Buchhaltung

Verpflegungsmehraufwand – das das sind die Richtlinien für 2012

16. März 2012

© Jacek Chabraszewski - Fotolia.com

Ist vom Verpflegungsmehraufwand die Rede, dann sind hiermit stets die Kosten gemeint, die dann anfallen, wenn der Arbeitnehmer aus beruflichen Gründen außerhalb der regulären Wohnung leben muss und sich aus diesem Grund nicht entsprechend kostengünstig selbst verpflegen kann. Betroffen vom Verpflegungsmehraufwand sind vor allem Außendienstmitarbeiter, Mitarbeiter, die auf Montage müssen oder auch Bereichsleiter bei Tochterunternehmen. Der hierfür erbrachte Mehraufwand kann dann in der Regel entweder als Betriebsausgabe oder aber als Werbungskosten steuerlich geltend gemacht werden.

Spesen für den Verpflegungsmehraufwand sind nicht vergleichbar mit den Kosten für Bewirtungen

Obwohl beim Verpflegungsmehraufwand häufig von Spesen die Rede ist, so darf er doch niemals gleichgesetzt werden mit beispielsweise den Arbeitsessen oder mit den Kosten für Bewirtungen. Der Arbeitnehmer muss hier explizit eine Tätigkeit aufgenommen haben, deren Ausübung nicht am Hauptarbeitsplatz vorgenommen werden kann. Nur dann ist das Ansetzen des Verpflegungsmehraufwandes überhaupt steuerlich absetzbar.

Dies muss natürlich auch der Arbeitgeber wissen, der diesen Aufwand nicht unter Bewirtungskosten verbuchen darf. Selbst dann nicht, wenn der Arbeitnehmer Restaurantrechnungen vorlegt.

Zeitabhängige Verpflegungsmehraufwendungen

Schon seit geraumer Zeit sind es jedoch nicht mehr die regulären Verpflegungskosten, die bei Reisen, die berufsbedingt sind, von der Einkommenssteuer abgesetzt werden können. Aktuell sind es nämlich nur noch die Verpflegungspauschalen, die jedoch in einer zeitlichen Abhängigkeit zur ausgeübten Tätigkeit im Außendienst stehen müssen, die zu einer Steuerminderung führen können.

Höhe der Verpflegungsmehraufwendungen richtet sich nach der Dauer der Abwesenheit

Die Verpflegungspauschalbeträge können allerdings nicht nur als Werbungskosten bei der Steuererklärung geltend gemacht werden, vielfach ist es auch so, dass der Arbeitgeber einen direkten Auslagenersatz über die Lohnzahlung tätigt. Hier kommt dann jedoch kein Abzug der Lohnsteuer zum Tragen.

Die Höhe des jeweils zu zahlenden Verpflegungsmehraufwands richtet sich nach der Dauer der jeweiligen Dienstreise oder der außerbetrieblichen Tätigkeit. Eine Unterteilung nach Tätigkeitsbereich gibt es hingegen nicht und ebenfalls spielt es keine Rolle, welche tatsächliche Verpflegungssituation am Einsatzort tatsächlich vorherrscht.

Verpflegungsmehraufwand bei Dienstreisen ins Ausland

Arbeitgeber, die den Verpflegungsaufwand berechnen wollen, bzw. Arbeitnehmer, die diesen bei der Steuererklärung ansetzen wollen, müssen hier stets unterscheiden, ob es sich um eine Dienstreise im Inland oder im Ausland gehandelt hat.

Bei einer Auslandsreise müssen die Pauschbeträge den ortsüblichen Preisen für die Verpflegung angepasst werden.

Die Pauschbeträge für den Verpflegungsmehraufwand gelten auch für die doppelte Haushaltsführung

Da die Pauschbeträge zum Verpflegungsmehraufwand für alle Dienstreisen gezahlt werden, schließt das auch die doppelte Haushaltsführung mit ein. Maßgeblich für die Berechnung ist jedoch auch hier wieder die gesamte Abwesenheitszeit pro Arbeitstag.

Liegt die Abwesenheit beispielsweise bei 24 Stunden pro Tag, so werden hier 24 Euro angerechnet. Sind es jedoch weniger als 24 Stunden, jedoch mehr als 14, so erhält der Arbeitnehmer Verpflegungsmehraufwendungen in Höhe von 12 Euro. Zwischen 8 und 14 Stunden wären es dann 6 Euro, die der Arbeitnehmer für sich verbuchen kann.

Verpflegungsmehraufwendungen sind steuerfrei, wenn der Arbeitgeber in Vorleistung geht

Erhält der Arbeitnehmer seinen Verpflegungskostenmehraufwand nicht über die Steuererklärung, sondern direkt vom Arbeitgeber, so ist dieser Pauschbetrag bis zu einer gewissen Höhe steuerfrei. Der Arbeitgeber hat diesbezüglich die Möglichkeit, die Pauschbeträge pauschal mit 25 Prozent zu versteuern, was hier einen Vorteil auch für den Arbeitnehmer bringt. Liegt der Verpflegungsmehraufwand jedoch höher als der maximale Pauschbetrag, so sind die Beträge sowohl steuer- wie auch sozialabgabenpflichtig.

Ausnahmen für den Verpflegungsmehraufwand

Eine Pauschale für den Verpflegungsmehraufwand darf nicht in Anspruch genommen werden, wenn der jeweilige Arbeitgeber die Kosten für die Übernachtungen am Einsatzort zahlt. Die anteiligen Reisekosten können jedoch als Werbungskosten bei der Steuererklärung geltend gemacht werden. Werden dem Arbeitnehmer jedoch Mahlzeiten vonseiten eines Dritten unentgeltlich zuteil, so haben diese keinen Einfluss auf den Verpflegungsmehraufwand. Dies ist meist dann der Fall, wenn der betriebsfremde Arbeitsplatz über eine Kantine verfügt oder der Arbeitnehmer vom Geschäftspartner zum Essen eingeladen wurde.

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