Buchhaltung

Tipps zum Thema laufende Buchhaltung mit Umsatzsteuervoranmeldung

14. Januar 2013

Buchhaltung UmsatzsteuervoranmeldungDie meisten Unternehmen sind dazu verpflichtet, entweder monatlich oder vierteljährlich eine Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt abzugeben. Wer die vorgegebenen Termine nicht korrekt in seine laufende Buchhaltung integriert riskiert die Versäumung von Fristen und damit verbundene Säumniszuschläge. Um die Voranmeldungen in der Buchhaltung zu berücksichtigen, muss zunächst einmal geklärt werden zu welchen Terminen diese beim Finanzamt vorliegen müssen. Dazu kommt es auch auf die richtige Übertragung der Umsatzsteuervoranmeldung an. Wer seine Buchhaltung mit einer guten Software erledigt, kann sich die Arbeit dabei wesentlich erleichtern.

Wer ist überhaupt umsatzsteuerpflichtig?

Laut § 1 des Umsatzsteuergesetzes entsteht die Umsatzsteuer für im Inland gegen ein Entgelt erbrachte Lieferungen und Leistungen. Die Umsatzsteuerbefreiung ist im § 4 geregelt und gilt unter anderem für Ärzte, Notare, Anwälte oder Versicherungsvertreter. Zudem können sich Kleinunternehmen mit einem jährlichen Umsatz von weniger als 17.500 Euro ebenfalls von der Umsatzsteuerpflicht befreien lassen. Besteht für die Buchhaltung eine Umsatzsteuerpflicht, so muss zu den gesetzlich vorgeschriebenen Terminen eine Umsatzsteuervoranmeldung abgegeben werden. Dabei ist es für die Buchhaltung unerheblich ob ein Unternehmen für seine Umsätze 7 % oder 19 % Umsatzsteuer berechnet.

Die richtige Übermittlung der Umsatzsteuervoranmeldung

Umsatzsteuervoranmeldungen müssen grundsätzlich auf elektronischem Wege an die Finanzämter übertragen werden. Die meisten für die Buchhaltung angebotenen Programme stellen hierfür eine spezielle Schnittstelle zur Verfügung. Über diese lassen sich die Voranmeldungen dann direkt aus der laufenden Buchhaltung heraus an das jeweils zuständige Finanzamt übertragen. Des Weiteren wird seit dem 01.01.2013 ein Zertifikat für die Übertragung gefordert. Dieses kann zumeist ebenfalls über die für die Buchhaltung genutzte Software erworben werden. Das Zertifikat wird als Datei auf dem Rechner gespeichert und bei jeder Übertragung der Umsatzsteuervoranmeldung automatisch eingelesen und angehängt.

Wie oft muss eine Umsatzsteuervoranmeldung abgegeben werden?

Um dies zu festzustellen, ist ein Blick in die Buchhaltung des Vorjahres erforderlich. Die Häufigkeit der Voranmeldung hängt davon, ab wie viel Umsatzsteuer im Jahr zuvor angefallen ist. Dies ergibt sich aus der Differenz der berechneten Umsatzsteuer und der abgezogenen Vorsteuer. Liegt die tatsächlich gezahlte Umsatzsteuer bei mehr als 7.500 Euro, so fordert das Finanzamt eine monatliche Voranmeldung der Umsatzsteuer. Liegt der Betrag zwischen 1.000 und 7.500 Euro genügt eine quartalsweise Übermittlung der Umsatzsteuervoranmeldung. Bei einer Umsatzsteuer von weniger als 1.000 Euro ist keine Voranmeldung erforderlich. Hier reicht eine Jahresumsatzsteuererklärung aus. Ein Sonderfall gilt für das Jahr der Existenzgründung und das Folgejahr. In diesem Zeitraum muss die Buchhaltung generell eine monatliche Umsatzsteuervoranmeldung abgegeben.

Fristverlängerung beantragen

Egal ob monatliche oder quartalsweise Umsatzsteuervoranmeldung, diese muss, immer am 10. Tag nach Ende des Erfassungszeitraums beim Finanzamt vorliegen. Für den Februar also beispielsweise am 10. März. Ist der betreffende Tag ein Feiertag oder Wochenende, so gilt immer der nächste Werktag. Ist die Frist von 10 Tagen für die Buchhaltung zu knapp, kann ein Antrag auf eine Dauerfristverlängerung gestellt werden. In diesem Fall muss die Voranmeldung dann erst einen Monat später eingereicht und die Umsatzsteuer auch erst einen Monat später gezahlt werden. Für die Einreichung der Dauerfristverlängerung sind ebenfalls bestimmte Fristen einzuhalten. Bei monatlicher Abgabe muss diese bis spätestens zum 10. Februar beim zuständigen Finanzamt vorliegen. Dazu gilt, dass 1/11 der letztjährigen Zahllast ebenfalls bis spätestens zum 10. Februar beim Finanzamt eingegangen sein muss. Diese zu leistende Sondervorauszahlung wird dann wieder mit der Umsatzsteuervoranmeldung für den Dezember verrechnet. Für Unternehmen, die ihre Voranmeldung quartalsweise abgegeben ist, der Stichtag für die Dauerfristverlängerung der 10. April. Für die Abgabe der Jahressteuererklärung ist keine Dauerfristverlängerung möglich.

Tipp für die Einnahme/Überschussrechnung

Ermittelt die Buchhaltung den Gewinn mittels einer Einnahme/Überschussrechnung, ist es ratsam die letzte Umsatzsteuervoranmeldung des Jahres bis spätestens zum 10. Januar an das Finanzamt zu übermitteln und diesem eine Einzugsermächtigung zu erteilen. In diesem Fall darf die Umsatzsteuer, auch wenn die Abbuchung erst zum 15. Januar erfolgt, noch zu den Betriebsausgaben für das Vorjahr gerechnet werden. Dies wirkt sich Gewinn mindernd aus und sorgt so für eine geringere Steuerlast.

Buchhaltung an einen Dienstleister übergeben

Gerade kleinere Unternehmen haben oftmals nicht ausreichend Kapazitäten für eine laufende Buchhaltung. In diesem Fall kann es sinnvoll sein, diese Tätigkeiten durch einen externen Dienstleister erledigen zu lassen. Dieser kümmert sich dann auch um die rechtzeitige Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung.

 

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