Buchhaltung Grundlagen

Tipps zum Kontieren von Buchungsbelegen

15. März 2013

Tipps zum richtigen KontierenMit Kontieren wird das Festlegen eines Buchungssatzes bezeichnet. Dabei werden auf dem Buchungsbeleg die angesprochenen Konten, die zu buchenden Beträge und falls erforderlich auch die Kostenstellen notiert. So lässt sich auch zu einem späteren Zeitpunkt jederzeit nachvollziehen, welchem Konto der entsprechende Betrag zugeordnet wurde.

Das System der „Doppelten Buchführung“

Ziel der Buchführung ist es alle Geschäftsvorfälle innerhalb einer Abrechnungsperiode. Hierzu gehört das Kontieren der Ein- und Ausgangsrechnungen, von anderweitigen Zu- und Abgängen auf Bankkonten bzw. in der Kasse, Veränderungen beim Anlagevermögen sowie der wiederkehrenden Buchungen. Komplettiert wird die Buchführung durch kalkulatorische und statistische sowie Korrektur- und Umbuchungen. Das System der doppelten Buchführung sieht vor, dass die Geschäftsvorfälle beim Kontieren zwei unterschiedlichen Konten, einmal im Soll und einmal in Haben zugeordnet werden. Dies wird durch das Kontieren also das Bilden der Buchungssätze erreicht. Die Buchungssätze fließen ins Grundbuch nach Möglichkeit in chronologischer Reihenfolge ein. Im Hauptbuch werden die Geschäftsvorfälle dann, sachlich auf den entsprechenden Konten verteilt.

Bedeutung des Kontierens

Im Rahmen einer ordnungsgemäßen Buchführung ist es erforderlich, dass sich die einzelnen Geschäftsvorfälle von den Buchungsbelegen zu den Konten und von diesen wieder zu den Geschäftsvorfällen zurückverfolgen lassen. Nur auf diese Weise können sich auch dritte Personen wie beispielsweise Betriebsprüfer in angemessener zeit einen Überblick über die angefallenen Geschäftsvorfälle und deren Verbuchung verschaffen. Das oberste Ziel des Kontierens ist also für eine Nachvollziehbarkeit der eigenen Buchführung zu sorgen. Deshalb empfiehlt sich ein schriftliches Kontieren auf den Belegen, auch wenn dies nicht in jedem Fall zwingend vorgeschrieben ist. Das Kontieren ist im Einzelnen durch die Aufschrift des Buchungssatzes auf dem Beleg, die Eintragung in Buchungslisten oder die Erfassung mittels einer entsprechenden EDV möglich.

Kein schriftliches Kontieren erforderlich

Die meisten Unternehmen nutzen zum Kontieren eine entsprechende Software. Daraus ergeben sich für die Praxis gewisse Änderungen, was das Kontieren von Belegen betrifft. Auch beim digitalen Kontieren ist entscheidend, dass die Geschäftsvorfälle progressiv und retrograd nachvollzogen werden können. Eine progressive Prüfung erfolgt immer vom Beleg aus und führt über die Konten zur Bilanz bzw. zur Gewinn-und-Verlust-Rechnung. Die retrograde Prüfung erfolgt auf umgekehrtem Wege. Das schriftliche Kontieren auf dem Beleg ist für Unternehmen immer mit einem gewissen Mehraufwand verbunden. Eine gesetzliche Pflicht zum schriftlichen Kontieren gibt es nicht. Das Landgericht Münster hat in einem Urteil entschieden, dass für eine ordnungsgemäße Buchführung ein schriftliches Kontieren von Belegen nicht zwingend ist. Vielmehr können die Bücher sich auch aus einer geordneten Ablage von Belegen bestehen bzw. auf einem Datenträger geführt werden.

Kontieren mit dem Kontenrahmen

In den meisten Fällen erfolgt das Kontieren auf Buchungsbelegen noch mit dem klassischen Rotstift. Dies erfolgt immer unter Zuhilfenahme des vom jeweiligen Unternehmen genutzten Kontenrahmens. Gängig sind dabei die beiden Datev-Kontenrahmen SKR03 und SKR04. Das Kontieren der Belege und die Einteilung in Gruppen erfolgt immer in Bezug auf die jeweiligen Kontenklassen. Die Klasse 0 beinhaltet zum Beispiel die Konten des Anlagevermögens, die Klasse 3 Stoffe und Bestände und die Klasse 9 die Abschlusskonten. Durch die Verwendung eines Kontenrahmens ist gewährleistet, dass das Kontieren unabhängig vom jeweiligen Unternehmen einheitlich ist. Zudem lassen sich auf diese Weise auch verschiedene Betriebe besser miteinander vergleichen.

Kontieren mittels EDV

Wie bereits erwähnt wird die Kontierung heutzutage durch EDV-gestützte Buchführungssysteme erledigt. Ein zeitaufwendiges Kontieren auf dem Beleg ist deshalb nicht mehr erforderlich. Beim Kontieren mittels EDV ist es jedoch wichtig, bei jeder Buchung einen eindeutigen Buchungstext einzugeben. Dies ist wichtig für das Auffinden der einzelnen Belege und deshalb zwingend vorgeschrieben. Empfehlenswert sind kurze und präzise Stichwörter, mit denen sich die Geschäftsvorfälle leicht auffinden und klären lassen. Bei Betriebsprüfungen kommt es immer wieder zu Problemen aufgrund fehlender Buchungstexte. Dies sollte man sich in jedem Fall ersparen.

Kontieren von elektronischen Rechnungen

Rechnungen werden mittlerweile immer häufiger nur noch in digitaler Form zur Verfügung gestellt. Nach einem Schreiben des Bundesministeriums für Finanzen reicht ein an die Rechnung angehängter Datensatz mit den Angaben zur Kontierung aus. Voraussetzung hierfür ist jedoch, dass alle anderen Grundsätze einer ordnungsgemäßen Buchführung auch eingehalten werden.

Eine Antwort auf Tipps zum Kontieren von Buchungsbelegen

Dirk Lickschat sagt:
19. März 2013 um 15:50

Danke für die Tipps, ich finde sie sehr hilfreich und finde es auch super wie genau alles erklärt wird, auch wenn ich manches nicht verstehe. Was beudetet z.B. „retrograd“ ?

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