Buchhaltung Grundlagen

Die Spesensätze für 2011 ermitteln

22. Januar 2014

Spesensätze 2011

Durch die Globalisierung arbeiten immer mehr Firmen zusammen oder es werden ausländische Niederlassungen gegründet. Dadurch steigt auch die Zahl der Dienstreisen, die Angestellte eines Betriebs unternehmen müssen. Eine Dienstreise ist immer mit Kosten verbunden, die entweder der Arbeitgeber oder der Arbeitnehmer zu tragen hat. Für den Arbeitgeber stellen diese Kosten eine Betriebsausgabe dar, während Arbeitnehmer Reisekosten, die sie selbst zahlen müssen, als Werbungskosten in ihrer Steuererklärung angeben können. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Geschäftsreise zu einem erfolgreichen Vertragsabschluss geführt hat oder nicht.

Diese Ausgaben gelten als Reisekosten

Das Bundesministerium der Finanzen (BFM) hat genau festgelegt, welche Ausgaben als Reisekosten angesetzt werden dürfen. Zu den anerkannten Reisekosten zählen:

  • Fahrtkosten inklusive Mietwagen
  • Übernachtungskosten
  • Verpflegungsmehraufwand
  • berufliche Telefonate, Faxe, E-Mails oder Briefe
  • Kosten für Gepäckbeförderung oder Gepäckaufbewahrung
  • Mautgebühren
  • Parkgebühren
  • Kosten für Unfallschäden
  • Gebühren für WLAN
  • Kreditkartengebühren für beruflich bedingte Zahlungen
  • Trinkgelder bei einem Geschäftsessen
  • Eintrittsgelder, zum Beispiel für eine Messe
  • Prämie für eine Unfallversicherung

Nicht alle Ausgaben einer Geschäftsreise müssen dem Finanzamt gegenüber nachgewiesen werden. So gelten zum Beispiel für den Verpflegungsmehraufwand vom BFM festgesetzte Pauschalbeträge. Bei den Fahrtkosten haben die Geschäftsreisenden die Wahl, ob sie eine Pauschale ansetzen möchten oder ob die tatsächlich gefahrenen Kilometer die Berechnungsgrundlage bilden sollen.

Übernahme der Reisekosten durch den Arbeitgeber

In vielen Fällen übernimmt der Arbeitgeber die Kosten für eine Geschäftsreise. Dazu müssen sich jedoch entsprechende schriftliche Vereinbarungen im Arbeitsvertrag des Geschäftsreisenden, im gültigen Tarifvertrag oder in separaten betrieblichen Vereinbarungen finden. Ist die Übernahme der Reisekosten eindeutig geregelt, muss der Arbeitnehmer eine detaillierte Reisekostenabrechnung erstellen, um die Ausgaben zurückzuerhalten. Dazu sollte der Angestellte für jede Ausgabe während der Geschäftsreise eine Quittung verlangen und die Belege sorgfältig aufbewahren. Anders als das Finanzamt rechnet der Arbeitgeber keine Pauschalen ab, sondern nur die tatsächlich entstandenen Kosten. Die vom BFM festgelegten Pauschalen spielen aber trotzdem eine Rolle, da der Ersatz des Verpflegungsmehraufwandes nur in Höhe der Pauschbeträge steuerfrei für den Arbeitnehmer ist. Erhält der Geschäftsreisende von seinem Arbeitgeber einen höheren Betrag als die vom Gesetzgeber vorgesehene Pauschale, wird der Betrag, der über den Pauschbetrag hinausgeht, mit einem Lohnsteuersatz von 25 % besteuert. Dieser ermäßigte Lohnsteuersatz gilt aber nur dann, wenn die vom BFM vorgegebenen Pauschalen um nicht mehr als 100 % überschritten werden. Fällt die Erstattung noch höher aus, werden sowohl Steuern als auch Sozialabgaben für den Betrag fällig, der 200 % der Pauschalbeträge übersteigt.

Vergleich der Spesensätze 2011 mit den Spesensätzen 2014

Zum 1. Januar 2014 hat das Bundesministerium der Finanzen eine Reform des steuerlichen Reisekostenrechts beschlossen. Die folgende Gegenüberstellung zeigt die bis zum 31. Dezember 2013 gültigen Pauschalbeträge sowie die ab dem 1. Januar 2014 geltenden Beträge für Geschäftsreisen innerhalb Deutschlands:

bis 31.12.2013 ab 01.01.2014
24,00 Euro pro Kalendertag bei Abwesenheit von der Wohnung und von der regelmäßigen Arbeitsstätte für mehr als 24 Stunden 24,00 Euro pro Kalendertag bei Abwesenheit von der Wohnung für mehr als 24 Stunden
12,00 Euro pro Kalendertag bei Abwesenheit von der Wohnung und von der regelmäßigen Arbeitsstätte für mindestens 14 Stunden, aber weniger als 24 Stunden 12,00 Euro für Anreisetag und Abreisetag, falls der Arbeitnehmer am Reisetag, am Tag vorher oder am folgenden Tag außerhalb seiner Wohnung übernachten muss; keine Mindestabwesenheitszeit erforderlich
6,00 Euro pro Kalendertag bei Abwesenheit von der Wohnung und von der regelmäßigen Arbeitsstätte für mindestens acht Stunden, aber weniger als 14 Stunden 12,00 Euro pro Kalendertag, falls der Arbeitnehmer mehr als acht Stunden von der Wohnung und von der ersten Arbeitsstätte abwesend ist, ohne außerhalb zu übernachten

Geschäftliche Reisekosten übernimmt entweder der Arbeitgeber oder der Arbeitnehmer setzt sie als Werbungskosten steuerlich ab.

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