Buchhaltungssoftware

Buchführung in der Cloud

12. September 2013

Buchhaltung Cloud Computing

War es früher gang und gäbe, die Buchführung von Hand auf Papier zu realisieren, so entscheiden sich mittlerweile immer mehr Unternehmen dazu, externe Softwareanwendungen oder webbasierte Lösungen zu nutzen. Dadurch entstehen jedem Unternehmen verschiedene Vorteile. Zum einen lassen sich Zeit und Kosten einsparen. Da in einer elektronischen Buchführung die verschiedenen Posten, mit welchen sich ein Unternehmen konfrontiert sieht, nicht mehr von Hand eingetragen werden müssen, liegt es am Buchhalter, nur noch die entsprechenden Zahlen zu ergänzen. So kann bereits viel Zeit eingespart werden. Auch die Kosten verhalten sich bei einer digitalen Buchführung deutlich geringer.

Was Cloud-Lösungen leisten können

Wird die Buchführung in der Cloud realisiert, entstehen verschiedene Vorteile. Da sich die Cloud, also der Datenspeicher ja online befindet, kann der Unternehmer von jedem internetfähigen Gerät aus auf seine Daten zugreifen. Auch kann der Buchhalter sich die Buchführung mit nach Hause nehmen und diese dort anfertigen, weil auch vom heimischen Computer der Zugriff gewährleistet ist. Durch diese Möglichkeit stellen sich Cloud-Lösungen als sehr flexibel heraus. Das Zeitmanagement in Unternehmen kann freier gestaltet werden und an aktuelle Prozesse angepasst und auf diese abgestimmt werden.

Hilfe und Tutorials nutzen

Handelt es sich beim Unternehmen um eine kleine Firma, die kurz nach der Existenzgründung steht, ist die Buchführung oftmals ein komplexes und schwieriges Thema. Das Fachwissen, welches für die ordnungsgemäße Realisierung notwendig ist, muss sich in den meisten Fällen erst noch erarbeitet werden. Zu Beginn ist es Unternehmern daher empfohlen, mit einem fachlich versierten Steuerberater zusammenzuarbeiten. Dieser weiß, worauf es ankommt, und kann individuelle Tipps und Ratschläge geben. Eine Cloud-basierte Anwendung hilft dem Unternehmer in Sachen Fachwissen weiter. Die externe Software ist bereits mit einigen wichtigen Informationen ausgestattet, die der Unternehmer bei der Erstellung der Buchführung nutzen kann. Auch verfügt die webbasierte Anwendung zumeist über Hilfeseiten und Tutorials, welche den Umgang mit dem System näher bringen. Hier findet der Unternehmer Antworten aufs eine Fragen.

Warum die Buchführung in der Cloud sicher ist

Den Service der Flexibilität, der Zeit- und Kostenersparnis und des komfortablen Umganges, bieten natürliche auch externe Softwareanwendungen, die einfach auf dem Computer des Buchhalters installiert werden können. Hierbei ist das Risiko, einen Datenverlust zu erleiden, jedoch ungleich höher. Sollte es zu einem Ausfall der Software kommen, können die Daten unwiederbringlich verloren gehen. Diese Konsequenzen möchte natürlich kein Unternehmer tragen. Die Cloud bietet hingegen eine weitaus höhere Datensicherheit. Grund dafür sind leistungsfähige und stabile Server, auf welchen der Unternehmer seine Daten ablegt respektive seine Buchführung realisiert. Diese Server befinden sich in einem starken Rechenzentrum und werden ständigen Kontrollen und Wartungen unterzogen. Fällt ein Server im Rechenzentrum aus, so kann der Cloud-Anbieter umgehend reagieren. Es gibt dort viele weitere Server, auf welchen Sicherheitskopien abgelegt sind. Die Daten des Unternehmers können also so gut wie gar nicht verloren gehen.

Worauf bei der Wahl der Cloud zu achten ist

Jedes Unternehmen, welches in den Genuss der Buchführung in der Cloud kommen möchte, sollte sich für die Wahl des richtigen Anbieters jedoch ausreichend Zeit einplanen. Leider ist auch dieser Markt nicht frei von schwarzen Schafen. Empfehlenswert ist es immer, wenn der Anbieter seinen Unternehmenssitz in Deutschland oder zumindest in der Europäischen Union hat. Weiterhin sollte der Unternehmer sich sicher darüber sein dürfen, dass er immer auf einen Ansprechpartner zurückgreifen kann, wenn er allgemeine oder spezielle Fragen zur Cloud hat. Der Anbieter der Cloud sollte auf seiner Webseite umfassend über seine Leistungen informieren. Dort sollte auch herauszufinden sein, an welchem Standort sich die Server befinden und ob diese leistungsfähig sind oder nicht.

Auf Referenzen achten

Natürlich spielt auch das Preisleistungsverhältnis eine entscheidende Rolle bei der Suche nach der besten Cloud-Lösung. Hier ist jedoch Vorsicht geboten. Der günstigste Anbieter ist nicht immer der beste. Der Unternehmer muss sich vorab vergewissern, dass die Cloud ausreichend Speicherplatz für seine Bedürfnisse zur Verfügung stellt. Es lohnt sich stets, in Meinungen und Erfahrungen anderer Unternehmen zu lesen. Diese können anhand ihrer eigenen Erfahrungen empfehlen, ob eine Cloud für die Realisierung der Buchführung zu nutzen ist oder nicht. Ein guter Support, eine benutzerfreundliche Bedienung, faire Preise, stabile Server und ein hohes Leistungszentrum machen also eine gute Cloud-Lösung für die Buchführung in Unternehmen aus.

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