Buchhaltung Grundlagen

Das Mahnverfahren in Unternehmen – wann ist ein Kunde mit der Zahlung in Verzug?

11. April 2013

Das Mahnverfahren in Unternehmen – wann ist ein Kunde mit der Zahlung in Verzug?Alle Unternehmen kennen das leidige Thema des Zahlungsverzuges von Kunden. Leider ist es immer wieder ein immenser Forderungsposten, welcher Firmen zu schaffen macht. Des Weiteren ist ein geregeltes und außergerichtliches Mahnverfahren oft mit viel Aufwand und Zeit verbunden. Durch ein organisiertes Mahnverfahren ist jedoch möglich, ausstehende Beträge und Rechnungen einzufordern.

Was ist ein Mahnverfahren?

Prinzipiell dient ein Mahnverfahren Unternehmen und Betrieben dazu, ausstehende Forderungen von Kunden und Geschäftspartnern einzutreiben. Rechnungen über Dienstleistungen oder Produkte kommen ins Mahnverfahren, sobald sie nicht fristgerecht bezahlt werden. Jede Rechnung muss klar definierte Daten, darunter auch ein Zahlungsziel, für den Kunden enthalten. Nur anhand dieser Daten kann ein ordnungsgemäßes Mahnverfahren eingeleitet werden. Viele Unternehmen greifen auf die sogenannte drei-Stufen Mahnregelung zurück. Dies bedeutet nicht mehr und nicht weniger, als dass drei Mahnungen erstellt werden, bevor ein gerichtliches Mahnverfahren eingeleitet wird, sollte der Schuldner bis dato nicht gezahlt haben.

Diese Methode des Mahnverfahrens ist aber nicht bindend anzuwenden, da jeder Gläubiger selbst über die Art der Mahnungen entscheiden kann und es auch vollkommen ausreicht, eine einzige Mahnung zu erstellen und dann nach Ablauf der gestellten Frist ein gerichtliches Mahnverfahren anzustreben. Jedoch ist ein gerichtliches Mahnverfahren immer mit extrem hohen Kosten für das Unternehmen bzw. den Gläubiger verbunden und meistens versuchen Firmen vorab alle Möglichkeiten außergerichtlich auszuschöpfen, um an ihre Forderungen zu kommen.

Was bedeutet das Zahlungsziel?

Das Zahlungsziel gibt an, bis wann ein Schuldner oder ein Kunde seine Verbindlichkeiten aus Waren- und Dienstleistungsgeschäften spätestens beglichen haben muss. Oft ist es außerdem üblich, einem Barzahler einen Skonto einzuräumen und auch bei vorzeitiger Zahlung der Rechnung ist dies unter Angabe einer Frist möglich. Um späteren Missverständnissen aus dem Weg zu gehen, sollte, statt einer Frist- bzw. Zeitangabe anhand von einer Tagesanzahl, vorzugweise ein genaues Datum angegeben werden. Die Erläuterung zahlbar bis …Datum… ist genauer, verständlicher und im Streitfall effektiver nachweisbar. Des Weiteren reicht es nicht aus, wenn der Schuldner den Rechnungsbetrag am Tag des Zahlungszieles anweist. Die Rechtslage sagt hier ausdrücklich und eindeutig, dass der Gläubiger über sein Geld direkt zum Zahlungsziel verfügen können muss. Die Angabe des Zahlungszieles ist entscheidend für das weiterführende Mahnverfahren und muss zwingend auf jeder Rechnung und Forderungsaufstellung ausgewiesen sein. 

Wann tritt Verzug ein?

Vorab sei zu erwähnen, dass der Schuldner nicht automatisch trotz Fälligkeit der Forderung in Verzug gerät. Sprich, am Tag des Zahlungszieles der Rechnung und keinem erkennbaren Zahlungseingang, besteht noch kein Verzug. Sollte jedoch in der Rechnung an den Schuldner direkt per Datum ein Zahlungsziel genannt sein, so tritt sofort nach Ablauf dieses Datums der Verzug ein. Ansonsten muss nach Eintritt der Fälligkeit der Schuldner gemahnt werden, um ihn in Verzug zu setzen. Der Verzug tritt dann bei Zugang der Mahnung ein.

Zahlreiche gerichtliche Entscheidungen mündeten im Urteil, dass dem Gläubiger der geschuldete Betrag rechtzeitig, das heißt zum Tag der genauen Fälligkeit, zur Verfügung stehen muss, um Verzugsfolgen zu entgehen. Mit der Ausstellung und Übergabe einer Mahnung oder einer Zahlungserinnerung muss der Schuldner hierbei jedoch zunächst in Verzug gesetzt werden.

Tipp: Sofern ein Schuldner in Verzug gerät, können ihm auch eventuell angefallene Bearbeitungsgebühren oder Auslagen in Rechnung gestellt werden.

Das Mahnschreiben

Eine Mahnung im üblichen Mahnverfahren wird meistens in der ersten Ausfertigung auch als Zahlungserinnerung bezeichnet, da dieses Schreiben noch eine nette Aufforderung zur Zahlung darstellt und einen Zahlungsaufschub bis zu einem genannten Termin beinhaltet. Sollte der Schuldner nicht auf diese Zahlungserinnerung reagieren und nicht bezahlen, so wird üblicherweise eine zweite Mahnung gefertigt. Hierbei ist der Ton schon etwas rauer und meist auch wesentlich eindeutiger im Hinblick auf die Folgen. Prinzipiell entscheidet jedes Unternehmen selbst, ob es eine dritte Mahnung erstellt oder nicht. Dies ist nicht zwingend notwendig oder gar vorgeschrieben.

Mahnungen sind zwar an keine direkte Form gebunden, aber es empfiehlt sich aus eventuellen Beweisgründen, die Schriftform zu verwenden.

In einem Mahnschreiben müssen die Rechnungsnummer, das Ausstellungsdatum und der geforderte Betrag genannt werden. Auch können Bearbeitungs- und Verzugskosten zusätzlich zur bestehenden Forderung hier aufgeführt und berechnet werden.

 

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