erfolgt, kommt es manchmal hier zu Differenzen, die entsprechend umgebucht werden müssen. Wurden mehr Sozialversicherungsbeiträge abgeführt, als die Gehaltsabrechnungen erforderten, sieht diese Buchung sieht wie folgt aus:

  1. Verbindlichkeiten gegenüber den Sozialversicherungsträgern an Beitragsvorauszahlungen der Sozialversicherungen

Nach der Lohn- und Gehaltsabrechnung müssen dem zu Folge die Sozialversicherungskonten gegenübergestellt werden. Die mögliche Differenz wird daraufhin mit der Beitragszahlung des folgenden Monats verrechnet.

In den meisten Unternehmen werden die jeweiligen Beiträge zur Sozialversicherung (Krankenkasse, Rentenversicherung etc.) nicht einzeln abgeführt, sondern auf einer sogenannten Entgeltliste kumuliert. Dieser Sammelbeleg ist meist auch gleich Buchungsbeleg. Ähnlich verhält es sich mit den Zahlungen an die zuständigen Finanzbehörden. Auch hier werden alle Beiträge komplett überwiesen und meist auch gebucht.

Obwohl die meisten Unternehmen für die Buchungen der Löhne und Gehälter auf spezielle Buchführungssoftware zurückgreifen können, müssen trotzdem für jeden Mitarbeiter individuelle Eingaben gemacht werden. Erst dann kann sichergestellt werden, dass das ausgezahlte Entgelt seine Richtigkeit hat.

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