Buchhaltung Grundlagen

Tipps für die Durchführung der permanenten Inventur

27. Mai 2013

Tipps zur InventurDie permanente Inventur ist eine spezielle Form der Bestandsaufnahme. Im Gegensatz zur Stichtagsinventur wird der Bestand bei der permanenten Inventur dauerhaft fortgeschrieben. Der Endbestand ergibt sich bei der permanenten Inventur folglich aus dem Warenanfangsbestand und den während des Jahres getätigten Wareneinkäufen und Warenverkäufen.

Unterschiede zur Stichtagsinventur

Bei der Stichtagsinventur wird der gesamte Warenbestand immer zum Ende des Geschäftsjahrs in manueller Form aufgenommen. Dagegen erfolgt bei der permanenten Inventur eine regelmäßig zumeist monatliche Bestandsfortführung. In der Regel erfolgt diese mittels einer speziell dafür entwickelten Software.

Voraussetzungen für die permanente Inventur

Erste Voraussetzung ist, dass in den Lagerbüchern bzw. durch eine Software sämtliche Lagerbestände sowie alle Zu- und Abgänge erfasst werden. Jede Erfassung muss mittels eines Belegs jederzeit nachgewiesen werden können. Dazu ist es erforderlich, dass jeder Zugang bzw. Abgang einzeln mit Angabe von Datum, Art und Menge eingetragen werden muss. Unternehmen welche eine permanente Inventur einsetzen müssen mindestens einmal pro Jahr eine körperliche Inventur durchführen. Dabei wird überprüft, ob die tatsächlichen Bestände des Lagers mit denen in der Lagerbuchhaltung aufgeführten Daten übereinstimmen. Die Aufnahme und das Ergebnis der Inventur müssen jeweils schriftlich festgehalten und für einen Zeitraum von 10 Jahren aufbewahrt werden. Die genauen Voraussetzungen, unter denen eine permanente Inventur durchgeführt werden darf, sind im Abschnitt 30 der Einkommenssteuerrichtlinien (EStR).

Ausnahmen bei der permanenten Inventur

Bei bestimmten Artikeln sollte keine permanente Inventur durchgeführt werden. Dies betrifft in erster Linie Vermögensgegenstände, die erfahrungsgemäß einen hohen Schwund unterliegen oder bei denen es zumeist zu starken Mengendifferenzen kommt. Zudem wollten auch Waren mit einem besonders hohen Wert möglichst nicht mit einer permanenten Inventur überwacht werden.

Vorteile einer permanenten Inventur

Im Gegensatz zur Stichtagsinventur, die immer zum Ende eines Geschäftsjahres erfolgen muss, kann der Aufnahmezeitpunkt bei der permanenten Inventur frei gewählt werden. Dazu können die einzelnen Arbeiten zur Aufnahme des Warenbestandes über das gesamte Geschäftsjahr verteilt werden. Da der Zeitdruck dadurch deutlich geringer ist, kommt es oftmals zu den deutlich besseren Ergebnissen. Die Gefahr von Fehlern ist um einiges geringer. Unternehmen können die jährliche Bestandsaufnahme beispielsweise zu einem Zeitpunkt durchführen, an dem die Bestände relativ niedrig sind. Dadurch verringert sich der Arbeitsaufwand im Vergleich zu einer Stichtagsinventur mitunter sehr deutlich. Ein weiterer Vorteil ist, dass die Bestandsaufnahme neben den anderen Betriebsabläufen durchgeführt werden kann. Die Prozesse innerhalb des Unternehmens werden somit weitaus weniger stark behindert.

Nachteile einer permanenten Inventur

Die permanente Inventur kommt für ein Unternehmen nur dann infrage, wenn eine ordnungsgemäße und funktionierende Lagerbuchhaltung vorhanden ist. Kommt es hier zu Fehlern schlägt, führen diese automatisch zu Abweichungen beim Inventurergebnis. Eine genaue stichtagsbezogene Endkontrolle findet bei der permanenten Inventur nicht statt. Dazu kommt, dass die permanente Inventur nicht bei allen Beständen durchgeführt werden kann. Ein weiterer Nachteil liegt darin, dass die zu erfassenden Bestände oftmals nicht eindeutig gegeneinander abgegrenzt werden können.

Tipps zur Organisation

Wie bereits erwähnt wird eine permanente Inventur in aller Regel mithilfe einer Software durchgeführt. Damit eine permanente Organisation zu einem korrekten Ergebnis führt, kommt es vor allem auf eine gute Organisation der gesamten Lagerwirtschaft an. Für die Praxis ist es dabei hilfreich, die Aufnahme Reihenfolge an die Systematik der verschiedenen Warengruppen anzupassen. Zum Start der permanenten Inventur ist es ratsam, einen genauen Plan zu erstellen. Darin werden die einzelnen Standorte durchlaufend nummeriert aufgeführt. Am besten sollte jedes einzelne Regal genau durchnummeriert werden. Auf Basis dieses Plans erfolgt dann die Erstellung der genauen Aufnahmereihenfolge. Je Erfassungstag sollten dann alle Standorte eines bestimmten Artikels genau erfasst werden. Diese Liste kann später als Nachweis für die vollständige Erfassung der gesamten Lagerbestände genutzt werden.

Mögliche Stolpersteine beachten

Bei der Durchführung einer permanenten Inventur sollte auf einige mögliche Stolpersteine geachtet werden. So besteht beispielsweise die Gefahr, dass Waren, die sich gerade auf dem Transport zum Kunden befinden bei der Bestandsaufnahme nicht berücksichtigt werden. Dies gilt natürlich auch für Artikel, die unternehmensintern zum Beispiel in ein Zwischenlager transportiert werden. Auf eine Bestellung kurz vor dem Stichtag zur gesamten Erfassung sollte deshalb nach Möglichkeit vermieden werden.

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