Buchhaltung

Elektronische Umsatzsteuervoranmeldung nutzen, um Geld zu sparen

24. März 2014

Umsatzsteuervoranmeldung

Die Pflicht zur Umsatzsteuervoranmeldung

Mit einem Steueraufkommen mit mehr als 190 Milliarden Euro (im Jahr 2011) ist die Umsatzsteuer die wichtigste Steuereinnahmequelle des deutschen Staates. Um die Unternehmen über das gesamte Jahr etwa gleichmäßig zu belasten und um über diese Einnahmen regelmäßig verfügen zu können, wurde die Umsatzsteuervoranmeldung eingeführt. In der Regel müssen Unternehmen monatlich ihre Umsatzsteuerschuld anmelden und auch abführen. Ausnahmen gibt es nur für kleine Betriebe mit einem geringen Steuervolumen. Durch eine Dauerfristverlängerung, die auf Antrag gewährt wird, können die Firmen einen Aufschub um 30 Tage erhalten.

Papierform wird nicht mehr akzeptiert

Auch in den Finanzverwaltungen hat der Fortschritt Einzug erhalten. Eine elektronische Voranmeldung der Umsatzsteuer wird seit 2005 gefordert. Nach Ablauf der Übergangsfristen wird seit Beginn des Jahres 2013 eine Umsatzsteuervoranmeldung in Papierform nicht mehr akzeptiert. Ein Einreichen von zusätzlichen Belegen ist ebenfalls nicht mehr notwendig. Können durch die Anmeldung nicht mehr alle Sachverhalte dargestellt werden, fordert das Finanzamt weitere Unterlagen an. Die Pflicht zur elektronischen Anmeldung gilt auch für andere Steuerarten, etwa für die Anmeldung der Dauerfristverlängerung für die Umsatzsteuer sowie für die Lohnsteuer. Ein freier Zugang zu den Anmeldeplattformen ist seit diesem Datum auch nicht mehr möglich. Die Meldung der Steuern erfordert eine Authentifizierung des Unternehmens. Rechtliche Grundlage dafür ist das Umsatzsteuergesetz, Paragraph 18, Absatz 1.

Die Authentifizierung bei ELSTER

Für die elektronische Übermittlung der Umsatzsteuervoranmeldung hat die Finanzverwaltung das ELSTER-Programm entwickelt. Dieses Programm lässt sich auf modernen PCs leicht installieren. Es wird im Internet kostenlos zum Download angeboten (www.elster.de). Außerdem halten Finanzämter CD-ROMs mit ELSTER-Formularen bereit. Das Programm ist für viele Betriebssysteme verfügbar.
Die Anwendung ist denkbar einfach. Wichtige Hinweise zum Umgang mit der Software werden eingeblendet. Die einzelnen Daten können aus der Buchhaltung ermittelt werden. Eine Plausibilitätsprüfung zeigt, ob die Eingaben sinnvoll sind. Direkt aus dem Programm kann dann die Umsatzsteuervoranmeldung an das Finanzamt übertragen werden. Für die Authentifizierung muss man ein Registrierungsverfahren durchlaufen. Nach der Anmeldung erhält der Nutzer eine Zertifizierungsdatei, die er entweder auf einem USB-Stick oder direkt auf der Festplatte des Computers speichern kann. Vor dem Senden der Umsatzsteuervoranmeldung muss sich der ELSTER-Anwender mit dieser Datei legitimieren. Das Verfahren ist inzwischen erprobt und läuft ohne Beanstandungen. Für das Authentifizierungsverfahren sollte allerdings etwas Zeit eingeplant werden.

Die Software von ELSTER wird durch Updates regelmäßig an die aktuellen rechtlichen Vorschriften angepasst. Bei der Umsatzsteuervoranmeldung mit ELSTER muss der Zeitraum angegeben werden, für den die Anmeldung erfolgen soll. Daher erfordert auch der Jahreswechsel stets eine Programmaktualisierung. Gerade im Januar bzw. im Februar, wenige Tage vor der Fälligkeit der ersten Umsatzsteuervoranmeldung des Jahres, empfiehlt sich eine Überprüfung der Software. Erfolgt kein automatisches Update, muss dieses manuell gestartet werden. Manchmal ist auch eine komplette Neuinstallation notwendig.

ELSTER-Schnittstellen

In vielen Unternehmen werden heute moderne Finanzbuchhaltungsprogramme eingesetzt. Wird in den kommenden Wochen eine Investition in eine neue Software geplant, sollte darauf geachtet werden, dass eine ELSTER-Schnittstelle vorhanden ist, denn das erleichtert die Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung. Dabei muss die Authentifizierung beachtet werden, ohne diese wird die Umsatzsteuervoranmeldung nicht mehr angenommen. ELSTER-Schnittstellen gibt es bei allen DATEV-Anwendungen, bei der WISO-Software und auch bei Programmen von Lexware. Eine Auflistung aller Firmen, deren Software über eine ELSTER-Schnittstelle verfügt, findet man auf der Internetseite des ELSTER-Portals (www.elster.de). Bei Buchhaltungsprogrammen mit einer Jahreslizenz muss stets sichergestellt sein, dass die aktuelle Version der ELSTER-Software zur Verfügung steht.
Die elektronische Übermittlung der Umsatzsteuervoranmeldung mit der ELSTER-Software funktioniert seit vielen Jahren zuverlässig. Wer also Buchhaltungssoftware ohne entsprechende Schnittstelle nutzt, kann stattdessen auch auf das kostenlos im Internet erhältliche ELSTER-Programm setzen.

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