Buchhaltung Grundlagen

Das Kassenbuch – so sollte es erstellt werden

11. März 2013

Kassenbuch richtig führenDas Kassenbuch dient zur Erfassung aller in einem Unternehmen mit Bargeld durchgeführten Transaktionen. Im Kassenbuch wird alles dokumentiert, was bar eingenommen oder ausgezahlt wurde. Neben Bareinnahmen und Ausgaben fallen hierunter auch private Einlagen und Entnahmen sowie Gelder, die von der Kasse auf das Bankkonto eingezahlt werden und umgekehrt. Ebenso müssen angenommene Schecks zunächst im Kassenbuch dokumentiert und anschließend als Gutschrift bei der Bank eingereicht werden.

Wer muss ein Kassenbuch führen?

Selbstständige und Unternehmen, die ihren Gewinn mit einer Bilanz ermitteln, sind gesetzlich zum Führen eines Kassenbuchs verpflichtet. Für die Einnahme/Überschussrechnung besteht dagegen keine Pflicht zum Führen eines Kassenbuchs. Aus Gründen der besseren Übersicht ist jedoch für alle Unternehmen mit Bargeschäften ratsam ein Kassenbuch zu führen.

Aufbau des Kassenbuchs

Damit alle erforderlichen Informationen im Kassenbuch eingetragen werden können, ist ein bestimmter Aufbau erforderlich. Erforderlich sind das Datum des Geschäftsvorfalls, die fortlaufende Nummer um einen Beleg eindeutig zuordnen zu können, ein Buchungstext mit Angaben zum Geschäftsvorfall, Betrag und Währung, Steuersatz, Umsatzsteuer bzw. Vorsteuer sowie der jeweils aktuelle Kassenbestand unter Berücksichtigung des laufenden Geschäftsvorfalls.

Die Kasseneinnahmen korrekt erfassen

Für eine ordnungsgemäße Kassenbuchführung gilt der Grundsatz, dass alle Eintragungen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden müssen. Um den Grundsatz der Richtigkeit zu erfüllen, müssen die Kasseneinnahmen sowohl materiell wie auch formell korrekt erfasst werden. So müssen alle in bar getätigten Einnahmen und Ausgaben am selben Tag im Kassenbuch erfasst werden. Eine Verschiebung auf den nächsten Tag ist nur dann zulässig, wenn hierfür zwingende Gründe vorliegen. Diese müssen dann auch in den Buchungsunterlagen vermerkt werden. Verkürzt sich aufgrund leichtsinnigem oder fahrlässigem Versäumen der Eintragungen die Steuerschuld, so kommt es zu einer Steuergefährdung. Diese wird mit einer Geldbuße von bis zu 5.000 Euro bestraft. Eine Steuergefährdung liegt auch bei fehlerhaften Buchungen vor.

Buchen der Kassenausgaben

In das Kassenbuch müssen alle Ausgaben eingetragen werden, welche nachweislich die Barkasse des Unternehmens belasten. Wie bei den Einnahmen muss auch bei den Ausgaben darauf geachtet werden, dass alles formell und materiell korrekt eingetragen wird. Dabei sind immer die Bruttobeträge inklusive der Umsatzsteuer im Kassenbuch zu notieren. Bei einer korrekten Verbuchung wird die gezahlte Umsatzsteuer dann mit der Umsatzsteuer der Einnahmen verrechnet. Wichtig ist dabei natürlich, dass der jeweils korrekte Steuersatz verwendet wird.

Weitere Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenbuchführung

Für jede Buchung muss ein fortlaufend nummerierter Beleg vorliegen. Wichtig ist zudem, dass die Kassenbuchführung so durchgeführt wird, dass der Sollbestand jederzeit mit Istbestand verglichen werden kann. Da die Kasse im Höchstfall leer sein kann, darf zu keinem Zeitpunkt ein negativer Kassenbestand vorhanden sein. Wurde eine Eintragung im Kassenbuch getätigt, so darf diese nachträglich nicht mehr geändert oder unkenntlich gemacht werden. Dazu dürfen zwischen den einzelnen Eintragungen keine Leerzeilen vorhanden sein.

Elektronische Kassenführung mittels Registrierkassen

Unabhängig von der jeweiligen Branche setzen viele Unternehmen Registrierkassen zur Abwicklung des Barverkehrs ein. Die meisten Registrierkassen verfügen über unterschiedliche Speicherfunktionen und können verschiedene Berichte ausgeben. Besonders wichtig ist eine Zusammenfassung der Tagesumsätze in Form von Tagesendsummenbons. Auf diese sogenannten Z-Bons legen Prüfer bei der Überprüfung von EDV-Kassen besonderen Wert. Für ein korrekt geführtes Kassenbuch müssen die Tagesendsummenbons bestimmte Daten enthalten. Hierzu gehört der Name des Unternehmens, die Uhrzeit des Abrufs, das Datum, die Tagessumme, eine Liste mit allen Stornos und Retouren, den genauen Zahlungsweg (Bar, Scheck, Kreditkarte). Kommt es zu Programmierungsänderungen der Kasse, so müssen die entsprechenden Protokolle ebenfalls aufbewahrt werden.

Das Kassenbuch mittels Software führen

Anstatt das Kassenbuch mühsam von Hand zu führen, bietet sich der Einsatz einer professionellen Software an. Ein Vorteil dabei ist, dass die geltenden gesetzlichen Regelungen durch das Programm automatisch berücksichtigt werden. Über regelmäßige Updates werden eventuelle Gesetzesänderungen direkt in das Programm integriert. Die meisten Programme lassen sich als Demoversion herunterladen, sodass diese vor dem Kauf gründlich getestet werden können. Je nach Software haben Nutzer die Möglichkeit verschiedene Auswertungen und Berichte anzufertigen. Zudem können die Daten problemlos in andere Programme wie Excel exportiert werden. Weiterhin ist auch die Verwendung von mehreren Kassenbüchern über denselben Rechner möglich.

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