Buchhaltungssoftware

Buchhaltungssoftware richtig und sinnvoll einsetzen

6. Juni 2013

Buchhaltungssoftware Lexware Buchhalter plusEgal ob Selbstständiger, Freiberufler oder größeres Unternehmen, der Aufwand, den eine ordnungsgemäße Buchführung in Anspruch nimmt, ist enorm. Gerade kleinere Unternehmen, die über keine eigene Buchhaltungsabteilung verfügen, geben oftmals viel Geld für einen Steuerberater aus. Mit der richtigen Buchhaltungssoftware können diese Aufgaben mit relativ geringem Aufwand auch selbst übernommen werden. Dazu haben Unternehmer jederzeit einen genauen Überblick über die eigenen Finanzen und können mögliche Risiken im Vorfeld besser einschätzen und so früher reagieren.

Stationäres Programm oder Online-Portal?

Eine Buchführungssoftware lässt sich in zwei unterschiedliche Kategorien einteilen. Zum einen gibt es Programme, die stationär auf dem Rechner installiert werden und zum anderen kann die Buchführung auch über ein Online-Portal erledigt werden. Der Vorteil von solchen Portalen liegt darin, dass unabhängig vom jeweiligen Standort auf die Daten zugegriffen werden kann. Dies ist beispielsweise auch von Smartphone aus möglich. Hierfür wird zumeist eine monatliche Gebühr berechnet. Bei einer stationären Software richtet sich Preis nach em Umfang und den vorhandenen Funktionen der Buchhaltungssoftware. Damit mehrere Personen gleichzeitig damit arbeiten können, wird eine serverbasierte Lösung benötigt.

Leistungsumfang einer Buchhaltungssoftware

Die meisten Hersteller bieten Buchhaltungssoftware an, die individuell auf den jeweiligen Bedarf zugeschnitten ist. So gibt es beispielsweise spezielle Programme für Selbstständige oder Freiberufler oder auch für größere Unternehmen. Bei letzterer ist zumeist auch die Lohn- und Gehaltsabrechnung integriert. Neben einer einfachen Einnahme-Überschussrechnung lassen sich mit der richtigen Buchhaltungssoftware auch Bilanzen mit wenigen Mausklicks erstellen. Eine Bilanz muss immer dann erstellt werden, wenn der Gewinn über 50.000 Euro bzw. der Umsatz über 500.000 Euro liegt. Da eine Buchhaltungssoftware in erster Linie von Selbstständigen und Freiberuflern eingesetzt wird, ist sie so ausgelegt, dass zur Nutzung keine besonderen Buchhaltungskenntnisse erforderlich sind. Hilfsassistenten führen den Nutzer Schritt für Schritt durch das Programm geführt, wobei alle Buchungen im Hintergrund ablaufen. Wird beispielsweise eine Rechnung erstellt, so wird der entsprechende Betrag auch direkt verbucht. Dies gilt auch bei etwaigen Zahlungseingängen. Für regelmäßig anfallende Buchungen können Vorlagen erstellt werden, sodass diese in wenigen Mausklicks erledigt sind. Dazu lassen sich mit der Buchhaltungssoftware jederzeit Berichte und Statistiken erstellen. Mit der Buchhaltungssoftware behält der Unternehmer jederzeit den Überblick über die eigenen Ausgaben und die noch zu erwartenden Geldeingänge. Finanzielle Engpässe lassen sich auf diese Weise schon sehr frühzeitig erkennen.

Kriterien zur Auswahl der richtigen Buchhaltungssoftware

Das Angebot an Programmen ist groß, sodass es nicht immer einfach ist, die für ein Unternehmen beste Buchhaltungssoftware zu finden. Zunächst sollte man sich genaue Gedanken darüber machen welche Anforderungen an das Programm gestellt werden und welche Aufgaben mit diesem erledigt werden sollen. So ist es beispielsweise möglich, nur die vorbereitenden Buchungen mit dem Programm zu erledigen und den Jahrsabschluss durch einen Steuerberater erstellen zu lassen. In diesem Fall reicht zumeist eine kleinere Lösung aus. Wichtig ist in jedem Fall, dass die Software über die notwendigen Schnittstellen verfügt. Über diese können dann die Daten direkt an den Steuerberater oder das zuständige Finanzamt übermittelt werden. Seit dem 01.01.2013 dürfen Umsatzsteuervoranmeldungen nur noch auf elektronischem Wege an die Finanzbehörden gesendet werden. Unternehmen die bilanzieren sind zudem verpflichtet, eine E-Bilanz zu erstellen. Mit einem entsprechenden Programm ist dies ohne größeren Aufwand innerhalb kurzer Zeit erledigt. Sollen auch Bilanzen mit der Buchhaltungssoftware erstellt werden, so muss der Leistungsumfang etwas größer sein. So wird auf alle Fälle ein Abschreibungsrechner benötigt. Das Wichtigste ist jedoch eine möglichst einfache und nachvollziehbare Benutzerführung.

Verschiedene Programme testen

Ein Wechsel der Buchhaltungssoftware ist zumeist mit einigem Aufwand verbunden. So lassen sich die Daten nicht immer von einem auf das andere Programm übertragen. Deshalb ist es ratsam, verschiedene Softwareprogramme zu testen. Die meisten Anbieter ermöglichen eine kostenlose Testphase von 30 Tagen. In diesem Zeitraum können dann alle vorhandenen Funktionen ausgiebig getestet werden. Ist man mit einem Programm zufrieden, kann gegen Zahlung der Lizenzgebühr einfach nach dem Testzeitraum weitergearbeitet werden. Die bereits getätigten Vorgänge und Buchungen bleiben dabei voll erhalten. Vor dem Kauf einer Buchhaltungssoftware sollte zudem darauf geachtet werden, dass der Anbieter regelmäßige Updates einspielt und das Programm bei eventuellen Gesetzesänderungen ebenfalls aktualisiert.

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

*

*