Buchhaltung Grundlagen

Kasse und Kassenbuch

9. August 2010

Die Kasse ist ein Bereich der Buchhaltung, der meist nicht ausgeschlossen werden kann. Selbst in kleinen Unternehmen und Betrieben fallen immer eine ganze Reihe an Geschäftsfällen an, die das Führen einer buchmäßigen und realen Kasse sowie einem dementsprechenden Kassenbuch unumgänglich machen. In großen Unternehmen ist die sogenannte Kasse meist eine eigene Abteilung, die viele Aufgaben und Funktionen hat. Der Buchhalter, der die Pflicht zur ordentlichen Kassenführung inne hat, trägt eine große Verantwortung. Meist wird hier allabendlich der Kassenstand geprüft und mit dem Kassenbuch verglichen, und wenn dieser nicht stimmt, beginnt in der Regel das Suchen der kleinen oder großen Differenzen.

Da in der Buchführung keine Buchungen ohne die nötigen Belege durchgeführt werden dürfen, ist auch der Kassenbereich an diese Pflicht gebunden. Jeder noch so kleine Beleg oder Quittungsbon hat hier erfasst und im jeweiligen Kassenbuch notiert zu werden. Die Belege müssen diesbezüglich sortiert und abgelegt werden, sodass auch sachverständige Dritte sich hier schnell einen Überblick über alle Geschäftsfälle machen können. Die Kasse ist ein nicht zu unterschätzender Bereich in der Buchführung und oftmals geht es hier wesentlich turbulenter zu, als in allen anderen Abteilungen.

Schaut man sich einen einzigen Tag eines Kassenbuchhalters an, da wird schnell klar, dass ruhige Tage hier Mangelware sind. In vielen Unternehmen ist es so, dass zunächst der Kassenbestand aufgefüllt werden muss, dh., der Weg zur Bank ist eine der ersten Aufgaben des Tages. Je nach Größe des Unternehmens werden hier oftmals einige Tausend Euro von einem der Bankkonten abgeholt und in den Bestand der Kasse eingebucht. Was dann im Laufe des Tages folgt, sind meist eine ganze Reihe von Auszahlungen, teilweise auch Einzahlungen, die den Kassenbestand buchmäßig wie auch real schrumpfen oder wachsen lassen.

Unterhält das Unternehmen Firmenwagen, so werden aus der Kasse meist alle Tankfüllungen gezahlt. Der Fahrer wird hier in der Regel an der Kasse vorstellig und bittet um die Vorleistung für Tankgeld. Ist dies erfolgt, hat er die Quittung diesbezüglich an der Kasse abzugeben, damit die Auszahlung ordnungsgemäß verbucht werden kann. Wer in Vorleistung getreten ist, der kann sich mit Hilfe des Beleges oder der Quittung den verauslagten Betrag zurückerstatten lassen.
Dieses Prozedere läuft ähnlich, wenn beispielsweise schnell kleinere Mengen an Material, Bürobedarf, Reinigungs- oder Lebensmittel gekauft werden müssen. Der zuständige Sachbearbeiter wird sich an die Kasse wenden, um sich einen diesbezüglichen Vorschuss abzuholen oder die Vorleistung erstatten zu lassen.

Komplizierter wird es an der Kasse, wenn Monteure beschäftigt sind, die beispielsweise für Auslandseinsätze abgerufen werden oder von diesen zurückkehren. Was nun folgt, ist in der Regel eine sehr umfassende Arbeit, da nun Spesen abgerechnet werden müssen. Viele Mitarbeiten holen sich vor Antritt der Dienstreise einen gewissen Vorschuss in der Kasse, um nicht komplett in Vorleistung treten zu müssen. Ist die Reise dann beendet, werden die Vorleistungen mit den tatsächlich gezahlten Kosten verrechnet. Hat sich der Monteur hier vielleicht über Monate im Ausland aufgehalten, so wird er an der Kasse eine ganze Menge an Belegen auf den Tisch legen und das oft mühsame Sortieren beginnt. Besonders kompliziert wird es, wenn Belege beispielsweise aus Japan, China, Russland etc. mitgebracht werden. Hier weiß man nach Wochen meist kaum noch, wofür die Quittung galt.

Neigt sich der Tag für den Buchhalter an der Kasse dem Ende zu, hat die tägliche Kassenabrechnung zu erfolgen. Allen Einträge im Kassenbuch haben die dementsprechenden Belege zugehörig zu sein. Die Aufrechnung der Belege und des Kassenbuchs wiederum haben mit dem tatsächlichen Kassenbestand übereinzustimmen. Ist dies der Fall, so kann die Kassenabrechnung an die Finanzbuchhaltung weitergeleitet und dort verbucht werden.

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