Buchhaltung Grundlagen

Nützliche Tipps zum Kontieren der Buchungsbelege

17. Mai 2013

Debitoren und Kreditoren Grundlagen BuchhaltungUnter Kontieren versteht man das Festlegen eines Buchungssatzes. Dabei werden die angesprochenen Konten sowie die Beträge und sofern benötigt auch die Kostenstellen auf dem zu buchenden Beleg angegeben. Auf diese Weise kann bei einer späteren Prüfung jederzeit nachvollzogen werden, auf welchen Konten der jeweilige Betrag verbucht wurde.

System der doppelten Buchführung

Die Buchführung hat das Ziel alle in einer Abrechnungsperiode anfallenden Geschäftsvorfälle zu erfassen und auf den entsprechenden Konten zu verbuchen. Neben dem Kontieren der Ein- und Ausgangsrechnungen gehören hierzu beispielsweise auch die Zu- und Abgänge auf den Bankkonten sowie Veränderungen beim Anlagevermögen. Kalkulatorische und Statistische sowie Korrekturbuchungen und Umbuchungen komplettieren die Buchführung. Die Bestimmungen einer doppelten Buchführung sehen vor, dass beim Kontieren der Geschäftsvorfälle zwei unterschiedliche Konten jeweils im Soll und im Haben angesprochen werden. Dies erreicht man durch das Kontieren, also dem Bilden von Buchungssätzen.

Bedeutung des Kontierens

Die Bestimmungen einer ordnungsgemäßen Buchführung sehen vor, dass sich die einzelnen Geschäftsvorfälle vom Buchungsbeleg zu den Konten und wieder zurück jederzeit nachvollziehen lassen. Nur so ist es möglich, dass sich auch betriebsfremde Personen wie Betriebsprüfer möglichst schnell einen Überblick über die Buchführung verschaffen können. Das wichtigste Ziel beim Kontieren ist also, die Nachvollziehbarkeit der Buchführung zu gewährleisten. Aus diesem Grund empfiehlt sich ein schriftliches Kontieren auf den einzelnen Buchungsbelegen. Dies ist jedoch nicht jedem Fall zwingend vorgeschrieben. Neben dem schriftlichen Kontieren auf dem Beleg ist auch die Eintragung in Buchungslisten sowie das Kontieren mit einer elektronischen Software möglich.

Schriftliches Kontieren nicht immer erforderlich

In den meisten Unternehmen erfolgt die Buchführung mittels einer entsprechenden Software. Dadurch ergeben sich auch für das Kontieren von Belegen verschiedene Änderungen. Generell gelten für das digitale Kontieren jedoch dieselben Voraussetzungen. Das bedeutet, die einzelnen Buchungsfälle müssen auch hier in beide Richtungen nachvollziehbar sein. Dabei ist die progressive Prüfung immer vom jeweiligen Buchungsbeleg ausgehend. Der Weg führt dabei vom Beleg bis zur Bilanz bzw. der Gewinn-und-Verlust-Rechnung. Dagegen verläuft die retrograde Prüfung immer auf umgekehrtem Wege. Durch den Einsatz einer digitalen Software können Unternehmen sich das zeitlich aufwendige schriftliche Kontieren sparen. Eine gesetzliche Regelung, dass Buchungsbelege immer schriftlich kontiert werden müssen, gibt es in jedem Falle nicht. Dies hat auch das Landgericht Münster in einem entsprechenden Urteil festgestellt. Danach ist eine ordnungsgemäße Buchführung auch dann gegeben, wenn diese aus einer geordneten Ablage von Büchern besteht bzw. auf einem digitalen Datenträger festgehalten wird.

Kontieren mit dem Kontenrahmen

Unternehmen, die noch auf die klassische Weise schriftlich kontieren, erledigen dies zumeist mit einem Rotstift. Sinnvoll ist dabei die Anschaffung eines Kontierungsstempels. Nach Anbringen des Kontierungsstempels werden die erforderlichen Daten in die vorgesehenen Stempelfelder eingetragen. Dabei erfolgt die Zuordnung der Konten nach dem jeweils verwendeten Kontenrahmen. Die meisten Firmen verwenden hierfür einen der beiden DATEV-Kontenrahmen SKR 03 bzw. SKR 04. Die Buchungsbelege werden immer in Bezug auf die jeweiligen Kontenklassen kontiert. So werden in der Kontenklasse 0 beispielsweise die Konten des Anlagevermögens zusammengefasst. Die Kontenklasse 3 umfasst die Waren und Stoffe und in der Kontenklasse 9 befinden sich die Abschlusskonten. Die Verwendung eines Kontenrahmens bietet den Vorteil, dass sich so die Buchführung von unterschiedlichen Betrieben gut miteinander vergleichen lässt.

Kontieren mittels EDV

Wie bereits erwähnt, erledigen die meisten Unternehmen das Kontieren über ein EDV-gestütztes Buchführungssystem, welches ein schriftliches Kontieren überflüssig macht. Wichtig dabei ist, dass beim Kontieren mit der Software ein eindeutiger Buchungstext eingegeben wird. Dieser ist zwingend vorgeschrieben, da die verschiedenen Buchungsbelege später ansonsten nicht mehr aufzufinden sind. Es ist ratsam kurze und prägnante Stichwörter zu verwenden, die den jeweiligen Geschäftsfall eindeutig kennzeichnen. Es kommt immer wieder vor, dass sich Betriebsprüfungen aufgrund fehlender Buchungstexte in die Länge ziehen, was in jedem Fall vermieden werden sollte.

Kontieren von elektronischen Rechnungen

In vielen Fällen werden Rechnungen heutzutage nur noch auf elektronischem Wege übermittelt. Das Bundesfinanzministerium hat dabei entschieden, dass es ausreicht, einen Datensatz mit der Kontierung an die elektronische Rechnung anzuhängen. Dies gilt jedoch nur dann, wenn alle weiteren Grundsätze einer ordnungsgemäßen Buchführung strikt eingehalten werden.

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