Buchhaltungssoftware

Digitale Belege haben Einzug in die Buchhaltungsabteilungen gehalten

15. Juni 2012

Digtale Belege in der Buchhaltung

Digitale Belege

Die Buchführung gehört zu den ältesten wirtschaftlichen Vorgängen überhaupt und das noch heute übliche Modell der sogenannten doppelten Buchführung stammt bereits aus dem Italienischen im Mittelalter.

Die Buchführung an sich dient dem jederzeit möglichen Überblick über die Vermögenslage und die Erfolge eines Unternehmens. Einmal im Jahr, so ist es nach wie vor Gesetz, muss mittels einer Bilanz das Ergebnis der Buchführung ermittelt werden. Vereinfacht geht es hier um eine Gewinn-und Verlustrechnung, die gegenübergestellt wird.

Für wen ist die Buchhaltung wichtig?

Die Antwort ist leicht beantwortet: Vor allem für den Unternehmer selbst. Denn auch beim kleinsten Geschäft kann man nicht alle Vorgänge im Kopf behalten. Steht eine Entscheidung an, so muss es auf einen Blick möglich sein zu prüfen, wie das Unternehmen aufgestellt ist. Aber auch Kapitalgeber verlangen von Zeit zu Zeit eine solche Zwischenrechnung, damit sie wissen, wie wirtschaftlich ihr Geld arbeitet. Auch die Mitarbeiter werden in aller Regel so über den Stand des Unternehmens informiert. Auch außerhalb des Unternehmens gibt es Interessenten für die Bilanzen. So Banken, Gläubiger, das Finanzamt oder, bei großen Unternehmen, auch die Öffentlichkeit.

Was sind die Grundpfeiler einer korrekten Buchführung?

Das sind hauptsächlich die Belege. Ohne diese ist keine Buchhaltung möglich. Dabei wird früher wie heute betont, dass ohne einen entsprechenden Beleg keine Buchung erfolgen kann. Diese müssen dann für bestimmte Zeiträume aufbewahrt werden. Das können Rechnungen oder Quittungen sein, Lohnabrechnungen oder Anderes. Aber es muss nachvollziehbar sein, dass zu jeder Buchung ein Beleg gehört.

Zudem gibt es dafür einige Grundsätze der Organisation. Dazu gehört nicht nur, dass zu jeder Buchung ein Beleg vorhanden sein muss, sondern auch, dass diese vollständig sein müssen, fortlaufend nummeriert und auch zeitnah erfasst sein müssen. Ein System soll dafür Sorge tragen, dass auch ein Betriebsfremder mit der Buchhaltung zurecht käme.

Die Erneuerung der Buchführung im Zeitalter der Elektronik

Auch und vor allem in den Büros haben die Computer vieles verändert. Fast alles wird heute in elektronischen Belegen erfasst. Hierfür gibt es „Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme“, die Beachtung finden müssen. Der Begriff „Buch“, der daher stammte, dass alle Vorgänge schriftlich festgehalten wurden, ist auch heute noch geblieben, auch wenn es sich um elektronische Belege handelt.

Der Computer im Büro

Heute werden alle Vorgänge der Buchhaltung mit dem Computer erledigt. Es werden Rechnungen geschrieben und Quittungen, Belege ausgedruckt und vieles mehr. Allerdings hat das wenig daran geändert, dass Belege beim Steuerberater und beim Finanzamt eingereicht werden müssen, eine korrekte Buchhaltung stattfinden muss und auch die Kontenbewegungen nach wie vor ausgeführt sein müssen, wie das früher schon der Fall war.

Die digitale Buchführung

Was aber auf alle Fälle effektiver geworden ist, sind die Vorgänge, die zwischen dem Unternehmer und dem Steuerberater nötig sind. Eine aktuellere Art der Buchführung ist hier durch die digitalen Belege möglich. Der logistische Aufwand kann reduziert werden, indem die Belege digitalisiert und verschickt werden. Die originalen Belege sind in der Firma nach wie vor vorhanden. Auch die gesamten Abwicklungen mit Banken erfolgen heute meist digital. Während die Bankkonten (privat und geschäftlich) online geführt werden, erhält man auch Kontoauszüge und sonstige Belege online und nicht mehr per Post. Ob man diese dann ausdrucken muss oder nicht, kommt auf das betriebsinterne Ablagesystem an.

Um die digitale Buchhaltung durchführen zu können, ist nur die normale Büroausstattung nötig mit Scanner und Internet. Die Belege werden mit dem Steuerbüro digital und online ausgetauscht. Dies verspricht vor allem schnellere Arbeitsabläufe beim Steuerberater und in der Firma. Zudem sind müssen die Belege nicht aus der Hand gegeben werden, was für viele Unternehmen eine Einsparung bedeutet. Denn oft wurden diese kopiert, bevor sie weggegeben wurden, um im Bedarfsfall damit arbeiten zu können. Zwar beideutet die Arbeit mit den digitalen Belegen eine Umstellung, aber die Vorteile überwiegen zweifelsohne.

Die Büroarbeit konnte dank Computer und Internet sehr weit vereinfacht werden, und bekommt nun mit der digitalen Buchführung eine weitere Vereinfachung zur Verfügung gestellt. So wie Rechnungen nicht mehr per Hand geschrieben werden müssen, so muss auch die Zuarbeit für den Steuerberater nicht mehr aufwendig sein.

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