Buchhaltungssoftware

Digitale Buchführung – Die Buchführung der Zukunft

15. September 2011

Das Erledigen der Buchführung ist für viele Einzelunternehmer eine lästige und meist auch zeitraubende Pflicht, die nur zu gerne immer weiter in die Ferne geschoben wird. In vielen Fällen, so zeigt die Erfahrung, werden die Belege erst dann zusammen gesucht, wenn die Abgabefrist für die Steuererklärung näher rückt und ein Aufschieben nun kaum mehr möglich ist.

Die Buchführung der Zukunft soll an diesem Punkt ansetzen und dem Unternehmer eine Vereinfachung für die Erstellung der eigenen Buchführung bieten. Die Rede ist von der so genannten digitalen Buchführung, die schnell und bequem erledigt ist und somit auch Zeit und Geld spart.

Die digitale Buchführung benötigt nur ein Faxgerät oder einen Scanner

Um alle im Betrieb anfallenden Papiere, Quittungen und Belege digitalisieren zu können, benötigt der…

Unternehmer lediglich ein Faxegerät oder einen Scanner, damit alle Belege zur weiteren Verarbeitung zur Verfügung gestellt werden können. Diese Form der Buchführung und der Dokumentenverwaltung liegt im Trend und wird von immer mehr Unternehmen und Personengesellschaften praktiziert.

Vorteile der digitalen Buchführung

Schaut man sich das Prozedere der digitalen Buchführung einmal genauer an, dann wird schnell klar, wo die Vorteile bei dieser Art von Buchführung liegen. Zum einen ist die monatliche oder auch jährliche Buchhaltung nämlich mit nur wenigen Klicks erledigt, zum anderen gibt es hierfür meist auch kostenlose und gesicherte Softwareprodukte, die die Übertragung der Daten absolut zuverlässig übernehmen können. Und das Beste: Die jeweilige Erfassung und auch die Zuordnung der Belege erfolgt immer umgehend nach Übertragung.

Unternehmen, die mit der digitalen Buchführung agieren profitieren dem zu Folge von der Sicherheit des digitalen Dokumentenarchivs und auch von der problemlosen Übermittlung aller Daten. Des Weiteren wird bei der digitalen Buchführung meist auch ein hohes Maß an Recherchemöglichkeit geboten, eine kurzfristige Prüfbarkeit der Belege , die Ablage der Belege nach Kundenwünschen und entsprechend auch eine optimale und auch zeitnahe Auswertung der jeweiligen Dokumente und der Wegfall des Belegtransports.

Die Buchführungsinformationen sind für die Unternehmen dann in der Regel jeder Zeit abrufbar und auch die Feedbacks erfolgen meist just-in-time. Auch das Gebiet des Controllings ist mit der digitalen Buchführung wesentlich einfacher und auf persönliche Bedürfnisse des Unternehmers abstimmbar.

Digitale Buchführung – Belege können sofort bearbeitet werden

Wer sich für die Nutzung der digitalen Buchführung entscheidet, der benötigt, wie oben erwähnt, in der Regel lediglich ein Faxgerät oder einen Scanner, um die Belege zu übermitteln. Hiermit werden die Buchungsbelege dann an das Rechenzentrum der DATEV gesendet, deren Mitarbeiter nun umgehend mit der Bearbeitung der Datensätze beginnen kann. Alle Belege werden hier dann digitalisiert und auch abgelegt. Die Originalbelege hingegen können beim Unternehmen bleiben, was für wesentlich weniger Arbeit sorgt.

Erfassen und Übermitteln der Belege bei der digitalen Buchführung ist in nur wenigen Schritten erledigt

Wer seine Buchhaltungsbelege digital gescannt versenden möchte, der benötigt entsprechend auch einen Internetanschluss, um die gescannten Daten anschließend dann auch verschicken zu können. Dies sind also die ersten Schritte, die für die Bearbeitung der Buchhaltungsdokumente in digitaler Form nötig sind. Wer das Faxgerät zur Übermittlung wählt, hat es hier natürlich etwas leichter und benötigt nicht zwingend auch den Rechner. Der Kunde erhält in diesem Fall eine eigens für ihn hinterlegte Faxnummer, sodass die Buchungsbelege jederzeit auch dem jeweiligen Kunden zugeordnet werden können. Das anschließende Sortieren der Belege kann dann entweder vom Kunden selbst oder aber von den Mitarbeitern der DATEV vorgenommen werden. Vorkenntnisse sind hier in der Regel nicht notwendig, da sowohl die Datenübertragung als auch die Weiterverarbeitung und Archivierung der Belege keinen hohen Schwierigkeitsgrad aufweisen und auch keine umfangreichen Vorkenntnisse erforderlich werden lassen. Von daher ist die digitale Buchführung zumindest immer eine gute Option, wenn es darum geht, die eigene Buchführung zu erledigen.


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