Buchhaltung

Wichtige Regeln für die korrekte Umsatzsteuervoranmeldung

13. Januar 2014

Umsatzsteuervoranmeldung

Die bereits im Laufe des Wirtschaftsjahres anfallende Umsatzsteuer wird entweder monatlich oder vierteljährlich in der Umsatzsteuervoranmeldung erfasst und abgeführt, bevor die Umsatzsteuererklärung nach Ablauf des Wirtschaftsjahres erstellt werden kann. Die geleisteten Zahlungen werden dann als Vorauszahlungen angerechnet. Diese Regelung bewirkt zum einen, dass dem Staat ein Zinsvorteil entsteht und der Zahlungsausfall minimiert wird, zum anderen wird die Steuerlast für das Unternehmen auf mehrere Raten verteilt, was einen Liquiditätsengpass verhindert. Da die vom Unternehmen selbst für bezogene Waren und Dienstleistungen gezahlte Umsatzsteuer als Vorsteuer in der Umsatzsteuervoranmeldung berücksichtigt werden kann, liegt der Zinsvorteil bei monatlicher Anmeldung auf Seiten des Unternehmens.

Zeitraum für die Voranmeldung

Das Intervall für die Erstellung der Umsatzsteuervoranmeldung richtet sich in erster Linie nach der Höhe der Vorauszahlungen im Vorjahr:

  • Umsatzsteuer im Vorjahr zwischen 0 und 1.000 Euro: Das Unternehmen kann nach dem zweiten Kalenderjahr von der Verpflichtung zur Umsatzsteuervoranmeldung und der Entrichtung der Abschlagszahlung befreit werden.
  • Umsatzsteuer im Vorjahr zwischen 1.001 und 7.500 Euro: Das Unternehmen kann die Voranmeldung sowie Überweisung des fälligen Steuerbetrages vierteljährlich vornehmen.
  • Umsatzsteuer im Vorjahr mehr als 7.501 Euro: Das Unternehmen muss monatliche Umsatzsteuervoranmeldungen erstellen und Zahlungen leisten.

Für neu gegründete Firmen besteht grundsätzlich für die ersten zwei Wirtschaftsjahre die Pflicht zur monatlichen Anmeldung und Zahlung der Umsatzsteuer. Änderungen des Intervalls werden vom zuständigen Finanzamt mitgeteilt, da die Festlegung nicht frei auswählbar ist.
Ausnahme: Das Unternehmen hat ein Vorsteuerguthaben von mehr als 7.500 Euro, dann kann es freiwillig auf die monatliche Abgabe umstellen.

Frist und Dauerfristverlängerung

Grundsätzlich sind die Voranmeldung und die Entrichtung des Steuerbetrages am 10. Tag des Monates fällig, der auf den Abrechnungszeitraum folgt. Da diese äußerst kurze Bearbeitungsfrist für viele Unternehmen schwierig einzuhalten ist, können diese die Dauerfristverlängerung zur Erstellung der Anmeldung beantragen. Damit wird ein zusätzlicher Monat zur Erledigung eingeräumt.

Beispiel:
Für den Monat Januar müsste die Umsatzsteuervoranmeldung bis zum 10. Februar beim Finanzamt sein. Wurde eine Dauerfristverlängerung beantragt und ist kein Widerspruch vom Finanzamt erfolgt, kann die Voranmeldung für Januar bis zum 10. März eingereicht werden.

Der Antrag auf Dauerfristverlängerung ist bis zu der Fälligkeit, für die die Frist verlängert werden soll, beim Finanzamt einzureichen. Seit 2013 ist der Antrag mit Authentifizierung auf elektronischem Wege zu übermitteln, wenn nicht ein Härtefall vorliegt, der dies verhindert. Dann kann auf Antrag ein Formblatt verwendet werden. Ist für das Unternehmen eine monatliche Anmeldung vorgesehen, muss eine Sondervorauszahlung in Höhe von 1/11 der gesamten Vorauszahlungen des Vorjahres geleistet werden, soll die Dauerfristverlängerung beantragt werden. Bei Unternehmen, die vierteljährlich ihre Umsatzsteuervoranmeldung abgeben, kann die Frist ebenfalls verlängert werden, allerdings ist dafür keine Sondervorauszahlung notwendig.

Erstellung der Umsatzsteuervoranmeldung

Grundsätzlich müssen Unternehmen die Soll-Versteuerung anwenden. Sobald also eine Leistung erbracht oder ein Produkt verkauft wurde, wird die Umsatzsteuer fällig. Dabei ist es unerheblich, ob die Rechnung bereits gestellt und bezahlt wurde. Bei kleineren Unternehmen, die bestimmte Umsatzgrößen unterschreiten, kann aber die Ist-Versteuerung angesetzt werden. Hier fällt die Umsatzsteuer erst an, wenn die für erbrachte Leistungen oder gelieferte Produkte gestellte Rechnung auch bezahlt wurde. Die Vorsteuer hingegen, also die Umsatzsteuer, die vom Unternehmen für bezogene Waren und Dienstleistungen gezahlt wurde, kann in beiden Fällen abgesetzt werden, wenn die Waren oder Dienstleistungen erbracht wurden und eine entsprechende Rechnung vorliegt. Wann diese bezahlt wird, ist unerheblich für die Umsatzsteuervoranmeldung. Ausnahme: Wurde eine Anzahlung vereinbart, muss die Anzahlungsrechnung vorliegen und der Betrag bezahlt worden sein, damit die Vorsteuer absetzbar ist.

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