Buchhaltung Grundlagen

Gutschriften – auch hier muss alles stimmen

15. September 2010

In den Buchhaltungsabteilungen der Unternehmen werden täglich eine Vielzahl an Belegen erstellt. Neben den Ausgangsrechnungen und den Buchungsbelegen sind dies beispielsweise auch die Gutschriften. Gutschriften sind meist eng verbunden mit den jeweiligen Ausgangsrechnungen und müssen dem zu Folge mit großer Sorgfalt bearbeitet werden. Stimmen hier einzelne Positionen nicht, ist zum einen das Buchungs-Wirrwar komplett, zum anderen gilt die Gutschrift möglicherweise gar als ungültig.

In den meisten Fällen werden Gutschriften erteilt, wenn die zugrunde liegende Rechnung Fehler aufweist. Dies können im Einzelnen fehlerhafte Beträge sein, das Zurückschicken von Ware, zum anderen aber auch das Fehlen von zugesicherten Zahlungsmodalitäten oder Einzelpreisen.

Regeln einer ordentlichen Gutschrift

Muss eine Rechnung anhand einer Gutschrift korrigiert werden, so muss hier im Vorfeld einiges beachtet werden. Da die zuständigen Finanzbehörden daran interessiert sind, dass Vorsteuer und Umsatzsteuer ordnungsgemäß deklariert und abgeführt werden, muss auch bei der Erstellung einer Gutschrift besonders auf den Ausweis der jeweiligen Steuer geachtet werden. Die Steuersätze müssen entsprechend der vorher gestellten Rechnung…

ausgewiesen werden, sodass es sowohl für den Kunden wie auch für den Rechnungs- und Gutschriftensteller zu keinen Differenzen bei der Umsatzsteuervoranmeldung kommt. Zugrunde liegt hierfür der § 17 des UStG, aus dem ersichtlich wird, dass bei geänderter Bemessungsgrundlage für die Umsatz- oder Vorsteuer, auch ein geänderter Beleg ausgestellt werden muss. Darüber hinaus unterliegen auch Gutschriften den üblichen Anforderungen, die an eine ordnungsgemäß ausgestellte Rechnung gestellt werden. Fehlen darf hier beispielsweise nicht das Ausstellungsdatum, die gutzuschreibende Lieferung oder Leistung, die Belegnummer und die Art der Verrechnung oder Zahlung sowie die Angabe der Steuernummer.

Keine mündlichen Absprachen tätigen

Oftmals werden aus Unkenntnis mündliche Absprachen zwischen Rechnungssteller und Kunde getätigt. Der Hinweis, den fehlerhaften Rechnungsbetrag bei der Überweisung einfach abzuändern, ist jedoch keinesfalls erlaubt. Im Sinne einer ordentlichen Buchführung muss jeder Geschäftsfall auch nach Jahren noch von sachverständigen Dritten nachvollzogen werden können. Des Weiteren haben alle diesbezüglichen Buchungen einen entsprechenden Beleg zu haben, aus dem ersichtlich ist, wie der Sachverhalt buchhalterisch zu bewerten ist.

Wenn die Gutschrift fehlt

Stellt der Rechnungsteller keine Gutschrift aus, so ist dieser zumindest im umsatzsteuerlichen Bereich deutlich im Nachteil. Da sich beim Fehlen einer Gutschrift die Umsatzsteuerzahllast nicht ändert, d. h. hier keine Korrektur vorgenommen wird, ist die Umsatzsteuervoranmeldung mit dem regulären Rechnungsbetrag auszuweisen. Der Kunde wiederum profitiert hier, denn er kann den vollen Vorsteuerabzug geltend machen, den er ansonsten mit einer Gutschrift hätte anpassen müssen.

Buchung von Gutschriften

Die Buchung von Gutschriften ist auf mehrfache Art und Weise möglich. Zum einen können diese mit geänderten Vorzeichen (Minus) gebucht werden, zum anderen kann man jedoch auch den gesamten Vorgang der Lieferung oder Leistung in einer Gutschrift umkehren. Bei Buchungen mit umgekehrten Vorzeichen ist der Buchungssatz der gleiche, wie bei den regulären Debitorenrechnungen. Hier bucht man Forderungen (Kundenkonto) an Umsatzerlöse- alle Beträge jedoch mit Minus. Im anderen Fall ist lediglich die zunächst ausgeführte Buchung der Rechnung zu vertauschen. Die Buchung lautet hier: Forderungen an Umsatzerlöse (alle Beträge mit Vorzeichen Plus).
Zu beachten sind hierbei jedoch auch die einzelnen Steuerkonten. Sofern diese nicht automatisch vom Buchhaltungssystem (Buchhaltungssoftware) verbucht werden, so haben diese ebenfalls auf der Sollseite (im ersten Fall mit Vorzeichen Minus, im zweiten Fall mit Vorzeichen Plus) gebucht zu werden.

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