Buchhaltungssoftware

Buchhaltungssoftware abgestürzt – was nun?

9. September 2013

Buchhaltungssoftware

Eine ordnungsgemäße Buchhaltung ist in jedem Unternehmen von zentraler Bedeutung. Dabei spielt es auch keine Rolle, ob es sich um ein kleines oder um ein umsatzsteuerpflichtiges Unternehmen handelt. An der Buchhaltung ist abzulesen, wie es sich mit den Gewinnen und Verlusten eines Unternehmens verhält. In der Buchführung werden alle Transaktionen, also sowohl Einnahmen als auch Ausgaben chronologisch aufgeführt. Der Unternehmer kann sich dabei aussuchen, ob er die Aufgabe der Buchführung selbst übernimmt, oder ob er diese vertrauenswürdige und mitunter komplexe Aufgabe in die Hände eines qualifizierten Buchhalters gibt. Diese Entscheidung ist auch immer von den Kosten abhängig. Ein ausgebildeter Buchhalter ist jedoch in der Materie zuhause und übernimmt nicht nur die Aufgabe, die Buchführung zu realisieren, er nimmt auch eine beratende Funktion ein. So kann er die Führungsriege entsprechend beraten, welche Investitionen vielleicht aufgrund der aktuellen Lage später getätigt werden sollten.

Die Buchhaltung mittels einer Software realisieren

Viele Unternehmen haben sich mittlerweile dazu entscheiden, die Buchführung mit tatkräftiger Unterstützung einer Buchhaltungssoftware zu realisieren. Aktuelle Softwareanwendungen auf dem Markt arbeiten zuverlässig und kennen die Posten, mit welchen es ein Unternehmen in seinem beruflichen Alltag zu tun hat. Doch natürlich sind externe Softwarelösungen, die auf dem Computer installiert werden nicht vor allen Risiken geschützt. So kann eine Software auch immer ausfallen. Dann ist der Unternehmer aufgeschmissen, wenn er nicht entsprechend vorgesorgt hat. Bei einem Softwareausfall können sensible Daten verloren gehen. Dies kann für das Unternehmen mit schwerwiegenden Konsequenzen verbunden sein. Denn auch, wenn es sich nicht um die aktuelle Buchführung eines Abrechnungszeitraumes handelt, sondern um die des letzten Jahres, kann der Unternehmer in Schwierigkeiten geraten. Von Gesetzeswegen her ist jedes Unternehmen dazu verpflichtet, die geführten Bücher über einen gewissen Zeitraum aufzubewahren. Jedes Unternehmen ist also dazu angehalten, die mit der Buchhaltungssoftware verarbeiteten Daten zu sichern.

Die Datensicherung auf externen Speichermedien vollziehen

Jede Buchhaltungssoftware verfügt in der Regel über eine sogenannte Archivfunktion. In dieser können ältere Datensätze und Vorgänge abgespeichert werden. Dieses Archiv sollte von Zeit zu Zeit auf ein externes Speichermedium ausgelagert werden. Hier ist beispielsweise eine externe Festplatte zu empfehlen. Wichtig ist, dass das Speichermedium, auf welchem die Daten der Buchführung gesichert werden, räumlich getrennt vom Unternehmen aufbewahrt werden, um sich bei größeren Schäden und Katastrophen vor einem Datenverlust zu schützen. Zu empfehlen ist beispielsweise ein Bankschließfach.

Verloren geglaubte Daten wiederherstellen lassen

Nicht immer ist ein Datenverlust mit einem Ausfall der Buchhaltungssoftware verbunden. Oftmals können die Daten wiederhergestellt werden. Diesen Prozess sollte der Unternehmer jedoch nur eigenständig durchführen, wenn er sich sowohl mit der Buchführung als auch mit der Funktionsweise von Softwareanwendungen auskennt. Ansonsten ist es ratsam, einen IT-Experten hinzuzuziehen. Dieser weiß dann genau, welche Schritte er in die Wege leiten muss, um die verloren geglaubten Daten der Buchführung wiederherzustellen.

Eine Kopie auf Papier ablegen

Viele Softwarelösungen im Bereich der Buchhaltung verfügen zudem über eine Druckfunktion. Hier hat der Unternehmer die Möglichkeit, verschiedene Datensätze, wie etwa die Jahresbilanz oder einen Quartalsbericht auszudrucken. Diese Funktion sollte auch genutzt werden, um für den Fall des Falles entsprechend abgesichert zu sein. Natürlich geht in großen Unternehmen, in welchen die Buchführung etwas umfangreicher ist, ein hoher Papierverbrauch damit einher. Diese Kosten sind jedoch im Verhältnis zum Datenverlust deutlich geringer.

Auf webbasierte Anwendungen setzen

In Zeiten moderner Kommunikationsmittel und des Internets steht Unternehmen noch eine weitere Möglichkeit zur Verfügung, sich vor einem Datenverlust zu schützen. So gibt es sogenannte Cloud-Lösungen, in denen die Buchführung entweder abgespeichert oder gleich realisiert wird. Es gibt verschiedene Datenspeicher, die auf stabilen Servern laufen. Diese Speicher können von jedem Menschen genutzt werden. Hier können Filme, Bücher oder eben auch Dokumente aus dem unternehmerischen Bereich abgespeichert werden. Allerdings ist der zur Verfügung stehende Speicherplatz dabei zu beachten. Der Unternehmer sollte sich, entscheidet er sich für eine derartige Variante auch umfassend über den Anbieter erkundigen. Eine Cloud-Anwendung für die Realisierung oder Sicherung der Buchführung bietet einerseits den Vorteil, dass von überall aus auf der Welt darauf zugegriffen werden kann. Andererseits ist ein Datenverlust nahezu ausgeschlossen. Sollte beim Anbieter der Cloud doch einmal ein Server ausfallen, ist nicht gleich mit einem Verlust der Buchführung zu rechnen, da es weitere Server gibt, die dann einspringen und auf welchen eine Kopie der gespeicherten Daten vorliegt, die dann verwendet werden kann.

 

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