Buchhaltung

Ratgeber zum Kontieren

22. März 2013

Ratgeber zum KontierenEgal, ob die Buchführung manuell oder computergestützt durchgeführt wird, die Basis hierfür bilden immer die Belege. Auch bei einer Buchhaltung mittels EDV gilt der Grundsatz, keine Buchung ohne zugehörigen Beleg. Im Rahmen der Buchhaltung wird dabei zwischen Fremdbelegen, Eigenbelegen und internen Belegen unterschieden.

Verschiedene Arten von Belegen

Zu den Fremdbelegen gehören beispielsweise Rechnungen, Quittungen und Überweisungsscheine von fremden Personen oder Unternehmen. Eigenbelege werden dagegen innerhalb desselben Unternehmens erstellt. Diese umfassen beispielsweise interne Abrechnungen, Rechnungskopien oder Quittungen. Zu den Eigenbelegen gehören auch die sogenannten Notbelege, welche unter anderem als Ersatz für verloren gegangene Fremdbelege eingesetzt werden. Dies ist beispielsweise erforderlich, wenn bestellte Ware ohne Rechnung eintritt und der Lieferant aus irgendwelchen Gründen nicht in der Lage ist, eine Rechnung zu erstellen. Sofern der Rechnungspreis bekannt ist, kann in diesem Fall ein Notbeleg zum Kontieren erstellt werden. Unter die dritte Kategorie fallen interne Belege wie Anweisungen für Umbuchungen oder Verrechnungen.

Belege für das Kontieren vorbereiten

Vor dem eigentlichen Kontieren ist es wichtig, die Belege richtig vorzubereiten. Nach Eingang von Fremdbelegen werden diese zunächst mit einem Eingangsstempel versehen. Anschließend werden die Belege chronologisch in Buchungskreisen, wie Bank, Kasse, Eingangs- oder Ausgangsrechnungen, sortiert. Abschließend werden die Belege vor dem Kontieren nochmals eingehend geprüft. Die Anforderungen an einen ordnungsgemäßen Beleg sind dabei sehr hoch. Sind Belege falsch ausgestellt, kann dies dazu führen, dass Unternehmen keine Vorsteuer abziehen oder diese eventuell nicht als Betriebsausgaben absetzen können. Zu den Bestandteilen einer ordnungsgemäßen Rechnung gehören vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsstellers wie auch des Rechnungsempfängers, Steuernummer des leistenden Finanzamtes oder die Steueridentifikationsnummer, Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, genaue Bezeichnung der Leistung sowie der Rechnungsbetrag. Dazu muss der Steuersatz und der Steuerbetrag oder alternativ ein Hinweis auf eine Steuerbefreiung auf der Rechnung vermerkt werden. Bei Rechnungen unter 150 Euro, die als sogenannte Kleinbetragsrechnungen bezeichnet werden, sind die gesetzlichen Vorgaben weniger streng.

Im nächsten Schritt geht es nach dem Sortieren und Prüfen an das Kontieren und Buchen der Belege. Dabei können die Belege zunächst alle kontiert und anschließend gebucht oder auch einzeln kontiert und gebucht werden. Gibt es eine Vielzahl von gleichartigen Belegen, ist es sinnvoll, diese zuerst zu kontieren und am letzten Tag des Monats dann in einer Summe einzubuchen.

Kontieren von Kassenbelegen

Kassenbelege müssen unmittelbar vor dem Buchen fortlaufend nummeriert werden. Unternehmen, die ein Kassenbuch führen, können gleichartige Vorgänge innerhalb eines Monats ebenfalls gemeinsam einbuchen. Dies gilt beispielsweise bei Belegen für Briefmarken, Tankquittungen etc. Die Einzelbeträge werden in diesem Fall einfach addiert und gemeinsam mit dem Tippstreifen an den Einzelbeleg geheftet.

Fortlaufende Nummerierung

Für die Buchungskreise der Eingangs- und Umsatzrechnungen ist für das Kontieren ebenfalls eine fortlaufende Nummerierung erforderlich. Als fortlaufende Nummerierung kann beispielsweise der Eingangsstempel oder die Rechnungsnummer genutzt werden. Früher war es üblich, beim Kontieren mit einem Stempel das Soll- und Habenkonto sowie den Betrag und das Buchungsdatum auf den Rechnungen zu vermerken. In Zeiten einer EDV-gestützten Buchhaltung wird hierauf jedoch verzichtet. Beim Kontieren von Bankauszügen kann auf Konto, Betrag und Datum ebenfalls verzichtet werden, da dies bereits auf dem Auszug zu ersehen ist. Zum Kontieren wird lediglich das Gegenkonto sowie falls erforderlich der Schlüssel zur Umsatzsteuer notiert. Ob die Bank im Soll oder im Haben gebucht wird, ergibt sich dann automatisch aus Eingang oder Ausgang.

Wird jede Buchung vom Bankbeleg aus elektronisch erfasst, so kann die Nummer des Kontoauszugs als fortlaufende Nummerierung verwendet werden. Um Rechnungen besser abstimmen zu können, ist es ratsam, beim Kontieren die Rechnungsnummer zu erfassen. Zu Beginn des Buchungskreises wird der Banksaldo des Vormonats vorgegeben. So besteht jederzeit eine Gesamtübersicht, ob auch die Centbeträge korrekt eingegeben werden.

Fehler beim Kontieren korrigieren

In den meisten Fällen liegen falschen Kontierungen einfache Fehler zugrunde. So werden versehentlich Zahlen vertauscht oder Nummern bzw. Beträge falsch abgeschrieben. Die meisten Fehler werden noch in der Finanzbuchhaltung erkannt und können dann schnell auch korrigiert werden. Fehler vor oder beim Kontieren können jedoch auch dazu führen, dass bei Belgen keine Vorsteuer abgezogen werden darf oder dass diese nicht als Betriebsausgaben verbucht werden können.

 

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