Buchhaltung Grundlagen

Buchhaltung Grundlagen: Debitoren und Kreditoren – Kunden und Lieferanten

23. April 2013

Debitoren und Kreditoren Grundlagen BuchhaltungAls Kreditoren werden Personen oder Firmen bezeichnet, die einem Unternehmen eine Rechnung für gelieferte Waren oder Dienstleistungen gestellt haben. Der Begriff stammt vom lateinischen Wort „credere“ was soviel wie glauben oder anvertrauen bedeutet. Der Kreditor übernimmt dabei immer das Risiko eines Kreditgebers. Im Gegenzug dazu steht der Debitor, der aus Unternehmenssicht einen Schuldner darstellt, der mit Waren oder Dienstleistungen beliefert wurde. In der Debitoren- und Kreditoren Buchhaltung wird für jeden Debitor und Kreditor ein eigenes Konto eingerichtet. Bei Debitoren und Kreditoren kommt es immer zu zwei Buchungen. Eine Buchung beim Erstellen der Rechnung und eine, wenn diese ausgeglichen werden.

Buchungen bei Kreditoren

Wenn das Unternehmen Waren auf Ziel einkauft, führt dies zu zunächst zu einem Anstieg der Verbindlichkeiten. Angenommen ein Unternehmen kauft für 500 Euro Software bei der Firme ABC ein, würde der Buchungssatz lauten „Aufwendungen für Software an Kreditor ABC“. Das Kreditorenkonto der Firma ABC hat nun einen Saldo von – 500 Euro. Sobald die Rechnung per Überweisung ausgeglichen wird, kommt es zur Buchung Kreditor ABC an Bank. Anschließend ist das Kreditorenkonto der Firma ABC wieder ausgeglichen und das Konto Bank weist 500 Euro weniger auf.

Buchungen bei Debitoren

Bei Debitoren verläuft das Ganze auf dieselbe Weise. In diesem Fall verkauft das Unternehmen Waren an seine Kunden auf Rechnung. Wird beispielsweise Software für 1.000 Euro an den Kunden XYZ verkauft, so kommt es beim Erstellen der Rechnung zum Buchungssatz Debitor XYZ an Umsatzerlöse Software. Das Debitorenkonto XYZ hat nun einen Saldo von 1.000 Euro. Geht der Rechnungsbetrag per Überweisung ein, wird das Debitorenkonto mit dem Buchungssatz Bank an Debitor XYZ wieder ausgeglichen.

Das Kreditorenrisiko

Ein Kreditor, der Waren und Dienstleistungen auf Rechnung verkauft trägt dabei immer ein gewisses Risiko. So kann es vorkommen, dass sein Debitor die Rechnung zu spät, nur teilweise oder auch gar nicht bezahlt. Dieses sogenannte Kreditorenrisiko wird innerhalb der Kreditorenbuchhaltung verwaltet und überwacht. Zur Minderung des Risikos können Unternehmen ihren Kreditoren ein Limit einrichten, bis zu dem sie Waren auf Rechnung liefern. Durch das Einholen von Informationen über die Kunden wird das vorhandene Kreditorenrisiko eingestuft. Hierzu können beispielsweise Bankauskünfte eingeholt oder die Jahresabschlüsse eingesehen werden. Sofern einem Unternehmen die Risiken zu hoch erscheinen, können die Waren auch unter Eigentumsvorbehalt geliefert werden. Kommt es zu Störungen bei der Zahlung, hat das Unternehmen dann das Recht die gelieferten Waren wieder zurückzufordern. Erfolgt die Lieferung ohne Eigentumsvorbehalt und bleibt die Zahlung aus, dann entsteht eine zweifelhafte Forderung. Sofern der Lieferant nicht mehr mit einem Zahlungseingang rechnet, wird daraus eine uneinbringliche Forderung.

Kreditorische Debitoren

Wie bereits erwähnt sind Debitoren Forderungen, die ein Unternehmen gegenüber Kunden hat. Ausgangsrechnungen an einen Kunden werden deshalb immer auf der Sollseite des Debitorenkontos erfasst. Auf diese Weise wird der Forderungscharakter der Ausgangsrechnung deutlich gemacht. Ist ein Debitorenkonto ausgeglichen und der Kunde erhält aus einem besonderen Grund eine Gutschrift, so wird diese ebenfalls im Haben verbucht.

Beispiel:

Ein Unternehmen stellt einem Kunden am Jahresende eine Bonusgutschrift über 3.500 Euro zzgl. 570 Euro Umsatzsteuer aus. Zu diesem Zeitpunkt hat der Kunde alle an ihn gestellten Rechnungen komplett ausgeglichen. Der Buchungssatz würde in diesem Fall lauten: gewährte Boni 3.000 Euro, Umsatzsteuer 570 Euro an Debitor ABC 3.570 Euro.

Durch diesen Buchungssatz wird eine Verbindlichkeit gegenüber einem Debitor eingebucht. Da die Verbindlichkeit gegenüber einem Debitor auf der rechten Kontenseite steht auf der eigentlich die Kreditoren gebucht werden entsteht ein kreditorischer Debitor. Nach den Regeln der ordnungsgemäßen Buchführung ist es jedoch nicht erlaubt, Posten der Aktivseite einer Bilanz mit denen der Passivseite zu verrechnen. Somit dürfen in diesem speziellen Fall keine Forderungen mit Verbindlichkeiten saldiert werden. Um dieses Saldierungsverbot einzuhalten, dürfen die kreditorischen Debitoren nicht im Sammelkonto Forderungen aus Lieferungen und Leistungen erscheinen. Diese müssen immer separat in der Bilanz ausgewiesen werden. Allerdings sehen die Standardkontenrahmen für solche Fälle kein separates Konto vor. Bei einigen EDV-Programmen besteht jedoch die Möglichkeit, kreditorische Debitoren unter den besonderen Verbindlichkeiten auf der Passivseite gesondert auszuweisen. Unternehmen sollten deshalb prüfen, inwieweit eine solche Buchführung für sie anwendbar ist.

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

*

*