Buchhaltung Grundlagen

Verpflegungsmehraufwand

16. Januar 2014

Doppelte Haushaltsführung

Wer beruflich veranlasst außerhalb seiner regelmäßigen Arbeitsstätte tätig ist, hat naturgemäß höhere Verpflegungskosten – ein Frühstück oder Mittagessen im Restaurant ist teurer als zu Hause. Um diesen Mehraufwand für die Verpflegung steuerlich auszugleichen, gibt es Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand. Andere Ausdrücke für Verpflegungsmehraufwand sind Auslöse oder Spesen. Der Begriff Spesen ist allerdings umfassender als der Begriff Verpflegungsmehraufwand. Spesen umfassen nämlich auch die übrigen Kosten bei einer Auswärtstätigkeit, beispielsweise für eine Übernachtung während der Abwesenheit von der gewöhnlichen Tätigkeitsstätte.

Kosten für Verpflegungsmehraufwand als Werbungskosten

Pauschbeträge für den Verpflegungsmehraufwand (zum Beispiel für ein Frühstück) bei beruflich veranlassten Tätigkeiten außerhalb der gewöhnlichen Tätigkeitsstätte oder bei Dienstreisen werden auch Tagegeld genannt. Als Reisekosten kann man Verpflegungsmehraufwendungen für eine Dienstreise unter Umständen von der Steuer abziehen, und zwar als

  • Betriebsausgaben (§ 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 5 EStG) oder
  • als Werbungskosten (§ 9 Abs. 4a EStG.

Die Kosten für den Verpflegungsmehraufwand werden (wie die Kosten für eine Übernachtung) als Pauschale angesetzt. Das System der Pauschbeträge dient vornehmlich der Vereinfachung – nicht jeder einzelne Beleg über kleine Euro-Beträge muss deshalb für die Steuererklärung aufbewahrt werden. Das Pauschalen-System hat aber auch zur Folge, dass ein tatsächlich gezahlter Euro-Betrag für einen Mehraufwand nicht ausgeglichen wird, wenn dieser die Pauschale für den jeweiligen Verpflegungsmehraufwand übersteigt.

Wovon hängt die Höhe der Pauschale ab?

Das Reisekostenrecht sieht vor, dass ein Verpflegungsmehraufwand nur dann von der Steuer absetzbar ist, wenn die Abwesenheit von der gewöhnlichen Tätigkeitsstätte beruflich veranlasst ist. Der Pauschbetrag für den Verpflegungsmehraufwand während einer Abwesenheit von der üblichen Arbeitsstätte oder Tätigkeitsstätte ist von mehreren Faktoren abhängig:

  • Auswärtstätigkeit im Inland oder Ausland?
  • Abwesenheitsdauer (Kalendertag, Stunden)

Verpflegungspauschalen im Inland 2013

Die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen bei Auswärtstätigkeiten im Inland zeigt folgende Tabelle der Pauschbeträge bis 2013:

Abwesenheit in Stunden pro Kalendertag Pauschbetrag für Verpflegungsmehraufwand
24 Stunden 24 Euro
mindestens 14 Stunden 12 Euro
mindestens 8 Stunden 6 Euro

Bei Auswärtstätigkeiten zwischen 16 und 8 Uhr ohne Übernachtung gilt als Tag, für den die Pauschale gewährt wird, der Kalendertag mit der überwiegenden Abwesenheit von der Tätigkeitsstätte.

Verpflegungspauschalen 2014 (Reisekostenreform)

Die Reisekostenreform hat für die „Auslöse“ einige Änderungen mit sich gebracht. Insbesondere gelten nach der Reisekostenreform neue Kriterien für die Frage der Abwesenheit von der Tätigkeitsstätte. Hier eine Tabelle über die Pauschbeträge für den Verpflegungsmehraufwand ab 2014:

Dauer der Abwesenheit Pauschale für den Verpflegungsmehraufwand
mehrtägig 24 Euro pro Kalendertag mit 24-stündiger Abwesenheit
12 Euro für Anreise- und Abreisetag (keine Mindestabwesenheitszeit)
eintägig 12 Euro bei mehr als 8 Stunden

Maßgeblich für die Berechnung der beruflich veranlassten Verpflegungsmehraufwendungen ist die Dauer der Abwesenheit von der regelmäßigen Arbeitsstätte und der Wohnung. Bei mehreren Auswärtstätigkeiten am selben Tag können die Zeiten zusammengerechnet werden.

Tatsächliche Verpflegungsmehraufwendungen oder Pauschbetrag?

