Buchhaltung Grundlagen

Teil der Reisekosten: der Verpflegungsmehraufwand

24. Februar 2014

Verpflegungsmehraufwand

Im Rahmen einer Reisekostenabrechnung für dienstlich veranlasste Fahrten steht den Mitarbeitern eine Verpflegungspauschale zu. Diese soll den Verpflegungsmehraufwand abdecken, denn in der Regel sind die Mahlzeiten auf einer Dienstreise teurer als das Essen zu Hause. Als dienstlich veranlasst gelten die Fahrten dann, wenn im Rahmen der Arbeitsaufgabe ein Aufenthalt außerhalb der eigenen Wohnung und außerhalb der Arbeitsstätte notwendig wird. Im Rahmen der Reisekostenabrechnung kann der Arbeitgeber aber nicht die tatsächlich entstandenen Kosten, sondern nur den gesetzlich definierten Pauschbetrag für die Verpflegung erstatten. Ein Einreichen von Quittungen oder anderen Belegen ist also nicht notwendig. Die Verpflegungspauschale ist für Deutschland und für andere Länder oder Regionen unterschiedlich festgelegt, ihre Höhe wird in regelmäßigen Abständen vom Bundesfinanzministerium angepasst. Der Arbeitgeber ist jedoch nicht verpflichtet, seinen Mitarbeitern diesen Verpflegungsmehraufwand zu bezahlen. Erfolgt keine Erstattung, dann hat der Angestellte die Möglichkeit, diesen Betrag im Rahmen seiner Einkommensteuererklärung als Werbungskosten abzusetzen. Es lohnt sich also, über Dienstreisen und die der Dauer der Abwesenheit Buch zu führen.

Neue Pauschalen des Reisekostenrechts ab 2014

Mit Beginn des Jahres 2014 wurden die Reisekostenabrechnungen und damit auch die Pauschale für den Verpflegungsmehraufwand neu geregelt. Gesetzlich verankert sind diese Änderungen im Paragraph 9, Absatz 4a des Einkommensteuergesetzes. Ziel war es unter anderem, die Abrechnungen zu vereinfachen und gerechter zu gestalten. Für den Verpflegungsmehraufwand wird es künftig nur noch zwei statt drei Pauschsätze geben. Diese richten sich nach der Dauer der Abwesenheit des Angestellten:

  • Abwesenheit von24 Stunden: 24 Euro/Tag
  • Abwesenheit von mehr als 8 Stunden: 12 Euro/Tag

Der Betrag von 12 Euro gilt auch für den An- und Abreisetag einer mehrtägigen Dienstreise, eine Mindestabwesenheitszeit gibt es nicht mehr. Die Pauschale von 6 Euro für eine Abwesenheit von weniger als 8 Stunden am Tag ist entfallen.

Beispielrechnung für eine mehrtätige Dienstreise

Pauschale bisher Pauschale ab 2014
Anreisetag, Reisebeginn 16.00 Uhr 6,00 Euro (8 Stunden) 12,00 Euro
2 Tage Aufenthalt 2x 24,00 Euro 2x 24,00 Euro
Abreisetag, Reiseende 7.00 Uhr 0,00 Euro (7 Stunden) 12,00 Euro
Mögliche steuerfreie Erstattung 54,00 Euro 72,00 Euro

Andere Länder – andere Pauschalen

Die oben beschriebenen Pauschbeträge für den Verpflegungsmehraufwand gelten für das Jahr 2014 und für Deutschland. Für Dienstreisen in andere Länder können andere Beträge geltend gemacht werden. Informieren können sich Mitarbeiter der Personalabteilungen und die Reisenden selbst auf den Internetseiten des Bundesfinanzministeriums (http://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Steuerarten/Lohnsteuer/2013-11-11-reisekosten-reisekostenverguetung-auslandsreisen-2014.pdf?__blob=publicationFile&v=2).
Hier nur einige Beispiele für die Verpflegungspauschalen, wobei der erste Betrag für die Dauer der Abwesenheit von 24 Stunden, der zweite für den An- und Abreisetag steht:

  • USA : 48 €/32 €
  • USA, Washington D.C.: 57 €/38 €
  • Frankreich: 44 €/29 €
  • Frankreich, Paris: 58 €/39 €
  • Polen: 27 €/18 €
  • Polen, Warschau: 30 €/20 €
  • Großbritannien: 42 €/28 €
  • Großbritannien, London: 57 €/38 €

3-Monats-Frist für den Verpflegungsmehraufwand

Bei längerfristigen beruflichen Auswärtstätigkeiten ist der Abzug der Verpflegungspauschale auf die ersten drei Monate beschränkt. Das betrifft häufig Bauarbeiter oder Montagekräfte, die sehr lange auf Großbaustellen tätig sind. Eine Unterbrechung der auswärtigen Arbeit muss mindestens 4 Wochen lang sein, um den Anspruch auf Erstattung des Verpflegungsmehraufwandes neu zu begründen. Ein Kurzurlaub von einigen Tagen reicht also leider nicht aus.

Anrechnung von Mahlzeiten

Besonderes Augenmerk richten die Prüfer der Finanzämter bei Lohnsteuerprüfungen regelmäßig auf die Stellung von Mahlzeiten durch den Arbeitgeber. Diese liegt schon dann vor, wenn in der Übernachtung bei einer Dienstreise ein Frühstück enthalten war. Die gesetzliche Regelung sieht vor, die 24-Stunden-Pauschale für die Verpflegung prozentual zu kürzen, nämlich bei einem Frühstück um 20 Prozent, bei einem Mittag- oder Abendessen jeweils um 40 Prozent. Anzurechnen sind also 4,80 Euro für die Morgenmahlzeit und jeweils 9,60 Euro für die beiden anderen. Ein Abzug beim Verpflegungsmehraufwand kommt nur dann nicht in Frage, wenn es sich bei der Mahlzeit um ein Geschäftsessen handelt, an dem neben dem Arbeitnehmer auch noch andere Gäste teilnehmen.

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