Buchhaltung Grundlagen

Spesenabrechnungen mit Kunden aber richtig

24. Juni 2013

Spesenabrechnung Freiberufler und SelbständigeViele Freiberufler und Selbstständige sind unsicher, wenn es um die korrekte Spesenabrechnung mit ihren Kunden geht. Dabei ist die Rechtslage relativ einfach, und solange es keine Einwände der Kunden gibt, haben Freelancer bei den Spesenabrechnungen weitgehend freie Hand. Steuerlich betrachtet ist der Verbleib der Originalbelege entscheidend. Im Folgenden ein paar Tipps, worauf Freiberufler und Selbstständige bei ihren Spesenabrechnungen achten sollten.

Spesenabrechnungen mit Kunden einfacher

Im Gegensatz zu den Spesenabrechnungen mit dem Finanzamt, gibt es bei der Abrechnung mit Kunden keine besonderen gesetzlichen Vorgaben. Die Höhe, in der Fahrt-, Übernachtungs- oder Verpflegungsaufwendungen hängt alleine von den Gepflogenheiten der jeweiligen Branche, dem Marktwert und dem Verhandlungsgeschick des Einzelnen ab. Es besteht jedoch immer die Gefahr, dass Kunden sich weigern, die berechneten Spesensätze zu bezahlen oder dass sie nur die tatsächlichen Kosten bzw. die vom Finanzamt festgelegten Verpflegungspauschalen übernehmen möchten. Deshalb sollte vor Annahme eines Auftrags genau festgelegt werden, in welcher Form, die Spesenabrechnung erfolgen soll. Vom Grundsatz her gibt es für die Spesenabrechnung drei unterschiedliche Möglichkeiten.

Spesen gleich mit einkalkulieren

Eine Möglichkeit ist es, die Spesen direkt in die Angebotspreise einzukalkulieren. In diesem Fall kann auf eine detaillierte Spesenabrechnung verzichtet werden. Diese Form der Spesenabrechnung empfiehlt sich immer dann, wenn die Höhe der Aufwendungen im Verhältnis zum Wert des Auftrags eher gering ist. Durch ein solches Verfahren lassen sich unnötige Diskussionen um die Höhe der berechneten Spesen vermeiden. Entscheidend ist dabei immer, dass sich dadurch keine Preisnachteile gegenüber Mitbewerbern ergeben. Zudem sollte der Betreffende bereits ähnliche Projekte abgewickelt haben und die Höhe der anfallenden Kosten somit gut einschätzen können. Fallen die Aufwendungen widererwartend höher aus geht dies immer zulasten des Gewinns. Im schlimmsten Fall wird aus dem Auftrag gar ein Minusgeschäft. Die entstandenen Reisekosten gelten in diesem Fall als betriebliche Aufwendungen und können beim Finanzamt bis zur festgesetzten Höhe gelten gemacht werden. Deshalb ist es wichtig, trotz der pauschalen Abrechnung alle Originalbelege gut aufzubewahren und zu sammeln. Ohne diese können die Aufwendungen nicht berücksichtigt werden und zudem fehlen dann wichtige Unterlagen für spätere Kalkulationen.

Erstattung der Ausgaben

Viele Auftraggeber sind bereit, die anfallenden Spesen zu übernehmen. Oftmals wird dabei jedoch die Vorlage von Originalbelegen verlangt. Zu beachten dabei ist, dass die Spesen zu durchlaufenden Kosten werden, wenn die Originalbelege an den Kunden gehen. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Kosten gegen Vorlage einer Quittung erstattet oder als Nebenleistung auf der Rechnung angegeben werden. Erscheinen die Spesen in der Ausgangsrechnung und werden die Originalbelege mitgeschickt, so wird hierauf keine Umsatzsteuer berechnet. Da die Belege an den Kunden gehen, hat nur dieser die Möglichkeit die Kosten als Betriebsausgaben steuerlich geltend zu machen. Zugleich kann er den Umsatzsteueranteil als Vorsteuer abziehen. Für den Auftragnehmer gibt es diese Möglichkeit leider nicht, was ein echter Nachteil dieser Art der Spesenabrechnung ist. Zudem ist es in der Regel so, dass der Kunde für die Erstattung zumeist dieselben Formvorschriften macht wie bei seinen Angestellten. Das bedeutet, die Belege müssen auf den Namen des Auftraggebers ausgestellt werden.

Steuerpflichtige Nebenleistung

Im Vergleich zur vorigen Variante ist es in der Regel einfacher, die Spesen als eigenständige Nebenleistung in Rechnung zu stellen. Umsatzsteuerpflichtige Unternehmen schlagen in diesem Fall noch die Umsatzsteuer auf. In diesem Fall müssen keine Belege mitgesendet werden. Sollte der Auftraggeber einen Nachweis für die berechneten Spesen wünschen, können der Rechnung einfach entsprechende Kopien beigelegt werden. Die Originalbelege verbleiben bei dieser Art der Spesenabrechnung immer bei Auftragnehmer.

Welche Umsatzsteuer auf den Belegen berechnet wurde, spielt für die Rechnungsstellung an den Kunden keine Rolle. So schlägt beispielsweise ein Journalist 7 Prozent Umsatzsteuer auf, während ein Berater die normalen 19 Prozent auf der Rechnung ausweist. Bei einem Designer, der je nach Leistung einen unterschiedlichen Steuersatz berechnet, kommt es auf die erbrachte Hauptleistung an.

Die für die ursprünglichen Kosten bezahlte Umsatzsteuer kann bei dieser Variante als Vorsteuer geltend gemacht werden. Ob die Ausgaben in der Ausgangsrechnung mit dem Brutto- oder Nettowert angegeben werden, kann frei entschieden werden. Hat der Kunde keine Einwände, ist es ohne Weiteres erlaubt den Bruttobetrag zu berechnen, obwohl die Vorsteuer abgezogen wurde. Das Finanzamt hat auch nichts dagegen, wenn nur der Nettowert berechnet wird.

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