Buchhaltung Grundlagen

Die Offene-Posten-Liste – eines der wichtigsten Dokumente in der Buchhaltung

11. September 2012

Offene-Posten-ListeKunden, die ihre Rechnungen nicht fristgerecht bezahlen sind, für Unternehmen nicht nur ärgerlich, sondern können in extremen Fällen auch die Existenz bedrohen. Deshalb ist wichtig, die noch offenen Rechnungen immer im Auge zu behalten. Dabei ist die Offene-Posten-Liste ein wichtiges Hilfsmittel. Gerade Selbstständige und Freiberufler, die über keine eigene Buchhaltung verfügen, sollten täglich einen Blick in die Offene-Posten-Liste werfen. Diese gibt einen schnellen Überblick über säumige Kunden und zeigt an, wenn entsprechende Maßnahmen wie Zahlungserinnerungen oder Mahnungen erforderlich sind. Dazu wird eine Offene-Posten-Liste oftmals auch zur Vorlage bei der Bank benötigt, damit diese sich ein genaueres Bild über die vorhandene Ertragslage machen kann. Anhand der Offene-Posten-Liste gewinnt der Sachbearbeiter einer Bank wichtige Erkenntnisse über die Liquidität eines Unternehmens.

Was sind Offene-Posten-Liste genau?

Eine Offene-Posten-Liste kann sowohl für Forderungen gegenüber Kunden wie auch für Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten erstelt werden. Somit können Unternehmen verhindern, dass sie selbst zum säumigen Zahler werden und eventuell Mahnkosten bezahlen müssen. Dazu ist die Liste auch ein wichtiges Hilfsmittel, wenn es um die Gewährung von Skonto geht. Für den Fall, dass die Summe der Beträge aus den offenen Verbindlichkeiten die der noch offenen Forderungen übersteigt, so ist dies ein wichtiges Indiz für ein mögliches Liquiditätsproblem.

Warum interessieren sich Banken für die Offene-Posten-Liste?

Bei Selbstständigen oder Freiberuflern kann es durchaus vorkommen, dass die Bank in regelmäßigen Abständen einen Blick in die Offene-Posten-Liste werfen möchte. So bietet diese der Bank eine relativ einfache Möglichkeit, um sich ein Bild über die Liquidität eines Unternehmens zu machen. Dabei achten Banken insbesondere darauf, wie lange die offenen Verbindlichkeiten in der Regel bestehen. Werden die eingehenden Rechnungen beispielsweise über einen sehr langen Zeitraum offen, so drängt sich der Verdacht auf, dass sich ein Unternehmen in Zahlungsschwierigkeiten befindet. Umgekehrt besteht bei Forderungen die über einen sehr langen Zeitraum offen sind die Gefahr, dass diese komplett abgeschrieben werden müssen. Bevor eine Offene-Posten-Liste bei der Bank vorgelegt wird, sollte diese genauestens auf die Korrektheit überprüft werden. Es droht sonst die Gefahr, dass Banken einen Eintrag falsch einschätzen, was zu Problemen führen kann, wenn zu einem späteren Zeitpunkt beispielsweise ein Kredit beantragt wird.

Offene-Posten-Liste sichert Liquidität

Damit eine Offene-Posten-Liste ihre Aufgabe auch korrekt erfüllen kann, ist es entscheidend, dass diese stets die aktuellen Daten beinhaltet. Deshalb sollte die Buchführung immer zeitnah erfolgen. Nur so lässt sich stets ein genauer Überblick über die offenen Forderungen und Verbindlichkeiten behalten. Durch das korrekte Führen der Liste lassen sich die Außenstände eines Unternehmens reduzieren, was automatisch auch zu einer besseren Liquidität führt. Dazu bleibt auf diese Weise kein Zahlungsrückstand unerkannt. Besonders bei jungen Unternehmen ist eine regelmäßige und genaue Überwachung der Liquidität von entscheidender Bedeutung. Anhand der Offene-Posten-Liste kann jederzeit abgeglichen werden, ob der im Businessplan erstellte Liquiditätsplan eingehalten wird. Nur wenn ein Liquiditätsengpass möglichst schnell erkannt wird, lassen sich noch rechtzeitig die entsprechenden Maßnahmen ergreifen. Eine zu geringe Liquidität ist nach wie vor der Hauptgrund, warum junge Unternehmen innerhalb der ersten fünf Jahre nach Unternehmensgründung scheitern.

Offene-Posten-Liste erstellen

Mittlerweile arbeiten auch die meisten kleineren Unternehmen mit einer eigenen Buchhaltungssoftware. Diese bietet in der Regel auch ein Feature, um eine Offene-Posten-Liste zu erstellen. Dabei haben Nutzer zumeist die Möglichkeit die Angaben nach verschiedenen Faktoren zu filtern. So können beispielsweise alle offenen Posten angezeigt werden oder auch nur die eines bestimmten Kunden bzw. Lieferanten. Dazu lassen sich auch gezielt Rechnungen anzeigen, die sich bereits in einer bestimmten Mahnstufe befinden bzw. bei denen die Fälligkeit einen gewissen Termin überschritten hat. Dabei können die einzelnen Mahnstufen je nach Kunde durchaus unterschiedlich gesetzt werden. Dies lässt sich zumeist direkt in den Einstellungen des jeweiligen Kunden festlegen.

Die Offene-Posten-Buchhaltung

Bei der Offene-Posten-Buchhaltung handelt es sich um eine vereinfachte Form der Buchführung, die oftmals von kleineren Unternehmen angewendet wird. Dabei werden die ein- und ausgehenden Rechnungen die über das Geschäftsjahr nicht verbucht, sondern lediglich in einem für jeden Lieferanten und Kunden angelegten Ordner aufbewahrt. Solange die einzelnen Dokumente in Papierform vorliegen, gilt die Aufzeichnungspflicht in jedem Falle als erfüllt. Wichtig dabei ist, dass die einzelnen Belege in der korrekten zeitlichen Reihenfolge aufbewahrt werden. Bei den einzelnen Konten Debitoren und Kreditoren spricht man in diesem Fall von ruhenden Konten. Am Bilanzstichtag werden dann lediglich die zu diesem Zeitpunkt offenen Rechnungen gebucht.

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