Buchhaltung Grundlagen

Großhandelsunternehmen setzen mehr und mehr auf die permanente Inventur

15. Juli 2013

Permanente InventurFür Großhandelsunternehmen, die eine Vielzahl von unterschiedlichen Artikeln in ihrem Lager haben ist die Inventur immer mit einem entsprechend hohen Aufwand verbunden. Je nach Arbeitsaufwand sind bei einer Stichtagsinventur mehr als 100 Mitarbeiter beschäftigt, um die ganzen Bestände aufzunehmen. Da es hierbei sehr häufig zu Störungen innerhalb des Betriebsablaufs kommt, gehen immer mehr Großhandelsunternehmen dazu über, eine permanente Inventur durchzuführen. Dabei lässt sich der Arbeitsaufwand für die Inventur über das Jahr verteilen, sodass dieser genau geplant und in die vorhandenen Arbeitsabläufe integriert werden kann. Dazu fallen Überstunden bzw. das Einstellen von zusätzlichen Hilfskräften zum Zeitpunkt der Stichtagsinventur weg, was zu einer Reduzierung der Kosten führt. Um auf eine permanente Inventur umzusteigen, müssen jedoch bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein.

Voraussetzungen für eine permanente Inventur

Das Handelsgesetzbuch schreibt für Unternehmen die eine permanente Inventur durchführen möchten bestimmte Voraussetzungen vor. So muss unter andere anderem eine Lagerbuchhaltung vorhanden sein, mit welchen Zu- und Abgänge festgehalten werden. Diese müssen zudem jederzeit anhand von Belegen nachweisbar sein. Bei Großhandelsunternehmen sollte diese Bedingung jedoch in jedem Fall vorhanden sein. Dazu gilt, dass auch bei der permanenten Inventur einmal pro Jahr der Sollbestand mit dem Istbestand abgeglichen werden muss. Es ist dabei jedoch nicht erforderlich, alle Waren zum gleichen Zeitpunkt zu erfassen. Die Zählungen können über das ganze Jahr über verteilt werden.

Vorteile der permanenten Inventur für Großhandelsunternehmen

Die permanente Inventur gibt Großhändlern die Möglichkeit die Bestandsaufnahme über das gesamte Jahr zu verteilen. Somit fallen Überstunden am Jahresende weg, was zu einer erheblichen Kosteneinsparung führt. Die Zählungen können in ruhigere Zeiten verlegt werden, wenn von einer bestimmten Ware nur wenige Stück am Lager sind. Die meisten Unternehmen planen täglich eine gewisse Zeit für die Bestandsaufnahmen ein, wenn Mitarbeiter durch anderweitige Tätigkeiten nicht voll ausgelastet sind. Trotz des geringeren Aufwands bietet die permanente Inventur gerade bei Großhandelsunternehmen eine bessere Kontrolle der vorhandenen Bestände. Differenzen zwischen den in der Buchhaltung und den tatsächlich im Lager vorhandenen Beständen lassen sich zeitnah feststellen und korrigieren. Dadurch sinkt die Gefahr von Lieferengpässen, weil keine ausreichende Zahl von Artikeln im Lager ist. Dies hat gleichzeitig eine positive Auswirkung auf die möglichen Umsatzzahlen.

Die gesteuerte permanente Inventur

Die verschiedenen Vorteile einer permanenten Inventur lassen sich durch einen gezielten Einsatz und eine genaue Planung noch weiter optimieren. Erreichen lässt sich eine solche Optimierung durch eine gesteuerte permanente Inventur. Dabei wird im Vorfeld für jeden Wochentag ein bestimmtes Kontingent an zu zählenden und im System zu buchenden Artikeln festgelegt. Die Planung läuft dabei zumeist über ein elektronisches Warenwirtschaftssystem. Dabei werden die gesetzlichen und organisatorischen Vorgaben durch das System zu 100 Prozent berücksichtigt.

Je nachdem welches System für die Lagerbuchhaltung genutzt wird, gibt es dabei unterschiedliche Möglichkeiten. So kann die Zählung beispielsweise zusätzlich optimiert werden, indem Mitarbeitern anhand der Regalorganisation den optimalen Weg vorgeschlagen bekommen. Zudem lässt sich das EDV-System so organisieren, dass zur Zählung die Artikel vorgeschlagen werden, welche räumlich oder thematisch nahe beieinander gelagert werden. Dazu lassen sich mit einem elektronischen Warenwirtschaftssystem auch die Bestände von mehreren Lagern gleichzeitig überwachen und miteinander abgleichen. Bevor alle Vorteile einer permanenten Inventur sinnvoll genutzt werden können, muss zunächst eine möglichst optimale Lagerorganisation aufgebaut werden.

Richtige Lagerorganisation ist unabdingbar

Damit die permanente Inventur einwandfrei funktioniert, muss vom Wareneingang bis zum Verkauf alles gut organisiert sein. In jedem Falle zu empfehlen ist dabei der Einsatz von Funk-MDE Geräten. Mit diesen werden die erfassten Bestände elektronisch und in Echtzeit an das Warenwirtschaftssystem übertragen. Der Mitarbeiter kann somit bei Bedarf andere Tätigkeiten übernehmen und in der nächsten Ruhephase wieder mit der Zählung fortfahren. So lässt sich die permanente Inventur perfekt in den täglichen Arbeitsablauf der einzelnen Mitarbeiter integrieren. Über das handliche MDE-Gerät können noch verschiedene weitere Prozesse gesteuert werden, die ansonsten durch das Backoffice erledigt werden müssten. So können bei Bedarf notwendige Bestellungen direkt an das Warenwirtschaftssystem übertragen werden. Des Weiteren lassen sich mit den handlichen Geräten auch Etiketten drucken oder mögliche Preisänderungen ins System aufnehmen. Mittlerweile setzt die Mehrzahl der deutschen Großhandelsunternehmen Funk-MDEs zur täglichen Lagerorganisation ein.

 

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