Wichtig ist vor allem: Nur die Pauschbeträge können geltend gemacht werden, nicht der tatsächlich gezahlte Betrag während der Auswärtstätigkeiten. Umgekehrt gilt für die Verpflegungspauschale jedoch, dass ein Mehraufwand in Wirklichkeit aber auch nicht angefallen sein muss. Abziehen lassen sich für tatsächliche Reisekosten lediglich die Ausgaben für die Mehrwertsteuer, wenn es sich um ein umsatzsteuerpflichtiges Unternehmen handelt. Insofern lohnt es sich, die Reisekosten belegen zu können. Für eine Übernachtung gilt dagegen, dass eine Pauschale nur geltend gemacht werden kann, wenn tatsächlich ein Betrag für eine Übernachtung gezahlt wurde. Stellt der Arbeitgeber kostenlos eine Übernachtung zur Verfügung, darf keine Pauschale abgerechnet werden.

Tätigkeitsstätte bei Einsatzwechseltätigkeit

Verpflegungsmehraufwendungen können als Verpflegungspauschalen nicht geltend gemacht werden, wenn der Arbeitnehmer beruflich bedingt an mehreren Tätigkeitsstätten arbeitet – seine eigentliche Tätigkeitsstätte also beispielsweise aus zwei voneinander entfernten Büros besteht. Bei der sogenannten Einsatzwechseltätigkeit gelten nur Auswärtstätigkeiten, die mit einer Abwesenheit von der Wohnung verbunden sind, als Tätigkeiten, für die eine Pauschale für Verpflegungsmehraufwand geltend gemacht werden kann. Bei einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit über ein Vierteljahr können Verpflegungsmehraufwendungen nicht geltend gemacht werden (Dreimonatsfrist).

Reisekostenrecht im Detail: Lohnsteuerrichtlinien

Antworten zu Fragen auf Einzelheiten bezüglich Verpflegungsmehraufwendungen, Auswärtstätigkeiten, Pauschbeträge und so weiter geben auch die Lohnsteuerrichtlinien (LStR). Die LStR werden von der Bundesregierung an die Finanzbehörden gerichtet, um eine einheitliche Anwendung des Steuerrechts auch im Reisekostenrecht zu gewährleisten. Speziell zum Verpflegungsmehraufwand finden sich Einzelregelungen unter R 9.6 LStR 2011.

Der Pauschbetrag für Verpflegungsmehraufwand bei Dienstreisen ins Ausland

Für Auslands-Dienstreisen gelten in der Regel höhere Pauschbeträge für den Verpflegungsmehraufwand als im Inland. Die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen werden vom Bundesministerium für Finanzen jährlich bekannt gemacht. Hier einige Beispiele, die sich auf das Jahr 2013 beziehen:

Land 24 Stunden 14 – 24 Std. 8 – 14 Std.
Schweden € 72 € 48 € 24
Dänemark € 60 € 40 € 20
Großbritannien (London/Rest) € 57/€ 42 € 38/€ 28 € 19/€ 14
Österreich € 29 € 20 € 10
Lettland € 18 € 12 € 6

Die Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand für die Abwesenheit von der Arbeitsstätte bzw. Tätigkeitsstätte sind sehr unterschiedlich. In vielen Staaten (beispielsweise USA, Frankreich) sind die Pauschbeträge von den einzelnen Städten abhängig. Für Länder, die in den offiziellen Listen für Verpflegungspauschalen nicht aufgeführt sind, gelten die Pauschalen für Luxemburg (24 Stunden: 47 Euro, 14 Stunden: 32 Euro, 8 Stunden: 16 Euro). Bei Dienstreisen durch mehrere Länder bestimmen sich die Pauschalen für einen Verpflegungsmehraufwand nach dem Ort, an dem der Arbeitnehmer um 24 Uhr war (§ 9 Abs. 4a Satz 5 EStG). Auch für eine Übernachtung im Ausland kann man eine länderabhängige Pauschale (als Werbungskosten oder Betriebsausgabe) von der Steuer absetzen.

Ersetzt der Arbeitgeber den Verpflegungsmehraufwand?

Ersetzt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer für einen Einsatz außerhalb der Tätigkeitsstätte den Verpflegungsmehraufwand, so ist dieser Betrag steuerfrei, soweit er die entsprechende gesetzlich festgelegte Pauschale nicht übersteigt. Ein vom Arbeitgeber bezahltes Frühstück muss man unter bestimmten Umständen nicht mehr abziehen – es bietet sich dann die Versteuerung mit den Sachbezugswerten an, die allerdings geringer ausfallen. Jeder Euro-Betrag, der über dem Pauschbetrag für den Verpflegungsmehraufwand liegt, muss grundsätzlich dem Arbeitslohn zugerechnet werden, der steuer- und sozialversicherungspflichtig ist.

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