Buchhaltung Grundlagen

Kassenbücher richtig führen

23. November 2012

Kassenbücher richtig führenEin sachlich und formell korrekt geführtes Kassenbuch ist von enormer Bedeutung, um Ärger mit dem Finanzamt zu vermeiden. Werden Fehler begangen, kann dies so weit führen, dass der Betriebsprüfer die Kasse verwirft und infolge dessen das Finanzamt zu einer Schätzung übergeht – mit entsprechend ungünstigen möglichen Folgen.

Seit dem Einsatz von EDV-Systemen hat sich das Schätzungsverfahren enorm verbessert, in den vergangenen Jahren ist die Zahl der durchgeführten Schätzungen stark angestiegen. Neben dem Risiko eines Steuerstrafverfahrens gegen den Geschäftsführer kann solch eine Schätzung unter Umständen die Existenz eines Unternehmens gefährden. Nachberechnungen, die noch vor einigen Jahren schlichtweg nicht möglich gewesen wären, können heute mithilfe von neuen Softwareprogrammen durchgeführt werden.

Was sind Kassenbücher?

Bei einem Kassenbuch handelt es sich um ein buchhalterisches Hilfsmittel, mithilfe dessen Barzahlungen erfasst und protokolliert werden. Entscheidend ist, dass sämtliche Eingänge und Ausgänge von Zahlungen erfasst werden – ohne Ausnahme. Bei steuerpflichtigen Personen, die zur Buchführung verpflichtet sind, erfüllt das Kassenbuch die Funktion eines Grundbuchs.

Wie müssen Kassenbücher geführt werden, um ordnungsgemäß zu sein?

Erste Voraussetzung, um Kassenbücher ordnungsgemäß zu führen, ist eine tatsächliche Geschäftskasse. Betriebliche und private Gelder dürfen darin nicht vermischt sein.

In der Gastronomie und im Einzelhandel geht es dabei vereinzelt noch um die offene Ladenkasse. Bei einer solchen müssen einzelne Einnahmen nicht protokolliert werden, sondern es reicht, die Einnahmen eines Tages in Form eines Kassenberichts festzuhalten. Heute längst wesentlich weiter verbreitet ist die elektronische Registrierkasse. Sämtliche Einnahmen werden dadurch automatisch protokolliert.

Wie das Kassenbuch korrekt zu geführt werden muss, hängt zum größten Teil von der Art des Geschäfts ab. Einerseits müssen die Grundsätze der sogenannten ordnungsgemäßen Buchführung eingehalten werden, andererseits ist darauf zu achten, die Anforderungen der Kassenbuchführung einzuhalten.

Grundsätze der korrekten Führung von Kassenbüchern

Ohne Beleg darf keine Buchung erfolgen. Es müssen auch dann Belege hinterlegt werden, wenn es sich um eine Privatentnahme handelt (Eigenbeleg). Bei den Einträgen muss darauf geachtet werden, dass diese in ordentlicher Reihenfolge, zeitnah, vollständig und korrekt vorgenommen werden. Anhand der Aufzeichnungen muss es jederzeit möglich sein, den Istbestand mit dem Sollbestand zu vergleichen. In regelmäßigen Abständen muss der tatsächliche Inhalt der Kasse überprüft werden, d. h., es muss nachgezählt werden. Transferierungen zwischen der Kasse und dem Bankkonto müssen protokolliert werden. Sämtliche Entnahmen aus der Kasse müssen mit dem Datum der Auszahlung erfasst werden. Sollte es bei einer Eintragung in das Kassenbuch zu einem Irrtum kommen, muss dieser so durchgestrichen werden, dass auch der fehlerhafte Eintrag noch gelesen werden kann.

Bei einer solchen Barkasse besteht keine Möglichkeit der unabhängigen Fremdprüfung (wie bei einem Bankkonto dank der Kontoauszüge). Daher ist es erforderlich, dass die geschilderten Vorgehensweisen eingehalten werden.

Registrierkassen erleichtern das Führen von Kassenbüchern

Der Einsatz von elektronischen Registrierkassen erleichtert die Kontrolle der Kasse und die Arbeit mit dieser. Je nach Umstand kann es bei der Benutzung einer elektronischen Registrierkasse ausreichen, wenn täglich der Tagesendsummenbong aufbewahrt wird und die Information entsprechend in das Kassenbuch eingetragen wird, um die Einnahmen zu protokollieren. Ausgaben eines Tages sind jedoch immer einzeln festzuhalten.

Wenn ein Steuerprüfer eine elektronische Registrierkasse überprüft, ist die „Abfrage“ von entscheidender Bedeutung. Die Umsätze eines Tages werden mit der Z1-Abfrage brutto und netto angezeigt. Das Ergebnis dieser Abfrage findet sich auf den Tagesendsummenbongs wieder, die aufzubewahren sind. Monatliche oder wöchentliche Umsätze können mit der Z2-Abfrage kontrolliert werden. Nach Durchführung einer Z2-Abfrage werden die Speicherplätze auf null gestellt. Mit der GT-Abfrage werden alle Umsätze angezeigt bzw. ausgedruckt, die seit der Inbetriebnahme der Kasse durchgeführt wurden. Der Finanzprüfer kontrolliert, ob die Summen der Z2-Abfragen mit dem Ergebnis der GT-Abfrage übereinstimmen. Tritt hierbei eine Differenz auf, kann der Kontrolleur davon ausgehen, dass beim Führen der Kasse Fehler begangen wurden.

Typische Fehler beim Führen von Kassenbüchern

Häufigster Fehler ist, dass Umsätze einfach gar nicht erfasst werden. Ebenfalls wird häufig darauf verzichtet den Kassenbestand nachzuzählen, woraus nicht nachvollziehbare Abweichungen entstehen. Auch das unvollständige Aufbewahren sämtlicher Belege führt zu Problemen bei Kassenbüchern. Ohne Beleg darf weder Einzahlung noch Entnahme erfolgen. Es ist auch auf formelle Fehler zu achten. Immer runde Summen sind z. B. völlig unrealistisch. Ebenso kaum vorstellbar ist ein korrekt geführtes Kassenbuch, in dem über einen langen Zeitraum keinerlei Kassenfehlbeträge protokolliert sind.

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