Buchhaltungs-Lexikon

Die Grundsätze doppelter Buchführung und ihre Vor- und Nachteile

26. Oktober 2010

Doppelte Buchführung – Wahrheit und Klarheit sind hier Pflicht

Gute Frage! Schließlich liefert ja auch bereits die einfache Buchführung relevante Ergebnisse – verursacht sicher weniger Kosten als eine volle doppelte Buchführung – und kann genau wie diese zur Ermittlung eines unternehmerischen Jahresergebnisses herangezogen werden. Dies geschieht durch folgende grundlegende Berechnung: Endkapital abzüglich Anfangskapital zuzüglich Entnahmen abzüglich Einlagen. Diese relativ simple Art der Auswertung trägt in der steuerlichen und unternehmerischen Praxis die Bezeichnung „Einnahmenüberschussrechnung“ oder kurz EÜR. Die einfache Buchführung bietet sowohl Vorteile…

als auch Nachteile, in steuerlicher Hinsicht – und auch in Bezug auf die Standards der ordnungsgemäßen kaufmännischen Buchführung erweisen sieh allerdings beide als Nachteile zu Lasten der einfachen Buchführung.

Die zahlreichen Nachteile der einfachen Buchführung in Theorie und Praxis

Bei dieser Art der Buchhaltung kann das Jahresergebnisses durch Zahlungsverlagerung deutlich beeinflusst werden, darüber hinaus bietet die einfache Buchhaltung in Kombination mit der EÜR nur sehr begrenzte Auswertungsmöglichkeiten für den Unternehmer – beziehungsweise eben die Finanzbehörden, insbesondere die tatsächlich Höhe des Betriebsvermögens zu einem bestimmten Zeitpunkt bleibt meist im Unklaren. Auf Grund dieser Limitierungen ist die einfache Buchführung daher in Deutschland nur dann gestattet, wenn ein Betrieb nicht voll buchführungspflichtig ist. Kapitalgesellschaften, Kommanditgesellschaften und natürlich auch Aktiengesellschaften sind als stets zur doppelten Buchführung verpflichtet. Selbst für Unternehmen und Betriebe, die nicht der Pflicht zur doppelten Buchführung unterliegen, ist die einfache Buchführung aber nur in Ausnahmefällen sinnvoll, beispielsweise dann, wenn keine Kreditoren- und Debitoren-Buchhaltung vonnöten ist, kein Bedarf an tiefer gehenden betriebswirtschaftlichen Analysen besteht oder das betriebene Geschäft einfach sehr übersichtlich gelagert ist. Für Unternehmen, die einen detaillierten Überblick über alle anfallenden Buchungen benötigen und – bei Bedarf – belastbare Daten über die wirtschaftliche Unternehmenssituation benötigen, ist die doppelte Buchführung also grundsätzlich nicht aus dem Unternehmensalltag wegzudenken.

Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung: Wahrheit und Klarheit

Sowohl für die einfache als auch die doppelte Buchführung gelten natürlich uneingeschränkt die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung, nämlich Wahrheit und Klarheit! Was ist darunter zu verstehen? Wahrheit bedeutet im Umfeld der Buchhaltung, dass jede Buchung genau so gebucht wird, wie sich der tatsächliche Vorgang sich auch zugetragen hat. Scheinbuchungen gehören also natürlich nicht zu einer ordnungsgemäßen Buchführung und sind zumeinst auch noch strafrechtlich relevant. Die zweite kaufmännische Säule – die Klarheit – ist etwas weniger klar umrissen und beinhaltet, dass alle Buchungen zu realen Vorgängen strenge formale Richtlinien zu erfüllen haben. Jede Buchung muss durch einen Kaufmann nachvollziehbar und gut lesbar sein, darüber hinaus muss die ordnungsgemäße Buchführung fälschungssicher und absolut eindeutig sein. Die moralischen Kriterien entfalten dabei natürlich auch ihre rechtliche Wirkung in den einschlägigen Gesetzestexten Wahrheit und Klarheit – wie zum Beispiel im HGB, aber auch im BGB!

Bevor wir klären, warum die „doppelte Buchführung“ diesen Namen trägt, ein kurzer Blick zurück, denn diese Art der Buchführung kann schon auf eine lange Geschichte zurück blicken: Bereits im Italien des 15. Jahrhunderts wurde sie unter ehrbaren Kaufleuten gepflegt und hat sich in ihren Grundzügen bis heute auch nur wenig verändert. Die Besonderheit der doppelten Buchführung ist, dass der Erfolg eines Unternehmens auf doppelte Art nachweisbar ist und zwar in der Bilanz und in der Gewinn- und Verlustrechnung (GUV). Um spätestens zum jeweiligen Jahresabschluss einen ordnungsgemäßen Vergleich der Eigenkapitalbestände des aktuellen Jahres mit denen des Vorjahres zu ermöglichen (Bilanz), beziehungsweise durch den direkten Vergleich von Erträgen und Aufwendungen im aktuellen Jahr den Gewinn/Verlust eines Betriebes zu ermitteln (GUV) wird jeder einzelne Geschäftsvorgang grundsätzlich doppelt erfasst und auch auf zwei unterschiedlichen Konten – einmal im Soll und einmal im Haben – gebucht. Die Faustregel für die Kontierung lautet dabei stets „Soll an Haben“!

Konten: Bestandskonten und Erfolgskonten

Was aber bedeutet „Konto“ in der Buchführung und haben sie etwas mit gewöhnlichen Bankkonten zu tun? Die Konten sind in jeder Form der Buchführung das zentrale Strukturelement, ganz besonders aber in der doppelten Buchführung. Hier werden in der Praxis zwei Arten von Konten unterschieden: Einerseits die Erfolgskonten und andererseits die so genannten Bestandskonten. Bankkonten sind übrigens ihrer Art nach Bestandskonten! Die Bestandskonten werden zur Verwaltung der Aktiva (Vermögen) und der Passiva (Kapital) herangezogen und dokumentieren jede Veränderung in diesem Bereich. Die so genannten Erfolgskonten dienen hingegen zur Erfassung der Erträge und Aufwendungen, also aller erfolgswirksamen Vorgänge. Während Bestandskonten – ihr Name deutet es ja bereits an – fortlaufend geführt werden, sind Erfolgskonten auf ein Geschäftsjahr beschränkt und ihr Saldo fließt am Ende über ein dazwischen geschaltetes Bestandskonto in die Bilanz ein.

Inventur und Jahresabschluss mit Bilanz und GUV

In dieser kompakten Erläuterung der wichtigsten Grundbegriffe der ordnungsgemäßen doppelten Buchführung fehlt nun nur noch die Inventur. Die Inventur ist unabdingbarere Voraussetzung für die Erstellung des ordnungsgemäßen Jahresabschlusses in Form von Bilanz und GUV. Der lateinische Begriff „Inventur“ steht dabei für das Erfassen aller Bestände – damit sind nicht natürlich nicht nur physikalisch vorhandene Waren oder Arbeitsmaterialien gemeint – und ihre penible schriftliche Dokumentation. Die Inventur dient dazu, die tatsächliche Höhe von Schulden und Vermögen eines Unternehmens zweifelsfrei zu bestimmen und mit den bisher dokumentierten Daten auf den Konten der doppelten Buchführung abzugleichen.

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