Buchhaltung Grundlagen

Praktische Ablagesysteme für Buchführungsdokumente

29. Januar 2013

Praktische Ablagesysteme für die BuchhaltungEgal ob Selbstständige oder Unternehmen, eine gute Buchführung ist, für alle Gewerbetreibende unerlässlich. Wer sich dabei von Beginn an ein gutes Ablagesystem erspart sich später eine Menge Arbeit. Mit dem richtigen System lassen sich die benötigten Unterlagen jederzeit schnell auffinden und wichtige Dokumente für Steuerberater oder Buchführungsbüros sind immer griffbereit.

Belege für Kasse und Bank richtig sortieren

Sowohl für das Kassenblatt mit den zugehörigen Belegen wie auch für die Bankunterlagen empfiehlt sich eine nach dem Datum sortierte Reihenfolge. Die Belege sollten immer in de Reihenfolge abgeheftet werden, wie sie im Kassenblatt eingetragen bzw. auf dem Bankkonto gebucht werden. Beide Bereiche werden immer gemeinsam zur weiteren Bearbeitung gegeben und sollten deshalb auch immer zusammen aufbewahrt werden. Damit die Buchführung möglichst zeitnah erfolgt ist es ratsam, die Kontoauszüge regelmäßig zu erstellen und im entsprechenden Ordner abzuheften. So lassen sich alle angefallenen Rechnungen und Ausgaben innerhalb kürzester Zeit sortieren und erfassen. Wer seine Buchführung in festgelegten Zeitabständen erledigt, vermeidet, dass irgendwann Berge von Belegen auf einmal bearbeitet werden müssen.

Belege sortieren spart Geld beim Steuerberater

Gerade Existenzgründer sollten von Beginn an eine gewisse Zeit für ihre Buchführung einplanen. Verschiedene staatliche Stellen gewähren im Übrigen Zuschüsse beim Besuch eines entsprechenden Seminars. In diesen wird auf anschauliche Weise gezeigt, wie sich mit einfachen Mitteln eine übersichtliche Buchführung aufbauen lässt. Natürlich besteht auch die Möglichkeit, diese Arbeiten durch einen Steuerberater oder ein Buchhaltungsbüro erledigen zu lassen. Allerdings ist dies auch mit entsprechenden Kosten verbunden. Wer seine Belege selbst sortiert, nimmt dem Steuerberater eine Menge Arbeit ab und kann so Geld einsparen.

Welche Ordner werden noch benötigt

Zu einem guten Ablagesystem für die Buchführung gehört jedoch mehr, als nur die Belege für den Steuerberater abzuheften. Im täglichen Geschäftsverkehr fällt jede Menge Papierkram an, der ebenfalls in regelmäßigen Abständen sortiert werden sollte. Am besten ist es dabei, alle Dokumente systematisch in dafür passende Ordner abzuheften. Je nach Unternehmen werden Ordner für die Krankenkasse, das Finanzamt, das Arbeitsamt, die Rentenversicherung sowie für die Bank benötigt. Falls nur wenig anfällt, reicht für die Buchführung natürlich auch ein Ordner mit entsprechender Unterteilung aus. Dabei ist natürlich auf eine andere Untergliederung, wie beispielsweise nach Schriftverkehr, Anträgen, Bescheiden, Zuschüssen, Gesprächsnotizen usw. denkbar. Trennstreifen erleichtern die spätere Suche nach Belegen und helfen auch dem Steuerberater dabei sich in den Dokumenten zurechtzufinden. So können beispielsweise die Belege für die Umsatzsteuervoranmeldung zunächst zeitlich und anschließend monatliche oder quartalsweise eingeordnet werden.

Anlagevermögen – Investitionen systematisch abheften

Auch für kleine Unternehmen ist es im Rahmen der Buchführung erforderlich, das Anlagevermögen festzustellen. Hierzu zählen alle Wirtschaftsgüter ab einem Wert von 150 Euro, sofern diese im Rahmen der geschäftlichen Tätigkeit genutzt werden. Zu den Wirtschaftsgütern gehören neben der Büroausstattung auch Maschinen, Werkzeuge, Software oder Pkws.

Regelmäßig überprüfen, was noch da ist

Im Rahmen der Buchführung sollten Unternehmer jedes Jahr prüfen, welche Wirtschaftsgüter hinzugekommen sind und welche eventuell verkauft oder verschrottet wurden. Diese Informationen werden dann in einem sogenannten Anlagespiegel festgehalten. In der Regel wird diese Aufgabe von einem Buchführungsbüro oder dem Steuerberater übernommen. Allerdings können Unternehmer deren Arbeit wesentlich erleichtern, wenn alle benötigten Angaben griffbereit parat liegen. Für die Buchführung sollte hierzu ebenfalls ein eigener Ordner angelegt werden. In diesem wird dann einfach eine Kopie der angeschafften Wirtschaftsgüter abgeheftet. Der Ordner kann dann am Jahresende dem Steuerberater übergeben werden und dieser findet auf einen Blick alle Informationen, die er für die Erstellung des Anlagespiegels benötigt.

Offene Posten im Auge behalten

Eine der wichtigsten Aufgaben einer regelmäßigen Buchführung ist ein genauer Blick auf die jeweils offenen Forderungen und Verbindlichkeiten. So lassen sich finanzielle Engpässe schon im Vorfeld erkennen. Gerade was die offenen Forderungen betrifft, ist es wichtig, diese jeden Tag parat zu haben. Auf diese Weise ist jederzeit klar, welche Rechnungen noch offen sind und von welchen Kunden noch Gelder zu erwarten sind. Eine genaue Liste mit den offenen Forderungen ist zudem wichtig für das Inkassowesen. Nicht alle Kunden haben auch eine gute Zahlungsmoral und oftmals müssen die noch offenen Beträge angemahnt werden.

 

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