Controlling

Operatives und strategisches Controlling in der Buchhaltung

4. September 2012

Operatives ControllingZahlreiche Unternehmen befinden sich in einer kritischen Situation, ohne es zu wissen. Sehr häufig wird nämlich erst dann bemerkt, dass etwas unternommen werden muss, wenn Klienten abwandern, Darlehen abgelehnt werden, das Auslieferungslager mit Expeditionstop droht oder Kreditgeber immer mehr Druck auf die Firma ausüben.

Doch so schlimm muss es gar nicht werden. Um rechtzeitig die Entstehung von Firmenkrisen zu erkennen, bedarf es eines operativen und strategischen Controllings. Dieses Controlling hat nämlich die umfassende Aufgabe, der Unternehmensleitung Geldverhältnisse, Entwicklungen, Ausgaben und organisatorische Probleme umgehend verständlich zu machen und dazulegen und somit zu einer höheren Sparsamkeit und Leistung beizutragen. Ein ratsames und erfolgreiches Vorgehen, das kleinere und mittlere Unternehmen jedoch viel zu selten nutzen. Das Resultat: Sie reagieren auf Wirtschaftslage und Notsituation oft viel zu spät.

Als Basis für das operative und strategische Controlling dient grundsächlich die Buchhaltung eines Betriebes. Hier, im Teilbereich der Buchführung, wird das Controlling in operatives und strategisches Controlling geteilt, um das operative Controlling mit strategischen Analysen zu ergänzen.

Informationen sind für ein erfolgreiches Controlling unabdingbar

In das operative Controlling können Informationen aus unterschiedlichen Abteilungen eines Unternehmens aufgenommen werden, die es ermöglichen, rechtzeitig problematische Bereiche in der Firma zu erkennen. Hierbei sollte jedoch stets beachtet werden, dass Infos aus anderen Firmengebieten möglichst vor der Bildung der Buchführungsdaten vorliegen. Beispielsweise die Daten der Auftragseingänge, denn diese werden in der Buchhaltung zunächst nicht berücksichtigt. Die Buchhaltungsabteilung erhält in der Regel nämlich erst dann die Daten über eine Anforderung, wenn der Auftrag bereits erledigt und in Rechnung gestellt wurde.

Auch andere Informationen können Auskunft über die Fortschritte des Unternehmens und die aktuelle wirtschaftliche Situation bieten. So ist beispielsweise die Anzahl der Klienten-Kontakte, der Neukunden oder der Rückgaben (innerhalb eines bestimmten Zeitraumes) eine Möglichkeit, um zu erfahren, wie die Erzeugnisse und Leistungen des Unternehmens am Markt angenommen werden.

Warum ist Controlling so wichtig?

Strategisches und operatives Controlling ist für alle Firmen in guten wie auch in schwierigen Situationen äußerst wichtig. Gutes strategisches und operatives Controlling kann ein Unternehmen davor bewahren Schaden zu nehmen und es hilft in Notsituationen, die richtige Lösung zu finden und den richtigen Weg zu verfolgen. Ein System, das ein strategisches und operatives Controlling enthält, ist hier eine große Orientierungshilfe für das Unternehmen. Darüber hinaus können die Informationen aus diesen Analysen zur Planung und Realisierung von Beratereinsätzen genutzt werden. So kann bei Fragen über die aktuelle und reale Lage der eigenen Firma oder der zukünftigen Vorgehensweise ein Berater hinzugezogen werden, ohne dass dieser noch einmal weitere Prüfungen durchführen muss.

Welchen Unterschied gibt es zwischen dem operativen und strategischen Controlling in der Buchhaltung?

Strategisches und operatives Controlling differenzieren sich in ihren Ausgangspunkten, sind aber trotzdem eine Ergänzung zueinander. Voraussetzung für ein gutes operatives und ein strategisches Controlling ist, dass die beiden sich mit Angelegenheiten wie Arbeitsverfahren, Fabrikatinnovationen aufgrund veränderter Klientenbedürfnisse, Arbeitskräfte-Entwicklung überwiegen sowie mit der Neukundengewinnung und der Analyse neuer Informationsquellen beschäftigen. Die gewöhnliche Analyse von Stärken und Schwächen der Firma gehört auch zu den Pflichten des strategischen Controllings.

In dem operativen Controlling geht es hingegen vor allem um die Tagesgeschäfte und um die Entwicklung von wichtigsten Daten. Hierbei muss man beachten, dass nur so viele Daten zusammengebracht und ausgewertet werden, wie wirklich für die Leitung des Unternehmens notwendig sind. So kann der Controller besonders in kleinen und mittelgroßen Betrieben schnell auch eine Schwachstelle der verwendeten Schemen feststellen. Sehr oft werden jedoch zu wenig oder auch zu viele Informationen gespeichert und ausgewertet, ohne wirklich auf deren Wichtigkeit für das Unternehmen zu achten.

In der Regel ist es ausreichend, ein Unternehmen auf Basis von bis zu 30 Zahlenwerten zu leiten. Weitere Prüfungen können immer dann erstellt werden, wenn es benötigt bzw. ratsam ist. Dies spart viel Zeit, besonders in kleinen und mittleren Firmen, in denen kein operatives und kein strategisches Controlling durchgeführt wird.

Grundsätzlich lässt sich jedoch sagen, dass eine Zusammenstellung von strategischem und operativem Controlling und auch regelmäßige Controller-Einsätze das Beste für die Existenzsicherung eines Unternehmens darstellen.

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