Buchhaltung Grundlagen

Die Debitorenbuchhaltung

16. August 2010

Wer in der Debitorenbuchhaltung arbeitet, der ist für die Verbuchung der Kundenbelege zuständig. Je nach Größe des Unternehmens sind auch hier eine Vielzahl an Buchhaltern beschäftigt, die die einzelnen Geschäftsfälle kontieren und verbuchen.

Die vom Betrieb produzierten und verkauften Waren sowie alle erbrachten Dienstleistungen werden den Kunden und Abnehmern der Leistungen in Rechnung gestellt. In der Regel sind hier täglich eine Vielzahl von Belegen zu erstellen, die im Anschluss daran unterschiedlichen Arbeitsschritten unterworfen sind.

Jeder Kunde erhält bei seiner ersten Bestellung eine Kundennummer. Im Bereich der Buchführung wird diese Nummer Debitorennummer genannt, die meist schon bei der Rechnungsstellung der Einfachheit halber ihre Notierung findet. Die Debitorennummer ist hier gleichbedeutend mit dem Begriff der Forderung, die der Kunde an das Unternehmen nach erbrachter Lieferung oder Leistung hat. Kommt der Rechnungsdurchschlag nun auf den Tisch des Buchhalters, und liegt die Debitorennummer vor, so ist bei der Kontierung der Rechnung nur noch das Konto der Gegenbuchung zu bestimmen.

Anders als bei den Lieferantenrechnungen, den Kreditorenrechnungen, ist die Gegenbuchung zum Debitorenkonto hier meist auf einige wenige Konten beschränkt. Lediglich die Erlöskonten werden hier angesprochen, die allerdings hinsichtlich der Umsatzsteuer genauestens gewählt werden müssen.

Bei Rechnungen, die für deutsche Kunden ausgestellt werden, ist zu überprüfen, ob die Lieferung oder Leistung mit regulärem Umsatzsteuerprozentsatz oder nur mit dem verminderten Satz berechnet werden darf. Bei ausländischen Kunden ist es etwas komplizierter, da hier mit Anfang des Jahres das geänderte Meldeverfahren der Umsatzsteuer und Vorsteuer in Kraft getreten ist, was für unterschiedliche Regelungen in Bezug auf europäische Kunden und Kunden aus Drittländern sorgt.

Bei der Kontierung der Ausgangsrechnungen ist der jeweilige Debitor als Forderung im Soll zu belasten. Die Gegenbuchung im Haben muss mit dem Nettobetrag einem Erlöskonto zugeführt werden und muss die Umsatzsteuer ebenfalls auf der Habenseite berühren.

Wurde die Rechnung dann ordnungsgemäß kontiert und eingebucht, wartet die Buchhaltungsabteilung nun auf die eingehenden Zahlungen des Debitor. Je nach Zahlungsziel kann dies durchaus bis zu neunzig Tagen dauern. Eine tägliche Kontrolle der offenen Posten mittels der Bankbelege und das Überprüfen der jeweiligen Fälligkeiten ist hier unumgänglich. Säumige Kunden werden in der Regel an ihre Zahlungsverpflichtung erinnert.

Ist die Zahlung für die ausstehende Rechnung dann eingegangen, werden nun die Bankbelege kontiert und gebucht. Da das Debitorenkonto nun ausgeglichen ist, hat die Buchung des Debitoren hier im Haben zu erfolgen. Das Gegenkonto ist das Bankkonto (oder bei Bareinzahlungen auch die Kasse), welches sich hier im Soll erhöht.In vielen Unternehmen wird gleichzeitig mit dem Einbuchen der Debitoren-Zahlung auch die Offene Posten Liste (kurz=OP genannt) bereinigt, dh. der offene Posten des Kunden wird hier ausgeziffert. Wird dies vergessen, so erhält der Kunde bei automatisch erstellten Mahnungen und Zahlungserinnerungen hier einen diesbezüglichen Hinweis auf eine überfällige Zahlung. Dies ist äußerst unangenehm, sofern die Forderung nicht berechtigt ist, und sollte anhand einer ordentlich geführten OP-Liste vermieden werden.

Ist die Zahlung des Kunden dann eingegangen, sind die Belege gebucht, können Rechnungen wie auch Kontoauszüge abgelegt werden. Die Aufbewahrungsfristen hierfür belaufen sich auf zehn Jahre und sollten dementsprechend nach einem ordentlichen Prinzip erfolgen. Nur so kann gewährleistet werden, dass sich sachverständige Dritte (beispielsweise die zuständigen Finanzbehörden) auch nach Jahren noch ein hinreichendes Bild der Geschäftsfälle machen können.

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

*

*