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Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung – Aufbewahren ist hier Pflicht!

6. Oktober 2010

Wie gut geordnet die Buchführung in den Unternehmen wirklich ist, zeigt sich manchmal erst dann, wenn das Finanzamt seine Prüfer schickt.

Meist wird es hier sehr hektisch, wenn einige Belege erst gesucht werden müssen, andere gänzlich verschwunden sind oder wieder andere komplett falsch gebucht wurden. Diese Situation hat niemand gerne und wer glaubt, dass hiervon lediglich mittlere oder große Betriebe betroffen sind, der irrt hier gewaltig. Selbst dem Einzelunternehmer, der hier nur mit einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) aufwarten kann, wird hin und wieder ein Besuch abgestattet.

In der Regel sind die Finanzamtsprüfer keine wirklich gerne gesehenen Gäste in den Buchhaltungsabteilungen. Während es für die Mitarbeiter oftmals eher nur unbequem ist, nach und nach sämtliche Belege zu …reichen, wird der ein oder andere Geschäftsführer hier jedoch oft nervös. Denn – wurde die Buchhaltung nicht ordnungsgemäß geführt, kann dies unter Umständen recht teuer werden.

Mit Hilfe der täglichen Buchführung wird in der Regel am Ende des Geschäftsjahres auch die Bilanz oder die Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellt. Beide Schriftstücke dienen als Berechnungsgrundlage für den zu versteuernden Gewinn, insofern hat speziell die zuständige Finanzbehörde ein berechtigtes Interesse an der Vollständigkeit aller Belege und deren Dokumentation in der Bilanz oder EÜR.

Aber nicht nur die örtliche Finanzbehörde und somit auch der Staat haben ein berechtigtes Interesse an der Einhaltung der Buchführungsgrundsätze. Auch die Unternehmen selbst wollen schließlich am Ende eines Geschäftsjahres genau ersehen können, wie die wirtschaftliche und finanzielle Lage sich im laufenden Jahr entwickelt hat und zu welchen Betriebsergebnis man gekommen ist.

Anhand des erstellten Betriebsergebnisses können Prognosen für die Zukunft getätigt werden, können Fehler der Vergangenheit sichtbar gemacht werden und der tatsächliche Gewinn ermittelt werden. Wurde hier buchhalterisch nicht exakt gearbeitet, steht das ganze System auf wackeligen Beinen und das Erstellen eines Betriebsergebnisses ist schon im Vorfeld als fehlerhaft zu bewerten.

Organisation – ist das A & O

Zunächst sollte es oberstes Gebot sein, dass die Buchführung des Unternehmens zu jeder Zeit derart sortiert ist, dass sich sachverständige Dritte zu jeder Zeit und ohne Schwierigkeiten ein Bild von den wirtschaftlichen und finanziellen Verhältnissen des Unternehmens machen können. Dies wird erreicht, indem zum einen keine Buchung ohne den nötigen Beleg erfolgt, die Belege chronologisch und systematisch abgelegt werden und zum anderen, dass die Aufbewahrungsfristen hier eingehalten werden.

Die Prüfer der Finanzämter kommen in der Regel nicht im selben Jahr des Abschlusses, sondern eher einige Jahre später. Auch zu diesem Zeitpunkt muss die Buchhaltungsabteilung sämtliche Belege vorweisen und oftmals auch erklären können. Weiterhin darf natürlich bei der Buchführung nicht geschummelt werden. Kein Geschäftsfall darf außen vor bleiben. Die Buchführung muss insgesamt wahr und auch vollständig sein.

Auch ein zeitnahes Bearbeiten aller Buchungen muss hier gegeben sein. Wer alles in Kisten sortiert und für einen späteren Zeitpunkt aufhebt, dem kommt hier nicht selten der Prüfer vom Finanzamt zuvor. Wer seine Buchführung nicht oder nicht vollständig erledigt hat, kann meist auch keine Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben. Hier erfolgt in diesem Fall eine Schätzung der Umsatzsteuerzahllast von Seiten der zuständigen Finanzbehörden.

Weist allerdings die gesamte Buchhaltung schwerwiegende Mängel auf, weil beispielsweise eine Inventur nicht getätigt wurde, so wird das komplette Betriebsergebnis geschätzt!

Und – wer hier grob fahrlässig gehandelt hat, der muss sich unter Umständen mit dem Tatbestand der Steuerhinterziehung oder Steuergefährdung auseinandersetzen.

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