Buchhaltung Grundlagen

Das Kassenbuch – wann Software nötig ist und wann die Excel-Tabelle ausreicht

27. August 2012

Das KassenbuchDie Buchführung ist eine der wichtigsten Grundlagen für eine ordentliche Geschäftsführung. In der ordentlichen Buchhaltung werden alle Geschäftsvorgänge in Zahlenwerten aufgenommen, lückenlos, zeitlich und sachlich geordnet. Als Grundlage für die Erfassung der Geschäftsvorgänge gibt es entsprechende Belege, die auch entsprechend archiviert werden müssen.

Das Kassenbuch wiederum ist eines der Nebenbücher der Buchführung. Wie man aus dem Wort Kassenbuch schon schließen kann, werden in diesem Buch alle Geschäftsvorfälle erfasst, die mit dem Bargeldtransfer des Unternehmens zu tun haben, sprich der Kasse. Aus dem Saldo des Kassenbuches kann man also schließen, wie viel Bargeld sich in der Geschäftskasse des Unternehmens befindet.

Warum ein Kassenbuch geführt werden muss

Das Kassenbuch ist die einfachste Form der Buchhaltung und verschafft einem Unternehmen einen schnellen und einfachen Blick über alle Einnahmen und Ausgaben der Kasse. Der wichtigste Grundsatz, der dem Kassenbuch zugrunde liegt, ist „Keine Buchung ohne Beleg“.

Es ist bei diesen Buchhaltungen aber auch durchaus zulässig die Einnahmen und Ausgaben auf unterschiedliche Konten zu buchen. Dies ermöglicht einen schnellen Blick auf die Kosten und Erträge einer speziellen Kostenstelle. Die finanzielle Situation des Unternehmens kann so aktuell geprüft werden.

Diese Möglichkeit entfällt allerdings bei Unternehmen mit einer Größe, bei der eine doppelte Buchführung, oder eine weiterführende Bilanzierung erforderlich ist. Bei diesen Unternehmen bildet das Kassenbuch tatsächlich nur den aktuellen Bargeldbestand einer Kasse ab.

Welche Daten in einem Kassenbuch erfasst werden

Das Kassenbuch hat einen ganz bestimmten Aufbau, durch den alle wichtigen Daten erfasst werden. Da das Kassenbuch einen zeitlichen Ablauf der Kassenbewegungen darstellt, ist die Erfassung des Datums besonders wichtig. Die Belegnummer ist eine fortlaufende Nummer zur eindeutigen Zuordnung des Beleges oder der Quittung zum Geschäftsvorfall. Der Buchungstext ist eine Art erklärende Bezeichnung des Geschäftsvorfalls, um auf den ersten Blick zu sehen, worum es in dem Geschäftsvorfall geht. Der aktuelle Kassenbestand ist immer unter der Berücksichtigung der eingebuchten Geschäftsvorfälle auszuweisen.

Optional dazu gibt es noch weitere Positionen, die gefüllt werden können. Bei dem Punkt Steuersatz kann der Umsatzsteuersatz zum jeweiligen Geschäftsvorfall ausweisen. Einnahmen und Ausgaben können ebenfalls mit Betrag und Währung beim Geschäftsvorfall dokumentiert werden. Auch erfasst werden kann die Umsatzsteuer, bzw. Vorsteuer, die sich aus den Einnahmen, bzw. Ausgaben und dem Steuersatz ergibt.

Wer ist verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen?

Für Privatpersonen, Nebenerwerbstätige und Einzelunternehmer leitet sich keine rechtliche Verpflichtung ab, ein Kassenbuch zu führen. Allerdings befreit es diese Personen und Unternehmungen nicht, ihre Umsatzsteuer in regelmäßigen Abständen an das Finanzamt zu melden. Dies ist damit die Umsatzsteuervoranmeldung, deren fällige Zahlung auch umgehend an das Finanzamt überwiesen werden sollte, bevor diese beginnen zu mahnen.

Ganz andere Verpflichtungen haben Unternehmen, die durch ihre Struktur und Größe komplexe interne Vorgänge für die Verbuchung von Einnahmen und Ausgaben haben. Bei einer GmbH oder AG zum Beispiel gibt es die Verpflichtung zur doppelten Buchführung und Führung eines Kassenbuches. Das Kassenbuch ist besonders dann wichtig, wenn eine reale Kasse existiert, aus der heraus die Mitarbeiter Verfügungen vornehmen müssen, wie zum Beispiel die Beschaffung von Verbrauchsmaterial.

Wie man ein Kassenbuch führt

Ein Kassenbuch zu führen ist absolut sinnvoll, sollte aber auch der Zielstellung entsprechen. Ein ganz einfaches Kassenbuch, oder auch Haushaltsbuch, wie es in Privathaushalten geführt wird, kann ganz einfach auf Papier geführt werden. Dabei ist die Form nicht ganz so wichtig, denn schließlich sind es ganz einfache Privataufzeichnungen. Wer aber keine Vorstellung hat, wie dieses aussehen soll, kann auch ein fertiges Buch kaufen und dieses ausfüllen. Dieses Kassenbuch ist sehr übersichtlich und kann daher bei der Haushaltsführung helfen.

Sollte gegenüber dem Finanzamt eine Vorsteuer- oder Umsatzsteuererklärung fällig werden, empfiehlt es sich das Kassenbuch in elektronischer Form zu führen. Hierfür gibt es dann wieder verschiedene Varianten. Eine Variante ist die Kassenbuchführung über Excel-Tabellen, hierfür gibt es verschiedene Vorlagen im Internet. Gerade für kleinere Unternehmen, Nebenerwerbstätige und Einzelunternehmer können bei dieser einfachen Variante der Führung eines Kassenbuches profitieren. Absprechen sollte man die Form der Führung des Kassenbuches aber vielleicht auch mit seinem Steuerberater oder dem Finanzamt.

Für größere Unternehmen empfiehlt es sich, das Kassenbuch online zu führen. Diverse Programme können mittlerweile im Internet heruntergeladen werden. Möglich ist es aber auch eine Applikation zu wählen, bei der das Kassenbuch rein online im Internet geführt wird. So ist es möglich, von überall her auf das Kassenbuch zuzugreifen und auch von überall her zu pflegen.

 

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