Buchhaltung

Schwarze Zahlen im Kassenbuch sind Pflicht!

8. September 2010

© Cabeza Cuadrada - Fotolia.com

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Die Buchführung in Unternehmen beinhaltet in der Regel auch das Führen eines sogenannten Kassenbuchs. Explizit besteht diese Pflicht, wenn das Unternehmen auch zur Erstellung einer jährlichen Bilanz verpflichtet ist. Wer lediglich eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) durchzuführen hat, braucht dies nicht, kann jedoch seine Bargeldbewegungen in einem Kassenbuch dokumentieren. In einem Kassenbuch sind alle Zugänge und Abgänge des Barvermögens in ordnungsgemäßer Form dargestellt – und zwar lückenlos und vollständig und für sachverständige Dritte zu jeder Zeit nachvollziehbar.

Je nach Größe des Unternehmens wird das Führen des Kassenbuchs entweder von einem Buchhaltungssachbearbeiter mitübernommen oder es besteht eine eigene Kassenabteilung, die hier lediglich für die Verwaltung des Bargeldes zuständig ist. Wie an einem Bankschalter können die Mitarbeiter des Unternehmens hier Spesenabrechnungen für Montageeinsätze oder Dienstreisen durchführen, verauslagte Kosten für Materialeinkäufe abrechnen oder auch Tankquittungen einreichen. Die Kasse und das Kassenbuch werden in diesem Fall von der eigentlichen Buchhaltung zunächst abgegrenzt, um doch anschließend in den Tages- und Monatsabschluss mit der Summe des tatsächlichen Barvermögens wieder einzufließen.

Wenn auch die Kassenabteilungen in mittleren und großen Unternehmen gut strukturiert sind und alle diesbezüglichen Buchhaltungspflichten hier erfüllt werden, so sieht dies in kleinen Unternehmen oftmals ganz anders aus. Nicht selten stellt die Kasse hier lediglich eine unübersichtliche Zettelwirtschaft dar, welche darüber hinaus auch nur buchmäßig existiert und für die Monats- und Jahresabschlüsse zusammengestellt wird.

Wenn eine reale Firmenkasse mit Bargeld nicht existent ist, werden alle anfallenden Zahlungen für beispielsweise Benzin, Porto oder Materialkäufe vom Geschäftsinhaber oder dessen Mitarbeiter meist zunächst aus privater Tasche gezahlt. Die Quittungen werden hier oft unsortiert gesammelt oder vor einem Monatsabschluss irgendwie noch zusammengesucht. Steuerberater, welche die Abschlüsse tätigen, schlagen hier nicht selten die Hände über dem Kopf zusammen.

Wer eigenverantwortlich kontiert und bucht, dem steht nun die Aufgabe an, alle vorliegenden Kassenbelege zunächst zu sortieren und chronologisch abzuheften. Da es sich in der Regel um Quittungen handelt, empfiehlt es sich, diese nicht einzeln abzuheften, sondern der Reihenfolge nach auf DINA4-Blätter zu kleben. Eventuell lohnt es sich, von einzelnen Quittungen und Bons noch zusätzlich Kopien anzufertigen, da diese oftmals nach Jahren nicht mehr lesbar sind. Ebenfalls sollten alle Belege durchnummeriert werden, um ein späteres Auffinden zu erleichtern.

Nach dem Sortieren und Nummerieren folgt das Kontieren. In der Regel reicht es aus, das Aufwandskonto oder Erlöskonto anzusprechen, da die Gegenbuchung hier immer die Kasse darstellt. Wer Buchungsfehler vermeiden will, kann vor die Kontierung noch die jeweilige Buchungsseite (Soll oder Haben) vermerken. Zugänge in die Kasse werden auf der Sollseite gebucht (Gegenbuchung=Ertragskonto), Abgänge werden auf der Habenseite erfasst (Gegenbuchung=Aufwandskonto).

Existiert keine tatsächliche Kasse, aus der die Zahlungen getätigt wurden, ist beim Buchen darauf zu achten, dass die Kasse mit ihrem Bestand nicht ins Minus rutscht. Wurde das Unternehmen neu gegründet, d. h. es existiert noch kein Anfangsbestand in der Kasse, muss (je nach Unternehmensform) eine Privateinlage getätigt werden. Besteht jedoch ein buchmäßiger (Monats-)Anfangsbestand, müssen alle zu buchenden Beträge von diesem Bestand abgezogen werden. Bei Zahlungseingängen erhöht sich der tatsächliche Bestand dem zu Folge. Ist absehbar, dass der Kassenbestand mit der nächsten Buchung keine schwarzen Zahlen mehr aufweisen würde, muss an diesem Punkt vorab eine fiktive Privateinlage erfolgen. Im besten Fall hat man die diesbezüglichen Bestände schon vor dem Buchen ermittelt, sodass die Privateinlagen nicht den vergebenen Nummernkreis durcheinanderbringen. Hat man dies jedoch übersehen und sind die Kassenbelege alle fortlaufend nummeriert, kann eine zusätzliche Buchung (der Privateinlage) zwischengeschoben werden. Nummerisch kann diese mit der laufenden Belegnummer und beispielsweise einem zusätzlichen „a“ versehen werden.Keinesfalls und zu keiner Zeit darf sich der Kassenbestand jedoch unter null befinden. Selbst dann nicht, wenn am Ende aller Buchungen ein positiver Saldo erscheinen würde.

Ist der Kassenbestand am Ende aller Buchungsvorgänge sehr hoch, kann eine entsprechende Privatentnahme getätigt werden.

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