Buchhaltung

Verpflegungsmehraufwand – Spesen für Dienstreisen

12. Juli 2011

Bekannt ist diese Art der Zahlung von Alters her als „Spesen“. Hier ist deshalb nichts anderes gemeint, als dass ein Mitarbeiter, der sich aus beruflichen Gründen außerhalb verpflegen muss, dafür eine gewisse Aufwandsentschädigung in Form von einem finanziellen Zuschuss erhält.

Dieser Zuschuss wird immer dann fällig, wenn derjenige sich außerhalb seiner regelmäßigen Arbeitsstätte aufhält, also sozusagen auf Dienstreise ist. Werden hierfür Pauschalen gezahlt, was durchaus üblich ist, heißen diese Tagegeld. Dieser Mehraufwand kann vom Arbeitnehmer steuerlich geltend gemacht werden, wenn er vom Arbeitgeber keinen Ausgleich erhält. Zahlt der Arbeitgeber aber Geld für den Verpflegungsmehraufwand aus, kann dieser das als Betriebsausgabe steuerlich geltend machen. Nicht zum Verpflegungsmehraufwand zählen die…

Übernachtungskosten, die sind unter dem Titel „Reisekosten“ zusammen mit den Transportkosten extra zu behandeln.

Pauschalbeträge für den Verpflegungsmehraufwand mindert Aufwand

Die Pauschalbeträge werden zumeist genutzt, da eine genaue Abrechnung vom Aufwand her in keinem Verhältnis zum Nutzen stehen würde. Der vom Finanzamt anerkannte „Pauschbetrag für den Verpflegungsmehraufwand“ richtet sich nach der Länge der Zeit, die der Reisende unterwegs ist, und wohin diese Reise ging, beispielsweise ins Ausland, und wenn, dann genau in welches Land.

Der Pauschbetrag muss vom Finanzamt anerkannt werden, und darf nicht unter- oder überschritten werden. Auch wenn der Arbeitnehmer höhere Kosten anhand von Belegen nachweisen kann, wird er diese vom Finanzamt nicht anerkannt bekommen.

Bei Reisen im Inland werden folgende Beträge für den Verpflegungsmehraufwand anerkannt:

24 Euro bei einer Abwesenheit von über 24 Stunden, bei einer Dauer zwischen 14 und 24 Stunden je 12 Euro pro Tag und 6 Euro bei einer Fahrt von 8 bis 14 Stunden.

Dies ist im Einkommenssteuergesetz geregelt. Führt ein Arbeitnehmer mehrere Dienstfahrten an einem Tag aus, so können diese Zeiten zusammengerechnet werden.

Allerdings gibt es auch noch die Arbeiten der „Monteure“, wie es landläufig genannt wird. Also beispielsweise jemand, der gar keinen regelmäßigen Arbeitsort hat, wie ein Vertreter. Bei diesem zählt die Abwesenheit von der Wohnung. Dies gilt nur, wenn die Zeit, in der derjenige an einem anderen, und zwar dem gleichen Ort ist, nicht länger als 3 Monate ist.

Außerdem sagt das Gesetz folgendes: „wird eine Tätigkeit nach 16.00 begonnen und endet sie vor 8.00 Uhr des nächsten Tages ohne Übernachtung, ist die gesamte Abwesenheitsdauer dem Kalendertag zuzuordnen, der die überwiegende Abwesenheit beinhaltet“. Dies kann also der Tag der Abreise oder auch der Rückkehr sein.

Für dienstliche Reisen ins Ausland gelten andere Pauschbeträge

Diese sind vom Zielland abhängig. Allerdings sind diese fast immer höher, als die im Inland. Fährt man in ein Land, welches im Steuerrecht nicht explizit genannt ist, ist das Finanzamt verpflichtet, sich nach Luxemburg zu richten.

Auch hier gibt es eine Sonderregelung, die das Gesetz so beschreibt: „Bei Dienstreisen vom Inland in das Ausland bestimmt sich der Pauschbetrag nach dem Ort, den der Steuerpflichtige vor 24.00 Uhr Ortszeit zuletzt erreicht hat. Für eintägige Reisen ins Ausland und für Rückreisetage aus dem Ausland in das Inland ist der Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes im Ausland maßgeblich“.

Bekommt der Arbeitnehmer den Verpflegungsmehraufwand von seinem Dienstherren ersetzt, muss dieser Betrag bis zu der Höhe des steuerlichen Pauschalbetrages steuerfrei gesehen werden.

Davon abzugrenzen ist die Doppelte Haushaltsführung. Wenn jemand länger als die benannten 3 Monate an einer Stelle wohnt, werden nicht mehr die o.g. Pauschalen gezahlt. Dann greift der Paragraf der Doppelten Haushaltsführung, da ja derjenige seinen Hausstand zu Hause dennoch unterhält.

Die Mehraufwendungen die dadurch entstehen, werden als Werbungskosten anerkannt. Voraussetzung dafür ist eine sogenannte Zweitwohnung, die entgeltlich oder unentgeltlich sein kann. Diese Doppelte Haushaltsführung muss jedoch ausschließlich berufliche Gründe haben, und angeordnet worden sein. Davon weiterhin abzugrenzen sind Fahrtkosten und sogenannte Familienheimfahrten, was dann jeweils besondere steuerliche Anwendungen nach sich zieht. Dafür gibt es im Steuerrecht explizite Paragrafen, denn die Abgrenzung zwischen all diesen Sonderregelungen ist nicht immer einfach .


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