Buchhaltung Grundlagen

Die doppelte Buchführung

9. Juni 2010

Die in der privaten Wirtschaft am häufigsten vorzufindende Art der Finanzbuchhaltung ist die doppelte Buchführung (auch kaufmännische Buchführung genannt). Laut Handelsgesetzbuch sind alle Vollkaufleute zu dieser Art der Buchführung verpflichtet.

Aber auch Unternehmer, die nicht Vollkaufleute sind, müssen unter bestimmten Bedingungen doppelt buchführen: Laut Abgabenordnung besteht die Pflicht für Unternehmen mit mehr als 500.000 Euro Umsatz oder mehr als 50.000 Euro Gewinn im Jahr. Diese müssen darüber hinaus bei der Unternehmensgründung ihr Inventar angeben und eine Eröffnungsbilanz erstellen.

Der Name doppelte Buchführung kommt daher, dass jeder Geschäftsfall unter den Aspekten der Herkunft und Verwendung doppelt, einmal auf der Soll- und einmal auf der Habenseite, in zwei verschiedene Konten eingetragen wird. Ein Konto ist in diesem Zusammenhang eine Tabelle mit zwei Seiten (Soll und Haben), das für eine Art von Geschäftsfall zuständig ist. Ein Unternehmen hat so viele Konten, wie es Arten von Geschäftsfällen hat.

Bei der doppelten Buchführung finden folgende Regelungen Anwendung: Nach dem Buchungssatz wird ein Geschäftsfall nie auf beiden Konten im Soll bzw. Haben gebucht. Es wird immer ein Konto auf der Soll- und ein anderes auf der Habenseite berührt. Für jeden verbuchten Geschäftsfall wird ein Buchungssatz nach dem Prinzip „Soll an Haben“ erstellt. Als erstes wird das Konto genannt, dessen Soll- Seite berührt wurde, dann folgt das Konto, wo im Haben gebucht wurde.

Die nächsten Regeln betreffen die verschiedenen Kontenarten: Grundsätzlich gibt es zwei Arten von Konten: Bestandskonten und Erfolgskonten. In den Bestandskonten werden die Vermögens- und Schuldenbestände des Unternehmens eingetragen, in den Erfolgskonten die Aufwendungen und Erträge. Von diesen zwei Kontenarten gibt es jeweils wieder zwei Unterarten: Die Bestandskonten, die die Vermögenswerte führen, nennt man aktive Bestandskonten, wohingegen die Konten, in denen die Schulden gebucht werden, passive Bestandskonten genannt werden. Die Erfolgskonten, die die Aufwendungen führen, bezeichnet man als Aufwandskonten, die die Erträge führen, als Ertragskonten.

Für jede dieser Kontoarten gibt es nun eine eigene Buchungsregel: Für die aktiven Bestandskonten gilt, dass sie im Soll zunehmen und im Haben abnehmen. Das bedeutet, dass die Anfängsbestände der Vermögenswerte auf der Soll- Seite gebucht werden. Zugänge werden ebenso im Soll gebucht, Abgänge und auch der Endbestand dagegen im Haben.

Bei passiven Bestandskonten erfolgt die Zunahme im Haben und die Abnahme im Soll. Die Anfangsbestände der Schuldenwerte stehen im Haben, genauso wie Mehrungen von Schulden. Die Buchung der Abnahmen und des Endbestands erfolgen im Soll.

Aufwände werden grundsätzlich immer im Soll gebucht, das bedeutet, dass ein Aufwand immer auf der Soll- Seite des Aufwandskontos eingetragen wird.

Erträge werden stets im Haben gebucht, ein Ertrag wird also immer auf der Habenseite des Ertragskontos eingetragen.

Die Ermittlung des Gewinns erfolgt in der doppelten Buchhaltung folgendermaßen: Die Konten stehen nicht völlig isoliert und unabhängig voneinander, sondern in einer hierarchischen Struktur in Form einer Pyramide. An der Spitze der Hierarchie steht das Bilanzkonto.

Im Bilanzkonto werden die Vermögenswerte, die Aktiva, und die Finanzierung, die Passiva, dargestellt. Aktiva sind dabei als solche Vermögensformen definiert, die ein Unternehmen aktiv einsetzen kann. Ob sie vom Unternehmen selbst finanziert wurden oder nicht, spielt dabei keine Rolle. Die Aktiva geben also Aufschluss darüber, welches Vermögen vorhanden ist, wohingegen die Passiva aufzeigen, wie dieses Vermögen finanziert wurde, also woher das Kapital für dieses stammt. Es kann aus Eigenkapital oder aus Verbindlichkeiten stammen.

Die genaue Gleiderung der Bilanz ist für große und mittlere Unternehmen im Handelsgesetzbuch (HGB) geregelt. Die Anwendung der dortigen Vorschriften hat sich jedoch in der Praxis für alle Unternehmen durchgesetzt.

Bei der Bilanz müssen beide Seiten gegliedert sein, und zwar die Aktivseite nach Liquidität, das heißt, dass die Vermögenswerte, bei denen der Tausch gegen Bargeld am schwierigsten zu bewerkstelligen ist, auf der Aktivseite ganz oben stehen. Die Werte, die leicht zu Bargeld zu machen sind, stehen dagegen ganz unten.

Auf der Passivseite werden die Mittel, die dem Unternehmen am längsten zur Verfügung stehen, oben notiert. Die kurzfristigen Finanzierungsmittel werden unten eingetragen. Die Passivseite wird also nach Fälligkeit gegliedert.

Am Anfang eines Geschäftsjahres muss ein Unternehmen die Eröffnungsbilanz erstellen. Die Oberkonten erhalten ihre Anfangsbestände, die im Laufe des Geschäftsjahres anfallenden Geschäftsfälle werden auf den zugehörigen Unterkonten gebucht. Auf diese Weise wird bei der doppelten Buchführung die Bilanz ständig fortgeführt. Am Ende des Jahres werden die Unterkonten dann abgeschlossen, ihre Schlussbestände werden in die entsprechenden Oberkonten gebucht und in der Schlussbilanz zusammengefasst.

Ein Konto wird abgeschlossen, indem die wertmäßig größere Seite addiert und auf die wertmäßig kleinere Seite übertragen wird. Die Differenz zwischen dem übertragenen Wert und der Summe der Einträge auf der wertmäßig kleineren Seite bilden den Schlussbestand oder Saldo. Durch diesen ist das Konto nun ausgeglichen.

Der letzte Schritt ist nun die Saldierung des Bilanzkontos. Dazu werden die Aktiva und Passiva ausgeglichen. Ist dies geschehen, hat man als Ergebnis das Eigenkapital. Wenn das Eigenkapital am Ende des Wirtschaftsjahres größer ist als bei der Eröffnungsbilanz, hat das Unternehmen einen Gewinn erzielt, umgekehrt einen Verlust.

Bilanzen ergänzen sich immer gegenseitig, die Schlussbilanz eines Geschäftsjahres ist gleichzeitig die Eröffnungsbilanz des nächsten Jahres, die Schlussbilanz geht von der Eröffnungsbilanz aus. Auf diese Weise wird eine lückenlose Bilanzierung erreicht.

Damit eventuelle Geldgeber und die Finanzbehörden sicher sein können, das die Bilanzen der Wahrheit entsprechen, muss der Unternehmer zusätzlich je Bilanz ein Inventar vorlegen, in dem alle Vermögensgegenstände und Schulden genau aufgeführt sein müssen. Das Inventar dient so als Beleg für die Korrektheit der Bilanz.

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